Todos os sujeitos passivos com contabilidade organizada em Portugal devem comunicar os seus inventários até ao dia 31 de janeiro de 2026, através do portal e-fatura. Esta obrigação aplica-se tanto a empresas em regime de IRC como a empresários em nome individual que estejam no regime de contabilidade organizada.
A comunicação deve ser feita em formato eletrónico (ficheiro XML), contendo a lista das existências em stock à data de 31 de dezembro de 2025. A submissão deve incluir:
- A designação e a quantidade dos produtos
- O código único de documento por artigo
- A valorização do stock (caso a empresa o deseje indicar)
Esta obrigação legal está prevista no artigo 3.º-A do Decreto-Lei n.º 198/2012, alterado por sucessivos despachos, e é fiscalizada pela Autoridade Tributária. O não cumprimento do prazo ou a omissão de informação pode implicar coimas que variam entre os 200€ e os 10.000€.
Se ainda não tem a certeza de como preparar ou entregar corretamente o seu ficheiro de inventário, a equipa da CRN Contabilidade pode ajudá-lo a cumprir todas as exigências legais dentro do prazo. Envie-nos uma mensagem através do WhatsApp ou preencha o formulário no site e receba acompanhamento personalizado.
O que muda na comunicação de inventários?
Em 2025, as exigências fiscais para a comunicação de inventários mantêm-se rigorosas, mas com especial ênfase na qualidade da informação prestada. A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) tem vindo a reforçar a fiscalização sobre os dados declarados e a cruzá-los com outros sistemas, como a faturação electrónica e os e-faturas.
A nossa experiência na CRN Contabilidade demonstra que um simples erro na estrutura ou classificação pode gerar inconsistências com impacto directo em eventuais inspecções fiscais.
Quem está obrigado a comunicar inventários?
Estão obrigadas à comunicação de inventários todas as entidades com contabilidade organizada que:
- Pratiquem vendas de bens (independentemente do volume de negócios)
- Tenham existências registadas no balanço
- Estejam enquadradas no regime normal de IVA, ainda que trimestral
Isenções: Trabalhadores independentes (recibos verdes) e prestadores de serviços puros não precisam comunicar inventários.
Quais são os erros mais comuns na comunicação?
Na prática, acompanhámos vários casos em que empresas, mesmo com sistemas informáticos bem estruturados, cometem falhas como:
- Omissão de produtos inactivos ou com saldo zero
- Falta de referência a unidades de medida
- Códigos duplicados ou com erros de formatação
- Inventário apresentado com base no valor e não nas quantidades
Evitar estes erros é essencial para garantir a conformidade e reduzir o risco de auditorias. Na CRN, revemos minuciosamente os ficheiros SAF-T antes da submissão para assegurar que cumprem os critérios definidos pela Portaria n.º 126/2019 e posteriores alterações.
Tipos de inventário: físico, contabilístico e fiscal
Para efeitos da AT, o que interessa é o inventário físico valorizado com base no custo de aquisição ou produção. No entanto, existem diferenças relevantes entre os tipos de inventário usados internamente e aquele que é comunicado ao Fisco:
| Tipo de Inventário | Objectivo principal | Valorização exigida |
|---|---|---|
| Físico | Contagem real | Sim, custo unitário |
| Contabilístico | Gestão de stocks | Sim, custo médio ou FIFO |
| Fiscal (para AT) | Cumprimento legal | Obrigatória |
Como calcular o valor do inventário final?
O valor do inventário é a soma das unidades existentes multiplicadas pelo custo de aquisição (ou produção, quando aplicável). Veja um exemplo prático:
Produto A
- Unidades em stock: 200
- Custo unitário: 12,30€
- Valor total: 200 x 12,30€ = 2.460€
Este tipo de valorização tem impacto directo no apuramento do lucro tributável, principalmente se estiver no regime de contabilidade organizada.
O que acontece se não comunicar?
O incumprimento da obrigação de comunicação pode resultar em:
- Coimas entre 200€ e 10.000€
- Exclusão de benefícios fiscais
- Impedimento na obtenção de certidões de não dívida
- Agendamento de inspecções por parte da AT
Além disso, a falta de comunicação pode sinalizar risco de evasão fiscal, prejudicando a imagem da empresa junto das autoridades.
Comunicação sem movimentos: é necessário?
Sim. Mesmo que não existam existências no final do exercício, é obrigatório comunicar o ficheiro com essa indicação. O portal da AT exige que o campo “sem existências” seja assinalado no ficheiro SAF-T.
Cronograma das obrigações associadas
| Obrigação Fiscal | Prazo limite | Periodicidade |
|---|---|---|
| Comunicação de Inventários (SAF-T) | Até 31 de Janeiro | Anual |
| Declaração de IVA (se aplicável) | Até ao dia 20 | Mensal ou Trimestral |
| Relatório Único (componentes de RH) | Até 15 de Abril | Anual |
| IES/DA | Até 15 de Julho | Anual |
Onde a contabilidade pode evitar riscos e prejuízos?
Como contabilistas certificados, temos observado que o maior risco não está apenas no atraso ou falta de envio, mas na má estruturação dos dados que vão para a AT. Muitos empresários assumem que o seu software de facturação trata tudo automaticamente, mas isso nem sempre corresponde à realidade.
