Se tem uma micro ou pequena empresa em Portugal, saber como fazer a contabilidade não é uma escolha — é uma necessidade legal, financeira e estratégica. A contabilidade garante o cumprimento das obrigações fiscais, evita coimas, permite um controlo real dos custos e contribui diretamente para a sustentabilidade do negócio.
Muitas empresas de pequena dimensão fecham não por falta de clientes, mas por má gestão financeira, erros fiscais ou ausência de planeamento. E é exatamente aqui que a contabilidade se revela como uma ferramenta essencial.
Na prática, fazer a contabilidade de uma microempresa envolve escolher o regime certo, manter registos organizados, emitir documentos conforme a lei, cumprir prazos fiscais rigorosos e, quando possível, contar com um contabilista certificado que assegure tudo isto sem margem para erros.
- O que é considerado uma micro ou pequena empresa em Portugal? Microempresa: até 10 trabalhadores e volume de negócios inferior a 2 milhões de euros/ano. Pequena empresa: até 50 trabalhadores e faturação até 10 milhões.
- Quem é obrigado a fazer contabilidade? Todas as empresas, mesmo as sem empregados, são obrigadas a manter contabilidade organizada ou simplificada, consoante o regime fiscal adotado.
- É possível fazer a contabilidade sem ter um contabilista? Sim, é possível, mas é altamente arriscado. Os erros são frequentes e as penalizações fiscais podem ultrapassar 3.000 € por incumprimento ou omissão.
- O que acontece se uma pequena empresa não entregar o IVA ou o SAF-T?Está sujeita a coimas que variam de 150 € a mais de 3.750 €, além de potenciais inspeções fiscais e bloqueio de apoios públicos.
- Quanto custa, em média, ter contabilidade para uma microempresa? Entre 50 € e 190 €/mês, dependendo da estrutura jurídica, volume de transações e complexidade da atividade.
- Quais documentos são obrigatórios na contabilidade? Faturas, recibos, extratos bancários, folhas de salários (se houver), contratos e comprovativos de pagamento.
- Porque a contabilidade é mais do que pagar impostos? Porque permite avaliar a saúde financeira, reduzir desperdícios, controlar margens, aceder a financiamento e tomar decisões baseadas em dados.
Quais são os regimes contabilísticos disponíveis?
- Regime simplificado: aplica coeficientes fixos e exige menos burocracia.
- Contabilidade organizada: mais rigorosa, permite deduções reais e é obrigatória acima dos 200.000 €/ano.
Quando devo optar por contabilidade organizada?
- Quando ultrapassa 200.000 € em faturação
- Quando precisa deduzir muitas despesas
- Quando planeia expandir ou procurar investidores
Quando devo optar pelo regime simplificado?
Quando tem um negócio de pequena dimensão, com:
-
Faturação anual inferior a 200.000 €
-
Poucas despesas dedutíveis
-
Estrutura operacional simples
-
Atividade concentrada em prestação de serviços ou vendas diretas
Quais são os principais erros de contabilidade em pequenas empresas?
- Misturar finanças pessoais e empresariais
- Não emitir faturas legalmente
- Não declarar rendimentos corretamente
- Ignorar obrigações trimestrais e anuais
Precisa de apoio? O que oferecemos na CRN Contabilidade
A continuação do texto é informativa e deixamos claro: se desejar apoio personalizado, analisamos gratuitamente a situação da sua empresa e propomos soluções de enquadramento, gestão e planeamento.
Oferecemos:
- Apoio completo na abertura e estruturação fiscal da empresa
- Processamento mensal com entregas dentro dos prazos legais
- Consultoria fiscal estratégica para tomada de decisões
- Representação junto da Autoridade Tributária
- Suporte próximo e sem linguagem técnica complicada
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O que os empresários raramente sabem sobre contabilidade — e que pode mudar a sobrevivência da empresa
Muitos empresários pensam que contabilidade é apenas entregar faturas e receber um relatório no fim do trimestre. Mas isso é apenas a superfície. A verdadeira contabilidade — aquela que protege a empresa a longo prazo — vai muito além da conformidade fiscal.
