A nota de encomenda, a fatura e o recibo têm funções distintas no ciclo comercial e não se substituem entre si. A nota de encomenda formaliza um pedido antes da operação acontecer.
A fatura é o documento fiscal central, obrigatório quando ocorre uma transmissão de bens, uma prestação de serviços ou um recebimento antecipado sujeito a faturação. O recibo comprova que a fatura foi paga, total ou parcialmente. Confundir estes documentos ou usá-los fora do momento adequado pode gerar riscos fiscais, divergências na comunicação à Autoridade Tributária e problemas contabilísticos.
O regime de faturação em Portugal é regulado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e os elementos obrigatórios da fatura estão definidos no artigo 36.º do Código do IVA. Conhecer estes documentos é essencial para qualquer empresa ou trabalhador independente que opere no mercado nacional.
O que é uma nota de encomenda?
A nota de encomenda é um documento comercial que formaliza um pedido de bens ou serviços antes da operação ser concluída. Pode ser emitida pelo comprador, pelo fornecedor ou integrada num sistema interno de aprovação de compras. O seu objetivo é registar a intenção de compra e fixar as condições acordadas antes de qualquer entrega ou prestação: identificação das partes, produto ou serviço solicitado, quantidade, preço acordado, prazo de entrega, condições de pagamento, local de entrega e observações comerciais relevantes.
A nota de encomenda é especialmente útil quando existe produção por pedido, fornecimento faseado, serviços personalizados, compra de materiais com aprovação hierárquica ou operações empresariais que exigem autorização prévia antes da execução.
Nota de encomenda tem valor fiscal e substitui a fatura?
A nota de encomenda, quando funciona apenas como pedido comercial ou documento interno de compra, não liquida IVA, não substitui a fatura e não comprova pagamento. Trata-se de um instrumento de organização comercial, não de um documento fiscalmente relevante.
Contudo, é necessário cuidado com a forma como o documento circula. Se a nota de encomenda for emitida pelo fornecedor, acompanhar os bens, permitir a conferência de mercadorias ou funcionar como suporte documental da operação, pode passar a ser tratada como documento fiscalmente relevante. Nesse caso, deve respeitar as regras aplicáveis a esse tipo de documento.
A empresa deve distinguir três situações: pedido interno ou comercial sem efeitos fiscais imediatos; documento de suporte à encomenda que antecede a fatura; documento fiscalmente relevante integrado no circuito de bens ou serviços. Quando a venda ou a prestação do serviço se concretiza, a fatura deve ser emitida nos termos legais. A nota de encomenda organiza a operação. A fatura documenta-a para efeitos fiscais e contabilísticos.
Fatura proforma e nota de encomenda são a mesma coisa?
A fatura proforma e a nota de encomenda são documentos diferentes, embora nenhum dos dois tenha valor fiscal definitivo.
A fatura proforma é normalmente emitida pelo vendedor para apresentar uma proposta, simulação ou informação comercial com formato semelhante a uma fatura, mas sem efeitos fiscais. A nota de encomenda é usada para formalizar o pedido do comprador ou a aceitação das condições acordadas. Nenhuma das duas substitui a fatura final nem dispensa a sua emissão quando a operação se concretiza.
O que é uma fatura?
A fatura é o documento fiscal que comprova a venda de bens, a prestação de serviços ou certas situações de recebimento antecipado. É o documento central do ciclo de faturação porque liga a operação ao IVA, à contabilidade, ao rendimento da empresa e ao direito de cobrança. Sem fatura, a operação fica mal documentada e expõe a empresa a riscos fiscais, contabilísticos e comerciais.
A fatura deve ser emitida sempre que exista uma operação sujeita às regras de faturação: vendas a empresas, a consumidores finais, a entidades públicas, a clientes nacionais e, quando aplicável, em operações internacionais.
Qual o prazo para emitir e comunicar a fatura em Portugal
A fatura deve ser emitida no momento da realização da operação ou, nos casos previstos na lei, até ao quinto dia útil seguinte. Nas prestações de serviços de carácter continuado, existem regras específicas que determinam os momentos de faturação ao longo do período de vigência do contrato.
