Em 2025, as regras aplicáveis às ajudas de custo mantêm-se como uma das áreas que mais dúvidas levantam entre trabalhadores, gestores e empresários. Receber ajudas de custo pode representar uma compensação fiscalmente vantajosa, mas quando mal aplicadas, podem resultar em penalizações e tributação autónoma.
Ajudas de Custo em 2025
- O que são ajudas de custo? São valores pagos pelo empregador para compensar despesas resultantes de deslocações em serviço (alimentação, estadias, quilometragem).
- Estão sujeitas a IRS? Não, desde que respeitem os limites legais e estejam devidamente documentadas.
- Quais os limites de isenção em 2025? Mantêm-se os valores anteriores, dependendo da categoria do trabalhador e se a deslocação é em território nacional ou no estrangeiro.
- As empresas pagam tributação autónoma sobre ajudas de custo? Sim, quando não estão devidamente justificadas, aplica-se uma taxa de 5% ou 10% (em caso de prejuízo fiscal).
Na CRN Contabilidade, acompanhamos centenas de empresas todos os anos e uma das primeiras perguntas que nos fazem é: “Posso pagar ajudas de custo sem IRS nem Segurança Social?” Veja exatamente como funciona este regime, quais os limites isentos em 2025, e qual o impacto no IRS de quem recebe ou atribui este tipo de compensação.
O Que São Ajudas de Custo e Qual o Seu Enquadramento Legal?
As ajudas de custo são uma compensação atribuída ao trabalhador quando este realiza deslocações em serviço, fora do local habitual de trabalho.
Têm como objetivo reembolsar despesas com alimentação, transporte, alojamento ou quilometragem. Não se trata de salário, mas sim de um subsídio com regime fiscal próprio.
O enquadramento legal varia conforme a natureza do vínculo:
- Trabalhadores em funções públicas: Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas
- Trabalhadores do setor privado: Código do Trabalho + Código do IRS
- Trabalhadores independentes: regras próprias de dedução ou reembolso
Quais os Limites de Ajudas de Custo Isentas em 2025?
Os valores de isenção fiscal mantêm-se em 2025, de acordo com a tabela oficial publicada pelo Ministério das Finanças.
Tabela: Limites Isentos de IRS e TSU – Ajudas de Custo
| Tipo de Despesa | Dentro e Fora do País / Notas |
|---|---|
| Quadros superiores (Inclui administradores e gerentes) |
Dentro do País: 69,19€/dia Fora do País: 100,24€/dia |
| Outros trabalhadores (Valor base para maioria dos casos) |
Dentro do País: 50,20€/dia Fora do País: 89,35€/dia |
| Quilometragem (viatura própria) (Máximo 1500 km/mês sugerido pela AT) |
Dentro/Fora do País: 0,36€/km |
| Alojamento (Fatura em nome da empresa obrigatória) |
Dentro/Fora do País: Total c/ fatura |
Nota: Valores baseados em 2024, sujeitos a confirmação na Portaria de 2025. Excedentes são tributados em IRS e TSU.
Requisitos para Isenção de IRS e Segurança Social
Para que as ajudas de custo estejam isentas, devem ser documentadas e justificadas. A Autoridade Tributária exige o seguinte:
- Mapa de deslocações internas ou externas
- Indicação do motivo da deslocação
- Indicação do local, hora de saída e regresso
- Comprovativo de quilometragem (quando aplicável)
- Ajudas processadas na folha de remunerações como valor separado do salário
Sem estes elementos, o valor é presumido como rendimento do trabalho e será tributado.
Impacto das Ajudas de Custo no IRS do Trabalhador
Se as ajudas estiverem dentro dos limites legais, não têm qualquer impacto no IRS do trabalhador. São rendimentos isentos de tributação.
Contudo, valores que ultrapassem os limites ou estejam mal justificados serão considerados rendimento acessório, sujeito a:
- IRS (retenção na fonte)
- Contribuições para Segurança Social
- Inclusão no rendimento coletável da declaração Modelo 3
Tributação Autónoma Aplicável às Empresas
A empresa pode ser penalizada com tributação autónoma se pagar ajudas de custo sem documentação adequada.
| Situação da Empresa | Taxas, Condições, Exemplos e Notas |
|---|---|
| Empresa com lucro tributável | Taxa: 5% Condição: Pagas sem provas Exemplo: Empresa paga 1.000€, paga 50€ Notas: Taxa autónoma independente do IRC |
| Empresa com prejuízo fiscal | Taxa: 10% Condição: Pagas sem provas, ano negativo Exemplo: 1.000€, paga 100€ Notas: Agravamento devido ao risco fiscal |
| Veículos de serviço | Lucro: 10% | Prejuízo: 15% Condição: Sem justificações suficientes Exemplo: 500€ pagos sem mapa: 50€/75€ Notas: Uso pessoal potencial elevado |
| Pagamentos fixos sem variação | Lucro: 5% | Prejuízo: 10% Condição: Valor fixo mensal sem justificativa Exemplo: 600€/mês sem provas: 30€/60€ Notas: Considerado “salário disfarçado” |
| Excedentes acima dos limites legais | Lucro: 5% | Prejuízo: 10% Condição: Pagamentos acima do limite isento Exemplo: 150€ excedentes, paga 7,50€/15€ Notas: Tributado também em IRS/TSU |
| Falta parcial de documentação | Lucro: 5% | Prejuízo: 10% Condição: Documentação insuficiente Exemplo: 1.000€ incompletos, paga 50€/100€ Notas: Exige documentação rigorosa |
| Microempresas (regime simplificado) | Taxa: Isenção parcial Condição: Até 25% rendimento bruto Exemplo: 500€ com provas simples: 0€ Notas: Requer comunicação prévia à AT |
| Coimas por reiterada falta de provas | Taxa: até 2x valor original Condição: Reincidência após notificação Exemplo: 1.000€/3 anos: 50€+coima até 100€/ano Notas: Possível auditoria fiscal |
Importante: Esta tributação é independente do IRC e aplicada mesmo que o pagamento tenha sido feito com boa fé.