Contabilidade de conformidade vs. contabilidade de gestão
| Tipo de contabilidade | Objetivo principal | Utilização típica |
|---|---|---|
| Conformidade (obrigatória) | Cumprir exigências legais e fiscais | Entrega de IVA, IRS/IRC, IES, SAF-T |
| Gestão (estratégica) | Apoiar decisões, melhorar margens, reduzir riscos | Análise de custos, preços, lucros |
A maioria das microempresas foca-se apenas na conformidade. Mas as que usam a contabilidade como instrumento de gestão:
- Reduzem custos improdutivos
- Ajustam preços com base no ponto de equilíbrio
- Identificam desperdícios
- Têm mais liquidez em crises
Ferramentas que facilitam a contabilidade sem complicar
Hoje, mesmo as pequenas empresas podem automatizar grande parte dos seus processos. Eis algumas ferramentas acessíveis que recomendamos aos nossos clientes:
| Ferramenta | Finalidade | Vantagem para microempresas |
|---|---|---|
| Software de faturação certificado | Emissão de faturas e comunicação SAF-T | Conformidade com a AT |
| Excel ou Google Sheets | Planeamento mensal, previsão de fluxo de caixa | Simplicidade e controlo rápido |
| Conta bancária empresarial | Separação de finanças pessoais e do negócio | Reduz erros e facilita a reconciliação |
| Plataforma de upload de documentos | Envio de faturas ao contabilista | Garante organização e evita extravios |
Dica prática: manter uma rotina semanal de organização de documentos evita problemas de última hora com prazos fiscais.
Indicadores simples que toda pequena empresa deveria acompanhar
Se apenas tiver tempo para acompanhar três indicadores por mês, escolha estes:
- Margem de lucro líquida (%)
Quanto sobra depois de pagar todas as despesas? - Prazo médio de recebimento (em dias)
Os seus clientes demoram 15, 30 ou 60 dias a pagar? - Ponto de equilíbrio (€)
Qual o valor mínimo de faturação mensal necessário para cobrir todos os custos?
Estes três números são muitas vezes mais importantes do que o valor da fatura média.
Erros silenciosos que destroem microempresas em menos de dois anos
Estes erros raramente aparecem num balancete, mas são os responsáveis pelo encerramento de milhares de negócios todos os anos:
- Confundir fluxo de caixa com lucro
Ter dinheiro na conta hoje não significa lucro — pode ser apenas adiamento de dívidas. - Não provisionar impostos
Muitos empresários gastam o que recebem e depois não têm como pagar o IVA ou IRS/IRC trimestral. - Vender abaixo do custo real
Por não contabilizar todos os custos operacionais, muitos negócios têm preços que não cobrem as despesas totais. - Ignorar o ciclo de caixa
A empresa paga hoje aos fornecedores, mas só recebe dos clientes daqui a 30 dias. Sem controlo, isto gera buracos financeiros constantes.
Planeamento fiscal: o que é e por que pode poupar milhares de euros
Planeamento fiscal não é “contornar o sistema”, mas usar legalmente os benefícios e deduções permitidos pela lei. Por exemplo:
- Avaliar se compensa estar em regime simplificado ou contabilidade organizada
- Fazer investimentos no momento certo do ano para otimizar amortizações
- Aproveitar incentivos fiscais regionais, setoriais ou para primeiro emprego
- Incluir o cônjuge ou outros sócios como forma de dividir rendimentos
Muitos destes benefícios só são acessíveis a quem tem contabilidade organizada ou consultoria fiscal ativa.
FAQ — Contabilidade para micro e pequenas empresas
1. Microempresas precisam de contabilidade organizada?
Não necessariamente. Só se ultrapassarem 200.000 € de faturação anual ou optarem voluntariamente por esse regime.
2. Posso usar a minha conta pessoal para a empresa?
Não é recomendado. Misturar contas dificulta a gestão financeira e compromete a clareza da contabilidade.
3. É obrigatório emitir fatura para todos os serviços?
Sim. Toda transação comercial deve ser acompanhada por fatura, mesmo para clientes particulares.
