Se tem uma empresa ou exerce atividade como trabalhador independente com contabilidade organizada, saber exatamente quais despesas permitem dedução de IVA pode representar uma economia fiscal real todos os meses.
O IVA dedutível refere-se ao imposto que pode ser abatido do valor a entregar ao Estado, desde que esteja relacionado com a atividade empresarial, documentado corretamente e dentro dos prazos legais.
Mas atenção: nem todas as faturas com IVA podem ser deduzidas. Há critérios específicos definidos pelo Código do IVA, e o desconhecimento dessas regras é uma das principais causas de erros na gestão fiscal.
Neste artigo explicamos com base na nossa experiência prática:
- Posso deduzir o IVA de uma refeição de trabalho? Sim, mas apenas se a refeição estiver diretamente ligada à atividade profissional, for devidamente documentada e realizada no contexto de reuniões ou deslocações de trabalho.
- O IVA das telecomunicações é sempre dedutível? Só se o contrato estiver em nome da empresa e o serviço for usado exclusivamente para fins profissionais. Em casos de uso misto, pode haver limitação ou recusa da dedução.
- E o IVA de combustíveis? É dedutível em 50% para gasóleo e GPL usados em viaturas ligeiras afetas à atividade. Para veículos de turismo, a regra é mais restritiva e depende da afetação exclusiva.
- Que documentos são exigidos para a dedução ser aceite? Fatura com NIF da empresa, descrição clara do serviço ou produto, ligação direta à atividade e lançamento contabilístico correto.
- Posso deduzir o IVA de compras feitas no estrangeiro? Sim, em alguns casos. Compras intracomunitárias com NIF validado podem gerar direito à autoliquidação e dedução correspondente. Importações fora da UE exigem procedimentos específicos.
Caso tenha dúvidas sobre as regras aplicáveis ao seu setor ou pretenda rever as faturas com um contabilista certificado, fale connosco agora mesmo pelo WhatsApp da CRN Contabilidade. Teremos todo o gosto em ajudá-lo a recuperar o que é seu por direito e a evitar riscos junto da Autoridade Tributária.
Tabela prática: despesas que permitem ou não dedução de IVA
Para facilitar a análise das despesas mais comuns nas empresas portuguesas, preparamos um quadro prático que usamos frequentemente nas consultorias da CRN Contabilidade:
| Tipo de despesa | IVA dedutível? | Observações relevantes |
|---|---|---|
| Aquisição de mercadorias para revenda | Sim | Dedução integral desde que afetas à atividade comercial |
| Serviços de contabilidade e consultoria | Sim | Necessário contrato e fatura com NIF correto |
| Almoços com clientes em restaurantes | Parcialmente | Apenas se relacionados com atividade profissional e documentados com agenda ou email |
| Combustível (gasóleo ou GPL) | 50% | Só em viaturas ligeiras afetas à atividade |
| Combustível (gasolina) | Não | A legislação atual não permite dedução |
| Equipamentos de escritório | Sim | Inclui computadores, impressoras, secretárias e cadeiras |
| Viaturas ligeiras de passageiros | Não | Exceto se exclusivamente afetas à atividade (ex: rent-a-car, formação) |
| Viaturas de mercadorias | Sim | Dedução total desde que uso exclusivo da empresa |
| Telecomunicações e internet | Sim | Contrato deve estar em nome da empresa e ser utilizado para atividade |
| Despesas com viagens e alojamento | Parcialmente | Devem ser justificadas por reuniões, feiras ou formações empresariais |
| Representação ou prendas de Natal | Não | Não são consideradas despesas afetas à atividade empresarial |
O que pode anular o direito à dedução do IVA?
