Fatura correta em 2026: campos obrigatórios, menções de isenção e erros que dão divergências

Emitir uma fatura correta em Portugal em 2026 exige muito mais do que preencher dados básicos. A legislação fiscal está cada vez mais precisa e o cruzamento de dados é feito em tempo real pelos sistemas da Autoridade Tributária. Se não incluirmos todos os campos obrigatórios ou se deixarmos de mencionar corretamente os regimes de isenção aplicáveis, corremos o risco de enfrentar divergências no SAF-T, notificações da AT e até coimas.

Na CRN Contabilidade, acompanhamos diariamente clientes que acreditavam estar a emitir faturas válidas, mas que, ao serem analisadas ou fiscalizadas, revelaram omissões como ausência de ATCUD, código QR mal posicionado, ou falta da menção obrigatória de isenção de IVA.

Em 2026, os requisitos técnicos mantêm-se apertados. O documento deve conter todos os elementos exigidos pela legislação, conforme o Código do IVA e os normativos do SAF-T. Além disso, há situações específicas para trabalhadores independentes, faturas manuais, exportações e operações isentas.

Se pretendemos evitar divergências fiscais, é essencial compreender o que deve constar obrigatoriamente numa fatura, como aplicar corretamente as menções de isenção e quais os erros que, por mais pequenos que pareçam, provocam rejeições, inconsistências ou penalizações.

O que deve conter uma fatura correta?

Uma fatura válida em Portugal, emitida em software certificado e conforme as normas legais, deve conter obrigatoriamente os seguintes campos:

Campos obrigatórios

• Nome completo ou firma do emitente
• Número de Identificação Fiscal (NIF) do emitente
• Nome completo do cliente
• NIF do cliente (obrigatório a partir de 100 euros para efeitos de dedução de despesas)
• Morada do emitente e do cliente
• Data de emissão
• Número sequencial da fatura
• Quantidade e designação dos bens ou serviços prestados
• Valor unitário e valor total
• Taxa de IVA aplicada e respetivo valor
• ATCUD (código único do documento)
• Código QR
• Modo de pagamento (opcional, mas recomendado)
• Local de entrega ou prestação (em alguns setores)

Menções obrigatórias adicionais

• Menção de isenção de IVA, quando aplicável (ex: Artigo 53.º do CIVA)
• Indicação de regime de IVA de caixa, se for o caso
• Fatura simplificada, quando aplicável
• Autofaturação, se emitida pelo cliente
• Inversão do sujeito passivo, em operações a que se aplique

Exemplos de menções de isenção mais comuns

Estas menções devem ser inseridas no corpo da fatura ou numa secção específica de observações. A sua omissão pode gerar discrepância entre o valor faturado e o valor reportado no ficheiro SAF-T.

Tabela resumo: requisitos para fatura correta em 2026

Na CRN Contabilidade, ajudamos os nossos clientes a garantir que cada fatura está conforme a legislação atual, evitando coimas, correções de SAF-T e inconsistências nas declarações periódicas. Se tem dúvidas sobre a validade das suas faturas ou quer validar as séries, menções e estrutura dos seus documentos, fale com a nossa equipa técnica através do WhatsApp flutuante no nosso site.

Diferença entre fatura, fatura simplificada e fatura-recibo

Um dos pontos que ainda gera confusão entre empresários e profissionais liberais é a utilização correta dos tipos de documento. Embora sejam todos válidos, cada um possui regras específicas de emissão, limites de valor e campos obrigatórios diferentes.

1. A fatura é o documento-padrão para todas as transações comerciais entre sujeitos passivos de IVA. Deve ser emitida sempre que o cliente exige fatura com número de contribuinte ou quando o valor da transação ultrapassa os limites legais.
2. A fatura simplificada é permitida apenas para vendas a consumidores finais, até 1000 euros no caso de bens e até 500 euros para prestações de serviços. Apesar de mais simples, também exige ATCUD e código QR.
3. Já a fatura-recibo é utilizada exclusivamente por trabalhadores independentes abrangidos pelo regime simplificado ou que prestam serviços ocasionais. Este tipo de documento é emitido através do Portal das Finanças ou em software certificado, e deve conter a menção ao regime de isenção ou ao artigo de incidência de IVA, conforme o enquadramento do prestador.

Como corrigir uma fatura com erro sem gerar divergências

Erros em faturas já emitidas devem ser corrigidos com atenção para evitar inconsistências nas contas e no ficheiro SAF-T. Se o erro for no valor ou no conteúdo fiscal (como taxa de IVA ou identificação do cliente), o procedimento correto é emitir uma nota de crédito com referência à fatura original, anulando ou ajustando os dados incorretos.

