Uma nota de crédito emitida depois do fecho do período não deve ser lançada automaticamente no período da fatura original nem tratada sempre como uma correção do período seguinte.
- Para efeitos de IVA, a regularização é efetuada segundo a data e as condições do documento retificativo, normalmente na declaração periódica em que a nota de crédito é emitida ou recebida.
- Já para efeitos contabilísticos, é necessário perceber se a nota confirma uma condição que já existia à data do fecho ou se resulta de um acontecimento novo ocorrido posteriormente.
Campo 40
Regularização a favor do sujeito passivo, depois de reunida a prova exigida.
Campo 41
Correção obrigatória do IVA anteriormente deduzido.
Analisar a causa
O período económico não é determinado apenas pela data da nota de crédito.
Ajustar ou reconhecer depois
A decisão depende de a condição existir ou não na data do balanço.
Não deve ser alterada a data da nota de crédito para a fazer coincidir com o período anterior. O documento deve refletir a data real de emissão, manter a numeração sequencial e indicar a fatura e os valores que está a corrigir.
A CRN Contabilidade é uma empresa de contabilidade. Este conteúdo tem caráter informativo. O tratamento depende do motivo da correção, do estado das contas, da data da emissão, da prova de conhecimento e do enquadramento de IVA de ambas as partes.
O que é uma nota de crédito?
A nota de crédito é um documento retificativo de uma fatura anterior. É utilizada quando o valor tributável ou o IVA devem ser reduzidos por causa de devoluções, descontos, abatimentos, anulação total ou parcial da operação, erro no preço ou outra alteração que diminua o montante faturado.
A emissão não apaga a fatura original. Os dois documentos permanecem no arquivo e devem permitir reconstruir a operação, o motivo da correção e o valor final acordado entre fornecedor e cliente.
O documento deve conter data, numeração sequencial, identificação das partes, referência à fatura original e indicação clara dos elementos alterados.
Quando o erro aumenta o valor ou o IVA, o documento adequado pode ser uma nota de débito. A escolha deve seguir o sentido da correção e não apenas a designação utilizada pelo programa de faturação.
A nota de crédito pertence ao período da fatura ou ao período da emissão?
Para efeitos documentais e de IVA, a nota de crédito pertence ao período em que é efetivamente emitida. A sua data não deve ser retrocedida para dezembro apenas porque corrige uma fatura desse mês.
Na contabilidade, a resposta depende da substância económica. A data do documento é relevante para o registo e para o IVA, mas não resolve sozinha a imputação do rendimento ou do gasto.
A nota fornece prova de uma obrigação, devolução ou desconto já existente na data do balanço. As contas podem ter de ser ajustadas.
A redução resulta de uma negociação, devolução ou facto novo ocorrido no período seguinte. O efeito é reconhecido no novo período.
Como regularizar o IVA do fornecedor?
Quando a operação é anulada ou reduzida por devolução, invalidade, resolução do contrato, abatimento ou desconto, o fornecedor pode deduzir o IVA correspondente até ao final do período de imposto seguinte àquele em que ocorreu a circunstância que justificou a redução.
A regularização é efetuada no campo 40 da declaração periódica e detalhada no respetivo anexo de regularizações. A nota de crédito deve estar emitida e registada, mas isso não basta para recuperar o imposto.
O fornecedor precisa de prova de conhecimento. A regularização a seu favor só pode ser efetuada quando tenha prova de que o cliente tomou conhecimento da retificação ou de que foi reembolsado do IVA.
A prova deve existir antes de o valor ser deduzido na declaração periódica. Sem essa evidência, a regularização é considerada indevida, mesmo que a nota de crédito tenha sido corretamente emitida.
Que documentos podem provar o conhecimento do cliente?
- Confirmação eletrónica de receção ou aceitação.
- Mensagem enviada pelo cliente a reconhecer a nota.
- Documento assinado ou carimbado pelo adquirente.
- Comprovativo de reembolso do valor corrigido.
- Compensação aceite em conta corrente.
- Outro registo fiável que demonstre que a retificação chegou ao destinatário.
O simples envio sem confirmação pode ser insuficiente quando não permite demonstrar que o adquirente recebeu ou conheceu a correção. O procedimento interno deve guardar a nota e a prova no mesmo dossier.