4. Posso contratar familiares sem contrato?
Não. Mesmo familiares devem ter vínculo formal, com os devidos encargos declarados.
5. Qual o prazo para entrega do ficheiro SAF-T?
Deve ser entregue até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão de faturas.
6. Que despesas posso deduzir numa pequena empresa?
Despesas diretamente relacionadas com a atividade: rendas, energia, transportes, comunicações, equipamentos, entre outras.
7. Como sei se estou no regime certo?
O enquadramento depende da faturação e estrutura da empresa. Um contabilista pode simular o impacto de cada regime.
8. Posso fazer contabilidade em Excel?
Não. A lei exige o uso de software de faturação certificado para emissão de documentos fiscais.
9. Quanto tempo devo guardar documentos fiscais?
Pelo menos 10 anos, segundo a legislação fiscal em vigor.
10. A minha empresa não faturou este mês. Ainda tenho obrigações?
Sim. Mesmo sem faturação, obrigações como SAF-T, IVA e Segurança Social mantêm-se.
11. É possível suspender temporariamente a atividade da empresa?
Sim. Pode comunicar a suspensão à AT e à Segurança Social, mas nem sempre isso elimina todas as obrigações.
12. Como funcionam os pagamentos por conta?
São adiantamentos obrigatórios de imposto (IRC ou IRS) com base na faturação do ano anterior.
13. Posso deduzir combustível?
Sim, mas com restrições. No regime simplificado é limitado; na contabilidade organizada depende do tipo de viatura.
14. Como calcular o ponto de equilíbrio da empresa?
Divide os custos fixos pela margem de contribuição por unidade vendida. Um contabilista pode ajudar a estimar.
15. Tenho um sócio. A contabilidade é diferente?
Sim. Empresas com sócios exigem escrituração mais completa e obrigações adicionais.
16. Empresas inativas precisam entregar declarações?
Sim. A IES e o Modelo 22 continuam obrigatórios até ao encerramento formal da empresa.
17. Posso pagar salários em dinheiro?
Não. Os salários devem ser pagos por transferência bancária com comprovativo, para efeitos fiscais e de Segurança Social.
18. Preciso comunicar as faturas à AT todos os meses?
Sim, até ao dia 5 de cada mês, através do ficheiro SAF-T ou webservice do software.
19. Como sei se a minha empresa tem lucro?
Através da Demonstração de Resultados, onde se comparam receitas e despesas no final de cada período contabilístico.
20. Um contabilista pode representar-me perante o Fisco?
Sim. Um contabilista certificado pode assumir a representação fiscal da empresa.
21. Posso pagar menos impostos com melhor contabilidade?
Sim. Uma contabilidade bem feita identifica deduções legais e evita erros que resultam em coimas.
22. O que é o Modelo 22?
É a declaração anual do IRC (ou IRS, em nome individual) onde se apuram os impostos devidos.
23. Como obter financiamento com base na contabilidade?
Bancos e investidores analisam balancetes, demonstrações financeiras e histórico fiscal. Tudo começa com contabilidade bem estruturada.
24. Posso declarar prejuízo no final do ano?
Sim, e pode até compensar esse prejuízo em anos seguintes, reduzindo o imposto futuro.
25. O que é a IES?
É a Informação Empresarial Simplificada, entregue anualmente, que agrega dados fiscais, contabilísticos e estatísticos da empresa.
26. Que apoio a CRN Contabilidade oferece?
Gestão fiscal completa, entrega de declarações, apoio à decisão, regularização de pendências e representação legal.
27. O que fazer se receber uma notificação da AT?
Não ignore. Consulte um contabilista para analisar o conteúdo e responder dentro do prazo legal.
28. Empresas sem empregados têm menos obrigações?
Têm menos encargos trabalhistas, mas as obrigações fiscais e contabilísticas mantêm-se praticamente iguais.
29. É possível mudar de regime a meio do ano?
Não. As mudanças de regime devem ser comunicadas e só produzem efeitos no início do ano seguinte.
30. O que acontece se não contratar um contabilista?
Assume integralmente as obrigações legais, riscos de erro, coimas e terá maior dificuldade em gerir ou escalar o negócio.