A nossa actuação envolve:
- Revisão técnica do ficheiro antes da submissão
- Validação da correspondência com os registos contabilísticos
- Alinhamento com as regras do Código do IRC/IRS e IVA
- Apoio na reconciliação de existências vs contabilidade
Este acompanhamento é essencial para evitar incongruências que podem motivar inspecções fiscais inesperadas.
Benefícios de uma contabilidade alinhada com as exigências da AT
Além do cumprimento legal, a boa comunicação de inventários permite:
- Melhor planeamento do apuramento de IRC
- Redução do risco de correcções fiscais
- Maior credibilidade junto de instituições bancárias e investidores
- Capacidade de negociação com fornecedores baseada em dados reais
FAQ: Perguntas Frequentes
Quem é obrigado a comunicar inventários?
Todas as empresas com contabilidade organizada e existências em stock no final do exercício estão obrigadas, mesmo que o stock seja mínimo.
Empresas no regime simplificado precisam comunicar?
Não. Apenas os contribuintes com contabilidade organizada estão obrigados à entrega do ficheiro SAF-T (PT) de inventário.
Qual é a data limite de comunicação do inventário?
O prazo termina no dia 31 de Janeiro de 2025, referente ao inventário de 31 de Dezembro de 2025.
É necessário comunicar inventário se não houver stock?
Sim. Deve ser submetido o ficheiro SAF-T com a indicação de inexistência de existências.
Como deve ser valorizado o inventário?
Com base no custo de aquisição ou produção, nunca pelo valor de venda ao público.
É possível usar o custo médio ponderado?
Sim, desde que a empresa o utilize como critério contabilístico oficial.
O ficheiro SAF-T do inventário é o mesmo da contabilidade?
Não. A comunicação de inventário requer um ficheiro SAF-T (PT) simplificado, apenas com dados das existências.
Posso comunicar inventário manualmente no portal?
Não. A submissão é feita exclusivamente através de ficheiro SAF-T, exportado do sistema de faturação.
Há penalizações por atraso na comunicação?
Sim. O atraso pode implicar coimas entre 200€ e 10.000€, consoante o volume de negócios e reincidência.
Empresas sem movimento precisam comunicar?
Sim. Mesmo que a empresa não tenha tido vendas, é obrigatória a comunicação se existir inventário.
O que acontece se comunicar inventário com erros?
Pode motivar notificações da AT, correcções obrigatórias ou abertura de processo de fiscalização.
Como corrigir um ficheiro SAF-T já submetido?
É necessário submeter novo ficheiro corrigido com a menção de substituição, dentro do prazo legal.
Os trabalhadores independentes têm essa obrigação?
Não, a menos que possuam contabilidade organizada e mantenham existências de bens.
Empresas no regime de isenção de IVA comunicam inventários?
Sim, desde que tenham contabilidade organizada e existências de bens.
O que deve conter o ficheiro de inventário?
Código do produto, descrição, unidade de medida, quantidade em stock e custo unitário.
Qual o formato do ficheiro exigido?
O ficheiro deve ser SAF-T (PT) com extensão .xml, gerado por software certificado.
Posso entregar fora do prazo com justificação?
Não. A AT não aceita justificações automáticas, e a empresa fica sujeita a coimas.
Há dispensa da entrega do inventário por volume de negócios?
Não. A obrigatoriedade depende da existência de stock e não do volume de negócios.
Como calcular o valor total do inventário?
Multiplicando a quantidade existente pelo custo unitário de cada item.
O inventário influencia o apuramento do IRC?
Sim. A valorização final afeta directamente o lucro tributável apurado.
Tenho que comunicar produtos obsoletos?
Sim. Todos os produtos em stock devem constar, mesmo que inativos ou sem procura.
É possível incluir produtos com stock zero?
Não é obrigatório, mas pode ser útil para gestão interna. A comunicação exige apenas produtos com quantidade positiva.
Devo actualizar o inventário antes da submissão?
Sim. É altamente recomendável realizar uma contagem física para garantir exatidão.
O que é um inventário valorizado?
É aquele que apresenta não apenas as quantidades, mas também o valor de custo associado a cada item.
Qual a periodicidade desta obrigação?
Anual. A comunicação deve ser feita até ao final de Janeiro de cada ano.
O contabilista pode ser responsabilizado por erros?
Sim, especialmente se for o responsável técnico pela contabilidade da empresa.
Empresas recém-constituídas precisam entregar inventário?
Sim, se encerrarem o exercício com bens em stock e tiverem contabilidade organizada.
Qual o papel do contabilista certificado nesta obrigação?
Validar os dados, garantir coerência com a contabilidade e apoiar na geração e submissão do ficheiro SAF-T.
Posso evitar a entrega se encerrar actividade antes do final do ano?
Sim, desde que a empresa não tenha existências em 31 de Dezembro e o encerramento esteja legalmente formalizado.
Como posso garantir que a submissão foi bem-sucedida?
Após envio, deve obter o comprovativo no portal da AT e confirmar a validação do ficheiro.