Mesmo quando uma despesa é legítima, existem erros comuns que anulam por completo a possibilidade de recuperar o IVA:
- Faturas sem NIF da empresa
Muitos empresários pagam com o cartão da empresa mas recebem a fatura com NIF pessoal ou sem NIF. Neste caso, o IVA não é dedutível. - Ausência de prova de afetação à atividade
Se a Autoridade Tributária solicitar justificativos (emails, contratos, agendas) e estes não existirem, o IVA pode ser recusado em inspeção. - Utilização mista não documentada
No caso de serviços e bens partilhados entre uso pessoal e profissional, deve estar claro qual a percentagem de afetação. Caso contrário, a dedução será proporcional ou rejeitada. - Falta de registo contabilístico válido
Deduzir o IVA implica que a fatura esteja corretamente lançada na contabilidade e declarada no período certo. Se não for contabilizada, não há base legal para dedução. - Prazos ultrapassados
O direito à dedução caduca após 4 anos. Faturas mais antigas não podem mais ser aproveitadas.
Estratégias que usamos com os nossos clientes para maximizar a dedução
Com base na nossa experiência com empresas de vários setores, há boas práticas que fazem diferença nos resultados financeiros. Partilhamos aqui algumas que aplicamos diariamente com os nossos clientes da CRN Contabilidade:
- Criação de um email corporativo para todas as compras online
Isto evita erros com faturas em nome errado e centraliza os comprovativos. - Separação de cartões bancários por centro de custo
Ajuda a rastrear melhor as despesas da empresa, evitando mistura com despesas pessoais. - Assinatura de contratos de prestação de serviços com detalhes claros
Contratos ajudam a comprovar a ligação das despesas à atividade em caso de inspeção. - Análise mensal das faturas não dedutíveis
Com este controlo conseguimos sinalizar padrões e ajustar práticas internas da empresa. - Formação da equipa interna sobre faturas válidas
Colaboradores que compram materiais ou reservam serviços devem saber o que é dedutível e o que não é.
O que muda com a nova legislação sobre afetação parcial?
Nos últimos anos, a legislação tem evoluído para permitir deduções proporcionais em situações de uso misto. Um exemplo claro são os telemóveis, planos de internet e veículos utilizados para fins pessoais e profissionais. Nesses casos, é possível deduzir uma percentagem do IVA, desde que se consiga demonstrar, com coerência, qual a afetação à atividade.
O problema está na falta de documentação. Muitos contribuintes fazem a dedução completa, sem ter elementos objetivos para justificar o uso empresarial. Em inspeção, este tipo de erro pode gerar coimas e reposições de imposto com juros.
Por isso, é recomendável aplicar percentagens de dedução realistas e manter justificativos. A nossa equipa pode ajudar a definir critérios consistentes com base no seu setor de atividade.
Recuperar IVA em compras internacionais: é possível?
Sim. Se a sua empresa compra produtos ou serviços a fornecedores de outros países da União Europeia, é possível fazer autoliquidação do IVA e, em muitos casos, deduzir integralmente o valor correspondente.
No entanto, o processo exige cuidados:
- A empresa deve estar inscrita no VIES (Sistema de troca de informações sobre o IVA na UE)
- A fatura deve ter o NIF português da empresa e não conter IVA do país de origem
- O registo da operação deve ser feito corretamente na contabilidade com o código adequado
Nas importações de fora da União Europeia, a dedução só é possível com base nos documentos alfandegários e no pagamento do IVA na entrada. Estas situações exigem apoio técnico para evitar erros.
Quando vale a pena ter apoio contabilístico para gerir o IVA?
Quando a empresa ultrapassa os 10 a 15 documentos mensais, começa a ser arriscado fazer a gestão do IVA de forma informal. As regras mudam com frequência e nem sempre são claras.
Empresas em crescimento, com atividade digital, serviços prestados a clientes internacionais ou compras regulares em marketplaces precisam de uma gestão mais estruturada do IVA. O mesmo se aplica a quem faz investimentos frequentes em equipamento, viaturas, publicidade ou viagens profissionais.
Na CRN Contabilidade, tratamos não apenas do lançamento contabilístico correto, mas também da análise estratégica das deduções, ajudando a planear compras de forma fiscalmente eficiente.
Se precisar de apoio para recuperar valores relevantes de IVA ou rever as suas práticas, a nossa equipa está disponível para o ajudar via WhatsApp ou formulário online.