Caso o erro seja apenas num campo não fiscal, como uma gralha no nome do cliente, é possível retificar essa informação internamente sem necessidade de nota de crédito, desde que não haja impacto nos valores totais e que o cliente não tenha reclamado.

Corrigir diretamente a fatura original nunca é aceitável após a sua emissão. A sequência e integridade documental têm de ser preservadas para fins legais e de auditoria.

Tratamento das divergências no SAF-T

Sempre que a fatura não reflete corretamente os valores reportados à Autoridade Tributária, surgem divergências entre os documentos emitidos e os dados constantes no ficheiro SAF-T. Estas discrepâncias podem originar notificações da AT, bloqueios na submissão da IES ou inconsistências em inspeções fiscais.

As causas mais frequentes de divergência incluem:

• Omissão de faturas no ficheiro SAF-T
• Valores de IVA inconsistentes com os declarados nas declarações periódicas
• Erros na numeração sequencial
• Falta de menções obrigatórias, como isenção de IVA
• Diferença entre o valor faturado e o recebido, sem justificação

A solução passa por revisar todos os documentos emitidos no período em análise, reprocessar o ficheiro SAF-T com os dados corrigidos e garantir que todas as séries utilizadas foram corretamente comunicadas à AT. O ideal é fazer esta validação mensalmente, evitando acumulações até ao fecho do ano fiscal.

Emissão de faturas em moeda estrangeira

É permitido emitir faturas em moeda estrangeira, desde que sejam respeitadas algumas regras adicionais. O valor da operação deve ser convertido em euros à taxa de câmbio do Banco Central Europeu em vigor na data da emissão, e essa taxa deve ser mencionada na própria fatura.

Além disso, os campos relacionados com o IVA e o total tributável devem ser apresentados em euros. A não conversão correta pode resultar em erros no apuramento do imposto e divergências na contabilidade.

Para quem realiza exportações ou presta serviços a clientes fora da União Europeia, este cuidado é ainda mais importante, dado que há requisitos específicos quanto à isenção de IVA e necessidade de prova documental adicional.

Importância da comunicação das séries de faturação

Desde que o ATCUD se tornou obrigatório, a comunicação prévia das séries de faturação à Autoridade Tributária passou a ser uma etapa crítica na emissão de faturas válidas. Sem esta comunicação, o sistema não gera o código ATCUD, e a fatura emitida é considerada tecnicamente inválida.

Cada série deve ser comunicada individualmente, através do portal da AT, antes da emissão do primeiro documento dessa série. O código de validação atribuído pela AT deve ser inserido no software, garantindo que cada fatura emitida seja rastreável.

Empresas com múltiplas lojas ou departamentos devem criar séries distintas por localização, assegurando a não repetição de numeração e facilitando a gestão documental em caso de inspeção.

Faturas manuais em 2026: ainda são permitidas?

As faturas manuais continuam a ser permitidas em Portugal, mas com restrições. Só podem ser utilizadas em situações excecionais, como avaria do sistema informático ou ausência de ligação à internet em locais remotos. Devem conter todos os campos exigidos por lei e ser posteriormente integradas na contabilidade através do SAF-T.

A emissão recorrente de faturas manuais, mesmo quando existe software certificado disponível, pode ser entendida como tentativa de fuga à rastreabilidade fiscal. Por isso, a recomendação é utilizar sempre que possível um sistema digital certificado e atualizado, que garanta o cumprimento de todas as obrigações legais, incluindo ATCUD e código QR.

Coimas por irregularidades na emissão de faturas

A legislação fiscal portuguesa prevê sanções para erros ou omissões na emissão de documentos fiscais. As coimas são variáveis, dependendo da gravidade da infração e do volume de faturação da empresa.

Estas coimas podem ser agravadas em caso de reincidência ou má-fé. Na nossa experiência, prevenir é sempre mais económico do que remediar.

Conclusão

Para assegurar que todas as faturas emitidas estão em conformidade com as regras legais em 2026, é recomendável adotar práticas consistentes de revisão e validação:

• Configurar o software com as séries previamente comunicadas à AT
• Verificar se o ATCUD e o código QR estão visíveis em cada documento
• Confirmar a correta aplicação de taxas e menções de isenção de IVA
• Testar a exportação do ficheiro SAF-T para garantir integridade
• Manter registos atualizados de clientes com NIF válido
• Atualizar regularmente o sistema e as regras fiscais aplicáveis
• Validar mensalmente os totais declarados no IVA com os valores das faturas emitidas

Se precisa de apoio para rever os seus modelos de faturação, corrigir erros no SAF-T ou garantir que todas as suas faturas cumprem os requisitos legais em 2026, fale com a nossa equipa. O WhatsApp flutuante da CRN Contabilidade está disponível no nosso site para contacto imediato e apoio personalizado.