Como tratar o IVA do cliente?
O cliente sujeito passivo que já deduziu o IVA da fatura original tem de reduzir essa dedução quando recebe a nota de crédito.
A correção deve ser efetuada até ao final do período de imposto seguinte ao da receção do documento retificativo. O valor é declarado no campo 41 e identificado no anexo de regularizações a favor do Estado.
Se o IVA da fatura foi deduzido, a nota de crédito reduz o direito anteriormente exercido e deve ser refletida na declaração periódica.
Quando o cliente não deduziu IVA, por estar isento, por realizar operações sem direito à dedução ou porque a despesa era excluída, o tratamento deve ser revisto com base na dedução realmente efetuada. A nota continua a corrigir o custo ou o ativo, ainda que não exista IVA dedutível a devolver.
É necessário substituir a declaração periódica do período anterior?
Em regra, não. Uma nota de crédito emitida no período seguinte é registada e regularizada nesse novo período, dentro dos prazos do artigo 78.º do Código do IVA.
É incluída na declaração do período da regularização, depois de cumpridos os requisitos.
Pode ser necessária uma declaração de substituição do período em que a regularização deveria ter sido incluída.
A substituição pode ser necessária quando o problema não é a nota posterior, mas um valor incorretamente declarado no período inicial.
Não se deve substituir dezembro apenas para fazer o IVA coincidir com o período contabilístico da venda. A declaração periódica segue as regras próprias dos documentos e das regularizações.
Consulte também os prazos da declaração periódica de IVA.
Como contabilizar a nota de crédito no fornecedor?
No fornecedor, a nota reduz normalmente o rendimento reconhecido, a conta do cliente e o IVA liquidado. O momento contabilístico depende da causa da redução e do estado das demonstrações financeiras.
Se a nota confirma uma condição existente no fecho, deve ser avaliado um ajustamento ao rendimento, ao cliente e às estimativas do período anterior.
O valor é registado no período corrente, salvo se revelar um erro material de período anterior que exija tratamento retrospetivo.
Quando o desconto ou a devolução já eram previsíveis no fecho, a empresa pode ter reconhecido uma estimativa, um acréscimo ou uma redução do rédito. A emissão posterior da nota liquida essa estimativa e regista o IVA na data fiscal adequada.
Se não existia qualquer obrigação no fecho e a concessão foi decidida no período seguinte, não há motivo para reduzir retroativamente as vendas anteriores. O gasto ou redução de rendimento pertence ao novo período.
Como contabilizar a nota de crédito no cliente?
No cliente, a nota reduz normalmente o gasto, o custo do inventário, o valor do ativo ou a dívida ao fornecedor. Também reduz o IVA dedutível que tenha sido reconhecido na fatura original.
O débito contabilístico depende do destino da compra:
- Mercadoria ainda em stock: reduzir o custo do inventário.
- Mercadoria já vendida: reduzir o custo das mercadorias vendidas ou reconhecer o efeito adequado.
- Serviço consumido: reduzir o gasto da respetiva natureza.
- Ativo não corrente: reduzir o custo do ativo e rever depreciações futuras.
- Desconto financeiro ou comercial: classificar segundo a substância do acordo.
Uma nota de crédito não deve ser lançada sempre numa conta genérica de descontos. A conta escolhida deve preservar a natureza económica da compra original e permitir comparar margens, gastos e ativos corretamente.
A nota de crédito é um acontecimento após a data do balanço?
Pode ser. Quando é emitida entre a data do balanço e a data em que as demonstrações financeiras são autorizadas, deve ser analisada segundo as regras dos acontecimentos após a data do balanço.
Fornece prova adicional de uma condição que já existia na data do balanço.
Resulta de condições criadas depois da data do balanço. Pode exigir divulgação se for material.
A data da autorização das demonstrações financeiras é relevante. Depois dessa data, a empresa não reabre automaticamente as contas por causa de cada documento recebido ou emitido. Deve avaliar se existe um erro de período anterior ou um acontecimento do período corrente.
Exemplo: fatura de dezembro e nota de crédito em janeiro
Venda em 20 de dezembro: 10.000 € mais 2.300 € de IVA.
Emissão em 15 de janeiro: desconto de 1.000 € mais 230 € de IVA.