Exemplos Reais: Quando as Ajudas de Custo Viram Problema
Caso 1: Ajudas pagas sem mapa de deslocação
Uma empresa do setor logístico atribuiu 600€ mensais de ajudas de custo a um motorista, sem qualquer registo das rotas. Resultado: autuação pela AT, e esses valores foram considerados salário disfarçado, sujeitos a IRS e TSU.
Caso 2: Viatura própria sem quilometragem comprovada
Um comercial usava o próprio carro mas a empresa pagava sempre o mesmo valor, sem registo de deslocações. Após fiscalização, foram exigidas coimas por despesas não documentadas.
Boas Práticas na Gestão de Ajudas de Custo
Para evitar riscos fiscais, siga estas boas práticas:
- Crie um modelo interno de mapa de deslocações
- Use cartões de combustível e mantenha registos de viagens
- Documente todas as dormidas com faturas em nome da empresa
- Diferencie claramente salário e ajudas no recibo de vencimento
- Use software de gestão de despesas com validação automática
Ajudas de Custo e Trabalhadores Independentes (Recibos Verdes)
Quem trabalha a recibos verdes não recebe ajudas de custo, mas pode:
- Deduzir quilómetros a 0,36€/km, desde que tenha registo da deslocação
- Deduzir alojamento e alimentação com fatura em nome próprio
- Declarar como despesas profissionais no Anexo B ou C do IRS
A CRN Contabilidade ajuda trabalhadores independentes a maximizar deduções legais sem riscos de autuação.
Ajudas de Custo são Obrigatórias?
Não. A sua atribuição depende de:
- Contrato de trabalho
- Regulamento interno da empresa
- Acordo coletivo (caso exista)
Se a empresa decidir pagar, deve respeitar os limites e a legislação fiscal aplicável.
Ajudas de Custo e Orçamento das Empresas
Ao planear o custo com pessoal, muitas empresas utilizam as ajudas de custo como forma de compensar trabalhadores sem onerar o salário base. É legal, desde que:
- Não ultrapasse os limites
- Seja devidamente justificado
- Não substitua o salário contratual
FAQ: Dúvidas Mais Comuns Sobre Ajudas de Custo
1. O que são ajudas de custo?
Compensações pagas pela empresa por despesas de deslocação em serviço, como alimentação, transporte ou alojamento.
2. Ajudas de custo pagam IRS?
Não, desde que respeitem os limites legais e estejam devidamente justificadas.
3. Qual o valor da ajuda de custo por quilómetro em 2025?
0,36€ por quilómetro para viatura própria.
4. Posso receber ajudas de custo sem sair da minha zona de trabalho?
Não. Só são isentas se a deslocação for real e documentada.
5. As ajudas de custo entram no salário?
Não. São valores pagos à parte, com regime fiscal distinto.
6. Como se comprovam as ajudas de custo?
Com mapas de deslocação assinados, faturas, registos de quilometragem, entre outros documentos.
7. A empresa é obrigada a pagar ajudas de custo?
Não. Só é obrigada se estiver previsto em contrato ou regulamento interno.
8. E se ultrapassar o limite de isenção?
O valor excedente é sujeito a IRS e Segurança Social.
9. Ajudas de custo sem documentação geram imposto?
Sim. Pagam tributação autónoma de 5% ou 10%, conforme o caso.
10. Ajudas de custo são declaradas no IRS do trabalhador?
Não, se forem isentas. Só os valores sujeitos a imposto aparecem na declaração.
11. Os recibos verdes podem receber ajudas de custo?
Não diretamente. Devem deduzir despesas como profissionais.
12. Ajudas de custo são dedutíveis para a empresa?
Sim, se forem devidamente documentadas.
13. Ajudas de custo contam para subsídio de férias ou Natal?
Não. Não são consideradas para esses efeitos.
14. Como calcular a ajuda de custo por deslocação?
Multiplica-se o número de dias pelo valor diário isento, mais quilometragem se aplicável.
15. O que acontece se houver fiscalização?
Se não houver provas da deslocação, os valores são considerados salário e sujeitos a IRS/TSU.
16. E se o trabalhador não apresentar comprovativos?
A empresa deve tributar o valor como rendimento de trabalho.
17. Pode haver acordo verbal para ajudas de custo fixas?
Não é recomendável. Sem documentação, há risco de autuação.
18. Ajudas de custo estão sujeitas a IVA?
Não. Não são operações sujeitas a IVA.
19. Qual o prazo para apresentar comprovativos?
Deve ser feito dentro do mês de processamento, preferencialmente.
20. Como posso formalizar o pagamento de ajudas de custo?
Através de folha de remunerações com rubrica própria e registos arquivados.
Conclusão
As ajudas de custo são uma ferramenta poderosa de compensação fiscalmente eficiente. Mas também são um dos pontos mais sensíveis numa inspeção da Autoridade Tributária.
Na CRN Contabilidade, tratamos de cada cliente de forma personalizada, adaptando soluções legais e eficazes para empresas e profissionais.
Evite erros que podem custar caro. Peça já o nosso apoio e proteja a sua empresa em 2025 com confiança e rigor.
