Na autofaturação, é o cliente que emite a fatura em nome e por conta do fornecedor. Em Portugal, este procedimento é permitido quando existe acordo prévio escrito, o fornecedor toma conhecimento de cada fatura e aceita o seu conteúdo, e o documento contém a menção obrigatória “autofaturação”.
O acordo não transfere para o cliente toda a responsabilidade fiscal do fornecedor. A operação continua a ser uma venda ou prestação de serviços do fornecedor, que deve refletir o rendimento e o IVA na sua contabilidade e nas declarações aplicáveis.
Em 2026, há ainda duas camadas operacionais que não devem ser ignoradas: o registo do acordo e das séries de autofaturação para obtenção do ATCUD e a comunicação das faturas à Autoridade Tributária até ao dia 5 do mês seguinte.
Autofaturação em 5 condições
O que é autofaturação?
A regra normal é simples: quem vende um bem ou presta um serviço emite a respetiva fatura. A autofaturação altera apenas quem processa o documento. O adquirente passa a elaborar a fatura em nome e por conta do fornecedor.
A fatura continua, contudo, a titular uma operação do fornecedor. Não é uma fatura de compra emitida livremente pelo cliente. Por isso, o Código do IVA exige condições específicas para que o procedimento seja válido.
Ideia essencial: o adquirente processa a fatura, mas o fornecedor continua a ser o transmitente dos bens ou prestador dos serviços.
Quais são os requisitos da autofaturação em Portugal?
O artigo 36.º do Código do IVA estabelece três requisitos centrais. Todos devem ser cumpridos na autofaturação baseada em acordo.
Fornecedor e adquirente têm de acordar, antes da utilização do procedimento, que será o cliente a elaborar as faturas em nome e por conta do fornecedor.
O adquirente deve conseguir provar que o fornecedor tomou conhecimento da emissão de cada fatura e aceitou o respetivo conteúdo.
A própria fatura tem de conter a expressão “autofaturação”.
Além destes três requisitos, a fatura deve cumprir as regras normais de faturação: data, numeração sequencial, identificação fiscal das partes, descrição do bem ou serviço, valor tributável, taxa e montante de IVA ou motivo justificativo da não liquidação.
Em que prazo deve ser emitida a autofatura?
A autofaturação não cria um calendário diferente para emitir faturas. Aplica se o prazo normal do artigo 36.º do CIVA: em regra, a fatura deve ser emitida até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido.
Nas prestações intracomunitárias de serviços abrangidas pela regra própria do Código do IVA, o prazo pode ir até ao 15.º dia do mês seguinte. Quando existe um pagamento antecipado ou o recebimento coincide com o momento em que o imposto é devido, a fatura deve ser emitida na data do recebimento.
O que deve constar do acordo prévio?
A lei exige que o acordo exista por escrito, mas não impõe um formulário único. Na prática, o documento deve ser suficientemente claro para demonstrar como funciona a relação de autofaturação e como é obtida a aceitação do fornecedor.
Também faz sentido definir regras para correções, documentos retificativos, arquivo e cessação do acordo. Estas cláusulas não substituem os requisitos legais, mas reduzem dúvidas quando surge uma diferença de quantidade, preço, IVA ou data.
Como provar que o fornecedor aceitou a autofatura?
O acordo inicial não basta. O adquirente deve conseguir demonstrar que o fornecedor tomou conhecimento da fatura concretamente emitida e aceitou o seu conteúdo.
O processo pode ser eletrónico desde que produza evidência fiável. Um workflow em plataforma, uma confirmação por área reservada ou outro mecanismo de aceitação documentado pode cumprir essa função. O acordo deve explicar o procedimento e a empresa deve conservar a respetiva prova.
Acordo não é aceitação da fatura
O acordo autoriza o modelo de autofaturação. A aceitação demonstra que o fornecedor conheceu e validou o conteúdo de cada documento emitido em seu nome.
Como comunicar o acordo e as séries à Autoridade Tributária?
A comunicação das séries de autofaturação com acordo tem uma ordem própria no Portal das Finanças.
Fornecedor regista a existência do acordo
Indica o NIF do adquirente e a data a partir da qual este fica autorizado a comunicar as séries.
Adquirente comunica a série
A comunicação só pode ser feita a partir da data autorizada pelo fornecedor.
AT atribui o código de validação
Esse código integra o ATCUD dos documentos emitidos na série.
Cada acordo exige uma série distinta. Se um adquirente tiver acordos de autofaturação com cinco fornecedores, deve distinguir as séries utilizadas em cada relação e obter códigos de validação próprios. As séries de autofaturação também devem ser separadas das séries da faturação normal do adquirente.