A comunicação das faturas à Autoridade Tributária deve ser feita até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão, por transmissão eletrónica dos elementos dos documentos ou por outros meios admitidos, conforme o sistema utilizado. O incumprimento deste prazo pode gerar coimas e divergências nos registos fiscais da empresa.
Elementos obrigatórios de uma fatura em Portugal
Nos termos do artigo 36.º do Código do IVA, uma fatura deve conter os seguintes elementos para identificar a operação e cumprir as obrigações fiscais:
- Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do emitente
- Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do adquirente, quando exigido ou solicitado
- Número sequencial da fatura e série do documento
- Data de emissão e data da operação, quando diferente
- Descrição dos bens ou serviços, com indicação de quantidades e preço unitário
- Descontos e outros abatimentos
- Taxa de IVA aplicável, valor do IVA e, quando exista isenção, o respetivo motivo
- Valor total da fatura
- ATCUD (obrigatório desde 1 de janeiro de 2023 para documentos emitidos por software certificado)
- Código QR, nos documentos que reúnam os requisitos de aplicação
O ATCUD identifica de forma única cada documento fiscalmente relevante através de uma combinação entre o código de validação da série e o número do documento. Não é opcional nem aplicável apenas em determinadas situações: é obrigatório para todos os documentos emitidos por software certificado pela Autoridade Tributária desde o início de 2023.
Fatura simplificada: quando pode ser usada e quais os limites
A fatura simplificada é uma modalidade com requisitos formais reduzidos, permitida em situações específicas e dentro de determinados limiares de valor.
Pode ser usada em transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a consumidores finais até ao limite de 1.000 euros, e noutras transmissões de bens ou prestações de serviços de valor até 100 euros quando o adquirente não seja sujeito passivo de IVA.
Quando o adquirente é sujeito passivo, a fatura simplificada deve conter o respetivo número de identificação fiscal. Por isso, não é correto afirmar que nunca pode ser emitida a empresas: o uso depende do tipo de operação, do valor e do cumprimento dos elementos obrigatórios. Fora destes limites ou condições, deve ser emitida fatura completa.
Fatura recibo: o que é e quando usar
A fatura recibo concentra dois efeitos no mesmo documento: regista a operação como fatura e comprova o pagamento como recibo. Deve ser usada quando a venda ou prestação de serviço e o respetivo pagamento ocorrem no mesmo momento, evitando a emissão de dois documentos separados.
Esta figura é especialmente comum no contexto dos trabalhadores independentes, que emitem faturas recibo no Portal das Finanças quando prestam serviços e recebem o valor correspondente no mesmo ato.
Recibo verde e documentos do trabalhador independente
O trabalhador independente pode emitir fatura, recibo ou fatura recibo, conforme o momento da operação e do pagamento. A fatura é emitida quando o serviço é prestado, mas ainda não foi pago. O recibo é emitido quando o profissional recebe o valor de uma fatura já registada. A fatura recibo é usada quando o serviço e o pagamento são registados no mesmo documento.
Esta distinção é importante porque a expressão “recibo verde” é frequentemente usada de forma genérica, quando na realidade existem documentos com natureza e efeitos distintos dentro do mesmo sistema do Portal das Finanças.
O que é um recibo e para que serve?
O recibo é o documento que comprova o pagamento de uma fatura, total ou parcialmente. Serve para provar que o cliente liquidou a dívida, regularizar a conta corrente, apoiar a conciliação bancária e separar formalmente o momento da faturação do momento do recebimento.
O recibo não cria nem substitui a fatura. Se a venda ou o serviço exigiam faturação, a empresa não pode ter apenas um recibo como suporte da operação. A fatura documenta a operação; o recibo documenta o pagamento. Quando ambos ocorrem em simultâneo, a fatura recibo resolve a questão num único documento.
Como anular uma fatura em Portugal?
Uma fatura emitida não pode ser simplesmente eliminada do sistema. A anulação ou correção deve ser feita através de documentos próprios, respeitando a sequência documental e a comunicação à Autoridade Tributária.
Para reduzir ou anular o valor de uma fatura já emitida, usa-se a nota de crédito, que pode resultar de devolução de mercadoria, desconto posterior, erro de faturação ou cancelamento parcial da operação. Para acrescentar valor a uma operação já faturada, usa-se a nota de débito, nos casos de encargos adicionais, correção de preço ou valores não incluídos na fatura inicial.
