Mercadorias roubadas, destruídas ou deterioradas: como corrigir o inventário e o IVA?

Mercadorias roubadas, destruídas ou deterioradas devem ser corrigidas no inventário assim que a perda ou redução de valor seja conhecida e devidamente documentada. O tratamento não é igual em todos os casos: um bem roubado ou destruído sai fisicamente do inventário, enquanto uma mercadoria deteriorada que ainda possa ser vendida pode permanecer em stock por um valor inferior.

Em IVA, a questão central não é simplesmente saber se o imposto foi deduzido na compra. O artigo 86.º do CIVA presume que bens adquiridos ou produzidos que deixaram de estar nos locais da empresa foram transmitidos, salvo prova em contrário. Se a empresa conseguir demonstrar de forma consistente o roubo, destruição ou quebra, pode afastar essa presunção. Se não conseguir, a AT pode tratar a falta de stock como uma transmissão não declarada.

Na contabilidade, a NCRF 18 determina que todas as perdas de inventários sejam reconhecidas como gasto no período em que ocorrem. Se os bens continuam existentes mas estão danificados, obsoletos ou com preço de venda reduzido, devem ser comparados com o valor realizável líquido. O primeiro passo é, portanto, identificar corretamente o que aconteceu, quanto stock foi afetado, qual o valor recuperável e que prova existe.

Primeiro: corrigir quantidade ou apenas o valor?

A correção depende de o bem ainda existir e poder gerar uma venda. Se foi roubado, consumido por incêndio, destruído ou inutilizado definitivamente, a quantidade física já não pode continuar no stock. Deve ser removida do sistema de inventário e a respetiva quantia escriturada reconhecida como perda.

Se o bem continua no armazém mas perdeu valor, a lógica é diferente. A NCRF 18 determina que os inventários sejam mensurados pelo custo ou pelo valor realizável líquido, dos dois o mais baixo. Produtos danificados, obsoletos, com validade curta ou com preço de venda reduzido podem exigir um ajustamento sem que a quantidade desapareça do inventário.

Esta distinção deve ficar coerente com o stock contabilístico da empresa, porque diferenças físicas e diferenças de valorização afetam o resultado de formas distintas.

Como contabilizar mercadorias roubadas ou destruídas?

O Código de Contas do SNC prevê a conta 684 Perdas em inventários, com desdobramentos como 6841 Sinistros, 6842 Quebras e 6848 Outras perdas. A conta 38 é utilizada para reclassificação e regularização de inventários.

A conta concreta depende da causa. Um incêndio ou inundação é normalmente tratado como sinistro. Uma quebra anormal de mercadorias pode ser registada em quebras. Outras perdas que não encaixem nessas naturezas podem ser classificadas noutra subconta adequada. O objetivo é preservar a entidade económica da ocorrência em vez de esconder tudo numa regularização genérica.

Mercadoria roubada obriga a devolver o IVA deduzido?

Não se deve concluir automaticamente que há IVA a devolver. O problema português é sobretudo a presunção prevista no artigo 86.º do CIVA: se os bens adquiridos, importados ou produzidos já não estiverem nos locais da empresa, presumem se transmitidos salvo prova em contrário.

Isto significa que um desvio de stock sem explicação pode ser lido pela AT como venda não faturada. Quando a empresa demonstra de forma credível que houve furto, roubo, destruição ou outra quebra real, a presunção pode ser afastada e não existe uma venda a liquidar apenas porque os bens deixaram de existir.

A qualidade da prova é, portanto, decisiva. Esta análise deve ser feita em conjunto com as regras gerais de IVA dedutível e com o enquadramento dos artigos essenciais do Código do IVA.

Que documentos provam uma quebra de inventário?

A AT já analisou especificamente quebras identificadas e não identificadas no setor do retalho. Nessa informação vinculativa, aceitou como elementos relevantes sistemas de controlo interno, registos informáticos de quebras, contagens físicas e documentação que permita ligar a falta de stock ao acontecimento real.

A documentação deve ser conservada com os restantes elementos fiscais e contabilísticos. Um arquivo organizado torna muito mais fácil provar a sequência do acontecimento; veja também como estruturar um arquivo digital com valor probatório.

É sempre necessária participação à polícia?

Num roubo ou furto relevante e identificável, a participação às autoridades é uma prova muito forte e deve ser preservada. Porém, não existe uma regra simples segundo a qual qualquer diferença de uma unidade no stock exige automaticamente uma queixa policial.

Numa informação vinculativa sobre grandes superfícies de retalho, a AT admitiu que pequenos furtos não identificados e inerentes à atividade pudessem ser demonstrados através de sistemas de controlo e registos internos, sem exigir participação por cada ocorrência. Esse entendimento é casuístico. Não deve ser extrapolado para um assalto relevante, desaparecimentos anormais ou empresas sem mecanismos consistentes de controlo.

É obrigatório fazer um auto de destruição?

Um auto de destruição é uma das formas mais sólidas de provar que determinadas mercadorias deixaram efetivamente de poder ser vendidas. Deve identificar artigos, quantidades, valores, motivo, data, destino e responsáveis presentes no procedimento.