Quem comunica as autofaturas ao e Fatura?
Na autofaturação normal, a obrigação continua, por princípio, ligada ao fornecedor. Porém, o adquirente pode assumir a comunicação dos documentos se essa possibilidade estiver prevista no acordo prévio.
O adquirente comunica as autofaturas por webservice ou por ficheiro de comunicação de documentos.
O fornecedor comunica os documentos, utilizando os mecanismos disponibilizados pela AT.
O prazo geral é até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Se o adquirente comunicar por ficheiro, a AT exige um ficheiro por cada fornecedor em nome do qual foram emitidas autofaturas. O webservice evita essa fragmentação e é indicado pela própria AT como a via mais simples para operações recorrentes.
Mesmo quando todas as faturas são processadas e comunicadas pelo adquirente, a comunicação de inexistência de faturação, nos meses em que não foram emitidos documentos, continua a caber ao fornecedor quando essa obrigação lhe seja aplicável.
Calendário visual da autofaturação
Existem casos de autofaturação sem acordo prévio?
Sim, mas são exceções previstas na lei. O n.º 15 do artigo 29.º do CIVA estabelece situações em que a obrigação de emitir a fatura recai sobre o adquirente e não se aplicam os requisitos normais do acordo prévio e da prova de aceitação.
Entre os casos abrangidos estão determinadas aquisições de:
desperdícios, resíduos, sucatas e materiais recicláveis;
cortiça, madeira, pinhas e pinhões com casca;
excedentes de eletricidade em situações específicas previstas no CIVA.
Nestas situações, o enquadramento do fornecedor é determinante. Não deve generalizar esta exceção a qualquer compra. A comunicação das séries e dos documentos segue também regras próprias e fica, nos casos previstos no n.º 15, a cargo do adquirente.
Autofaturação não é autoliquidação de IVA
Os dois conceitos podem aparecer na mesma operação, mas não significam a mesma coisa. Autofaturação define quem emite a fatura. Autoliquidação define quem é responsável por liquidar o IVA.
Questão documental: o cliente processa a fatura em nome do fornecedor.
Questão de imposto: o adquirente é o devedor do IVA nas situações previstas na lei.
Quando existe inversão do sujeito passivo, a fatura deve conter a expressão legal correspondente a IVA autoliquidação, para além da menção “autofaturação” quando seja o adquirente a processar o documento.
Os erros que tornam a autofaturação difícil de defender
Acordo assinado depois das primeiras faturas: não cumpre a lógica de acordo prévio.
Fatura sem “autofaturação”: falta uma menção expressamente exigida pelo CIVA.
Ausência de prova de aceitação: o acordo inicial não demonstra que cada fatura foi conhecida pelo fornecedor.
Uma série para vários acordos: na autofaturação com acordo, as séries devem ser distinguidas por fornecedor.
Comunicação duplicada: fornecedor e adquirente não devem tratar a mesma obrigação sem coordenação.
Confundir autofaturação com autoliquidação: pode resultar em tratamento incorreto do IVA.
O controlo mensal que evita problemas
Um processo de autofaturação bem montado deve conseguir responder rapidamente a cinco perguntas: houve operação, foi emitida a fatura correta, o fornecedor aceitou, o documento foi comunicado e a contabilidade de ambas as partes reflete a mesma operação?
Quando os documentos são comunicados por ficheiro, a organização do ficheiro SAF T e da faturação deve acompanhar este controlo. Se a operação envolver inversão do sujeito passivo, confirme também o respetivo enquadramento de IVA.
Em resumo
Na autofaturação normal, o procedimento começa antes da primeira fatura: acordo escrito, definição do método de aceitação e registo necessário para criar as séries. Depois, cada documento deve identificar corretamente as partes, incluir “autofaturação”, seguir uma série própria e ficar suportado por prova de conhecimento e aceitação do fornecedor.
A comunicação ao e Fatura deve ser coordenada no próprio acordo. Se o adquirente assumir essa tarefa, deve fazê lo até ao dia 5 do mês seguinte. A exceção são os casos específicos do artigo 29.º, n.º 15, em que a lei impõe a emissão pelo adquirente sem exigir o acordo prévio normal.
A CRN Contabilidade pode estruturar o circuito de autofaturação antes da primeira emissão.
A análise pode abranger acordo, séries, ATCUD, comunicação das faturas, IVA e reconciliação contabilística entre fornecedor e adquirente.