Estes documentos não substituem a fatura original: servem para a corrigir ou complementar, mantendo a integridade da sequência documental e dos registos de IVA.
Faturação eletrónica para entidades públicas em 2026
As empresas que vendem bens ou prestam serviços a entidades públicas em Portugal estão sujeitas a regras específicas de faturação eletrónica estruturada, que vão além do simples envio de PDF.
- O formato exigido nas operações abrangidas é o CIUS-PT, baseado na norma europeia EN 16931, e a receção das faturas processa-se através da plataforma eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública). O PDF continua a ter enquadramento fiscal para efeitos gerais, mas não cumpre os requisitos de faturação eletrónica estruturada exigidos nos contratos públicos abrangidos pelas obrigações em vigor.
- Antes de emitir qualquer documento para uma entidade pública, a empresa deve confirmar o tipo de contrato, o limiar de valor aplicável, o formato aceite pela entidade destinatária e se o software de faturação utilizado suporta a emissão em formato estruturado. Erros nesta validação podem causar atrasos no pagamento ou rejeição da fatura.
Exemplo prático: nota de encomenda, fatura e recibo no mesmo negócio
Uma empresa de mobiliário de escritório recebe um pedido de uma sociedade comercial para o fornecimento de 20 secretárias. O cliente emite uma nota de encomenda com as especificações, quantidades, preço unitário e prazo de entrega. A fábrica aceita as condições e inicia a produção. Neste momento, não há qualquer obrigação fiscal: a nota de encomenda é apenas um instrumento comercial.
Quando as secretárias são entregues, o fornecedor emite a fatura com todos os elementos obrigatórios, incluindo ATCUD, código QR e IVA à taxa aplicável. A fatura é comunicada à AT até ao dia 5 do mês seguinte. O cliente tem agora uma dívida registada.
Trinta dias depois, o cliente liquida o valor. O fornecedor emite o recibo correspondente à fatura, provando a quitação. O ciclo está completo: nota de encomenda antes, fatura no momento da operação, recibo no momento do pagamento.
Comunicação à Autoridade Tributária: o que verificar
A empresa deve garantir que existe coerência permanente entre faturas emitidas, séries comunicadas, ATCUD, software de faturação certificado, valores declarados em IVA, registos contabilísticos e documentos anulados ou retificados.
Qualquer divergência nesta cadeia pode gerar notificações da AT, necessidade de correção retroativa e, em casos mais graves, procedimentos de inspeção. A comunicação das faturas até ao dia 5 do mês seguinte é a primeira linha de defesa contra este tipo de risco.
Quando usar cada documento?
Use nota de encomenda quando ainda está a formalizar o pedido, confirmar condições comerciais ou autorizar o início da produção ou prestação, sem que a operação fiscal tenha ocorrido.
Use fatura quando a venda, o serviço ou o adiantamento devem ser documentados fiscalmente, independentemente de o pagamento já ter ocorrido.
Use recibo quando o cliente paga uma fatura já emitida e é necessário documentar a quitação.
Use fatura recibo quando a operação e o pagamento ocorrem no mesmo momento.
Use fatura proforma quando precisa de apresentar uma proposta ou simulação sem efeitos fiscais.
Use nota de crédito quando precisa de reduzir ou anular uma fatura emitida.
Use nota de débito quando precisa de acrescentar valor a uma fatura anterior.
Considerações finais
A nota de encomenda, a fatura e o recibo têm momentos e funções distintas no ciclo comercial português. Usá-los no momento errado ou confundi-los entre si não é apenas uma questão organizacional: pode gerar erros de IVA, falhas na comunicação à AT, problemas de dedutibilidade e exposição a coimas. O domínio correto destes documentos é uma base mínima de saúde fiscal para qualquer empresa.
A CRN Contabilidade pode apoiar a sua empresa na escolha correta dos documentos, na validação e certificação do software de faturação, no cumprimento dos prazos de comunicação à Autoridade Tributária, na emissão de notas de crédito e débito e na organização do ciclo completo de faturação, recebimentos e registos contabilísticos.