Mas também aqui não existe uma resposta universal. Na informação vinculativa sobre retalho, a AT considerou que um sistema organizado de documentação das quebras podia dispensar autos individuais de destruição e abate naquele contexto específico. Quanto mais extraordinária e material for a destruição, maior deve ser a robustez documental.

Mercadoria deteriorada tem de sair do inventário?

Não se ainda puder ser vendida. Um artigo com embalagem danificada, pequeno defeito ou menor procura pode continuar a ter valor económico. Nesse caso, a NCRF 18 manda comparar o custo com o valor realizável líquido.

Imagine mercadoria que custou 10.000 €, mas que, devido a deterioração, só pode ser vendida por 7.000 € e exige ainda 500 € de custos para ficar disponível para venda. O valor realizável líquido é 6.500 €. Se não existirem outros fatores, o inventário deve ser reduzido de 10.000 € para 6.500 €, reconhecendo um ajustamento de 3.500 €.

Se posteriormente o valor recuperável aumentar, a NCRF 18 admite a reversão do ajustamento até ao limite anteriormente reconhecido. Esta é uma diferença importante face à destruição total: na deterioração ainda existe ativo e pode existir recuperação futura.

E os produtos fora de validade ou sem possibilidade de venda?

Quando um produto já não pode legal ou comercialmente ser vendido e não possui valor de recuperação, a situação deixa de ser apenas uma redução de preço. O valor realizável líquido pode chegar a zero e a empresa deve reconhecer a perda correspondente.

Se a mercadoria for eliminada, o stock físico também deve ser regularizado. O processo deve ligar a lista dos produtos ao documento interno ou auto que sustenta a inutilização. O inventário comunicado no final do período deve refletir aquilo que realmente existia nessa data.

O seguro altera a contabilização ou o IVA?

A perda do inventário e a eventual indemnização são acontecimentos relacionados, mas contabilisticamente devem ser identificados separadamente. Primeiro reconhece se a perda do bem. Depois reconhece se o direito à indemnização quando estiverem reunidas as condições para o seu reconhecimento.

Uma indemnização que apenas compensa um dano, sem remunerar uma venda ou prestação de serviços, não constitui por si uma operação sujeita a IVA. No SNC existem contas próprias para perdas e ganhos associados a sinistros. Não deve manter mercadorias inexistentes no inventário apenas porque a seguradora vai reembolsar parte do prejuízo.

E se o fornecedor substituir ou creditar a mercadoria deteriorada?

Antes de reconhecer uma perda definitiva, confirme as condições comerciais com o fornecedor. Existem acordos em que produtos deteriorados, fora de validade ou com problemas de qualidade são substituídos, devolvidos ou objeto de crédito.

Se existir uma nota de crédito, o efeito no inventário e no IVA deve acompanhar o documento recebido e a realidade da operação. A correção não deve ser duplicada reconhecendo simultaneamente perda integral e redução do custo pelo fornecedor. O tratamento de notas de crédito e IVA deve ser articulado com o movimento do stock.

A perda é aceite como gasto em IRC?

Pode ser, mas a documentação volta a ser decisiva. O artigo 23.º do CIRC admite os gastos e perdas suportados para obter ou garantir rendimentos sujeitos a IRC e exige suporte documental. No caso concreto analisado pela AT para o retalho, perdas por pequenos furtos foram consideradas fiscalmente aceitáveis quando os sistemas de controlo e registos demonstravam a realidade das quebras.

Não confunda uma perda efetiva por roubo ou destruição com uma perda por imparidade. As imparidades de inventários seguem o artigo 28.º do CIRC e são dedutíveis, dentro dos limites legais, quando o valor realizável líquido é inferior ao custo. O desaparecimento físico do bem é outra realidade contabilística.

No fecho, a coerência entre inventário, gastos e apuramento fiscal deve ser revista juntamente com a Modelo 22 de IRC.

E se a diferença for descoberta depois de comunicar o inventário?

Se a empresa concluir que o inventário comunicado à AT contém quantidades incorretas, deve corrigir a comunicação. O Portal das Finanças permite nova submissão para o mesmo período e data de fim; o último ficheiro enviado substitui o anterior.

Isto é particularmente relevante quando uma contagem posterior demonstra que o stock existente em 31 de dezembro estava errado. A correção deve ser articulada com a comunicação de inventários, a contabilidade e, se necessário, as declarações fiscais já entregues.

O controlo que deve ser feito antes do fecho

As quebras devem ser revistas antes de fechar o exercício, porque um stock acima do real aumenta artificialmente o ativo e pode distorcer margem e resultado. Esta conferência deve integrar o fecho de contas da empresa e o dossier que suporta a IES e Declaração Anual.

Em resumo

Mercadoria roubada ou destruída deve sair do inventário e a perda deve ser reconhecida no período. Mercadoria deteriorada que ainda tenha valor de venda pode permanecer em stock, mas deve ser reduzida ao valor realizável líquido quando este for inferior ao custo.

Em IVA, uma diferença de stock sem prova pode ser presumida como transmissão pelo artigo 86.º do CIVA. Por isso, o controlo documental é tão importante como o lançamento contabilístico. A empresa deve conseguir ligar cada quebra material a artigos, quantidades, causa, destino e evidência adequada. Quando inventário físico, contabilidade, IVA e IRC contam a mesma história, o risco fiscal diminui de forma significativa.