O fornecedor regulariza 230 € no período de janeiro, ou no trimestre correspondente, depois de obter prova do conhecimento do cliente. O cliente corrige a dedução no período da receção ou até ao seguinte.
Cenário 1: desconto já acordado em dezembro
Se o contrato previa o desconto e, em 31 de dezembro, já estavam cumpridas as condições para a sua concessão, a nota de janeiro confirma uma condição existente. Se as contas ainda não foram autorizadas, o rendimento de dezembro deve refletir o desconto ou a estimativa correspondente.
Cenário 2: desconto negociado apenas em janeiro
Se a redução foi uma nova concessão comercial decidida em janeiro, não existia obrigação em dezembro. A nota de crédito reduz o resultado de janeiro e o IVA é regularizado no mesmo novo período, depois de cumpridos os requisitos.
E se a nota corrigir uma fatura inexata?
Quando a fatura contém um erro de preço, quantidade, taxa ou imposto, é necessário distinguir se o erro originou IVA liquidado a menos ou IVA liquidado a mais.
A retificação é obrigatória e pode ser efetuada sem penalidade até ao fim do período seguinte àquele a que respeita a fatura.
A retificação é facultativa e deve respeitar o prazo legal aplicável, incluindo a prova de conhecimento quando resulte imposto a favor do fornecedor.
Uma nota de crédito que corrige IVA liquidado a mais deve identificar claramente a taxa, a base e o montante retificados. Não deve ser emitida apenas pelo valor total sem separar a contraprestação do imposto quando também se pretende corrigir o IVA.
Como comunicar a nota de crédito?
Os elementos dos documentos retificativos devem ser comunicados à Autoridade Tributária através da mesma via utilizada para comunicar as faturas emitidas.
- Ficheiro SAF T de faturação.
- Comunicação direta pelo programa certificado.
- Webservice.
- Inserção direta no Portal das Finanças, quando aplicável.
- Outra modalidade legalmente admitida para o emitente.
A nota deve manter a sua série e sequência próprias. O período já fechado não deve ser alterado no software para inserir o documento com uma data anterior à emissão real.
Veja também como corrigir uma fatura no artigo sobre campos obrigatórios e documentos retificativos.
Como afeta o fecho de contas, a Modelo 22 e a IES?
Quando a nota exige ajustamento ao período anterior, o resultado contabilístico, os clientes, os fornecedores, os inventários ou os ativos devem refletir esse efeito antes de as demonstrações financeiras serem autorizadas.
A Modelo 22 e a IES devem coincidir com as contas finais. Uma nota material identificada antes da aprovação pode alterar vendas, gastos, margens, resultado fiscal, imposto corrente e divulgações.
IVA e IRC podem seguir períodos diferentes. O ajustamento contabilístico pode pertencer ao ano anterior, enquanto a regularização do IVA ocorre no período em que a nota foi emitida e a prova foi obtida.
Se as contas e declarações já foram entregues, deve ser avaliada a materialidade da correção e a necessidade de substituir a Modelo 22, a IES ou outras declarações. Um documento posterior de pequeno valor não implica automaticamente substituir todas as obrigações anuais.
Consulte também o guia sobre fecho de contas e documentos pendentes.
Checklist antes de fechar o tratamento da nota de crédito
- Confirmar a fatura original e o motivo da correção.
- Verificar a data em que nasceu o desconto, devolução ou anulação.
- Emitir a nota com data real e numeração sequencial.
- Indicar a fatura, a base tributável, a taxa e o IVA corrigido.
- Comunicar o documento à Autoridade Tributária.
- Obter prova de conhecimento ou reembolso ao cliente.
- Determinar o campo 40 ou 41 e o período da declaração.
- Analisar se a causa existia na data do balanço.
- Rever estimativas e acréscimos reconhecidos no fecho.
- Confirmar o impacto em inventários, ativos e margens.
- Conciliar conta corrente de cliente ou fornecedor.
- Guardar a nota e a documentação de suporte no mesmo dossier.
Emitiu ou recebeu notas de crédito depois do fecho?
A CRN Contabilidade apoia empresas na análise do período contabilístico, regularização do IVA, conciliação de clientes e fornecedores e revisão do impacto na Modelo 22 e na IES.
