Para preencher a declaração de IVA em 2025, é necessário seguir os seguintes passos:
- Aceder ao Portal das Finanças com NIF e senha de acesso.
- Escolher o modelo aplicável (modelo periódico mensal ou trimestral).
- Inserir os valores de IVA liquidado e dedutível com base na contabilidade do período.
- Validar os campos obrigatórios do quadro 06 (transmissões) e do quadro 20 (deduções).
- Submeter a declaração até ao prazo legal:
- Mensal: até ao dia 20 do segundo mês seguinte.
- Trimestral: até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao trimestre.
É essencial garantir que todos os documentos de faturação estejam organizados e que o regime de IVA esteja correto (normal, isenção artigo 53.º ou regime especial). O preenchimento pode ser feito diretamente ou com o apoio de um contabilista certificado.
Como podemos ajudar?
Na CRN Contabilidade, já apoiámos centenas de empresários e empresas no preenchimento correto das suas declarações fiscais, evitando erros comuns e atrasos. Caso queira garantir o envio correto da sua declaração de IVA .
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Preenchimento da Declaração de IVA passo a passo
Agora que já explicámos os passos iniciais para preencher a declaração de IVA, vamos aprofundar as questões práticas, técnicas e legais que todo empresário precisa dominar.
Abaixo, exploramos os regimes existentes, erros comuns, campos do modelo, deduções possíveis, tabelas práticas e dicas úteis que podem ajudar a evitar coimas e a pagar apenas o necessário.
Regimes de IVA em vigor
Antes de preencher qualquer campo, é essencial compreender em que regime de IVA a sua empresa ou atividade está inserida. Em 2025, os principais são:
| Regime | A quem se aplica | Periodicidade | Características principais |
|---|---|---|---|
| Regime Normal Mensal | Empresas com volume de negócios > 650 mil € | Mensal | Obrigatório para médias e grandes empresas |
| Regime Normal Trimestral | Volume de negócios até 650 mil € | Trimestral | Mais usado por pequenas empresas |
| Regime de Isenção (Art. 53.º do CIVA) | Prestadores de serviços com volume < 14.500 € | Nenhuma | Sem direito à dedução de IVA |
| Regime Especial de Agricultura | Agricultores e produtores agropecuários | Trimestral | Aplica-se a explorações agrícolas |
| Regime de IVA de Caixa | Empresas com faturação até 500 mil € | Trimestral | Só liquida IVA após recebimento da fatura |
Quais são os campos mais importantes da declaração de IVA?
Ao preencher a declaração periódica de IVA, vários campos são obrigatórios e devem ser preenchidos com base na contabilidade real do período. Os mais comuns incluem:
- Quadro 06: Valor total das transmissões de bens e prestações de serviços.
- Quadro 20: IVA dedutível nas aquisições e serviços.
- Quadro 40: IVA a pagar ou a recuperar.
- Quadro 41: Compensações, créditos anteriores e regularizações.
A ausência ou o preenchimento incorreto de qualquer destes campos pode gerar coimas automáticas ou alertas para inspeção.
Tabela de erros mais comuns ao preencher a declaração
| Erro frequente | Impacto fiscal | Como evitar |
|---|---|---|
| Lançar IVA dedutível de fatura sem NIF | Invalidação da dedução | Exigir sempre faturas completas |
| Declarar IVA de fatura cancelada | Aumento indevido do imposto | Verificar registos antes da submissão |
| Esquecer rendimentos isentos (ex: subsídios) | Erro na base tributável | Conferir extratos bancários e mapas de proveitos |
| Submeter fora do prazo | Coima mínima de 37,50 € | Usar alertas ou delegar a um contabilista |
O que posso deduzir legalmente como IVA?
Uma das vantagens do regime normal é poder deduzir o IVA suportado em bens e serviços que estejam diretamente ligados à sua atividade. Em 2025, continuam válidas as seguintes possibilidades:
Deduções autorizadas:
- Faturas de fornecedores com NIF
- Combustíveis (gasóleo e GPL) usados em viaturas de serviço
- Arrendamentos de escritórios ou armazéns
- Serviços de contabilidade, advocacia e informática
- Formação profissional
Deduções proibidas ou limitadas:
- Alimentação em restaurantes (salvo exceções)
- Viaturas ligeiras de passageiros (exceto frotas)
- Despesas com alojamento e viagens (exceto faturação cruzada)
Simulação prática de preenchimento
Suponhamos que uma empresa no regime trimestral faturou 30.000 € com 23% de IVA e teve 5.000 € em compras com direito a dedução.
Exemplo de preenchimento:
- Quadro 06:
- Campo 6.1.1: 30.000 € (Base tributável)
- Campo 6.1.2: 6.900 € (IVA liquidado)
- Quadro 20:
- Campo 20.1.1: 4.065 € (IVA dedutível das compras)
- Quadro 40:
- Campo 40.1: 6.900 €
- Campo 40.2: 4.065 €
- Resultado: 2.835 € a pagar
E se eu estiver isento pelo artigo 53.º?
O regime do Art. 53.º do CIVA aplica-se a quem tem rendimentos anuais inferiores a 14.500 € e presta serviços localizados em Portugal. Nesses casos:
- Não cobra IVA aos clientes
- Não entrega declaração periódica
- Emite faturas com a menção “Isento de IVA, art.º 53.º do CIVA”
- Não pode deduzir IVA de despesas
Este regime é vantajoso para freelancers e microempresários sem grandes investimentos.
Códigos mais utilizados no modelo de declaração de IVA
| Código | Descrição |
|---|---|
| M21 | IVA liquidado (taxa normal) |
| M22 | IVA liquidado (taxa reduzida) |
| M23 | IVA liquidado (taxa intermédia) |
| M35 | IVA dedutível em bens correntes |
| M37 | IVA dedutível em investimentos |
Como submeter a declaração sem erros?
Para evitar problemas com a Autoridade Tributária:
- Valide os lançamentos com um contabilista
- Use software certificado de faturação
- Revise todas as faturas emitidas e recebidas
- Guarde comprovativos por 10 anos
- Verifique o enquadramento fiscal ao início de cada ano
Penalizações por erros ou atrasos
| Situação | Penalização típica |
|---|---|
| Atraso até 30 dias | Coima mínima de 37,50 € |
| Declaração incompleta | 112,50 € a 3.750 € |
| Não entrega reiterada | Processo de contraordenação |
| Erros com prejuízo ao Estado | Juros de mora + sanções fiscais |
Vantagens de apoio contabilístico no IVA
Contar com um contabilista certificado pode reduzir drasticamente os riscos de:
- Submissões fora do prazo
- Cálculos incorretos de IVA dedutível
- Escolha errada de regime fiscal
- Submissão de declarações sem coerência com o E-Fatura
Na CRN Contabilidade, ajudamos os nossos clientes a manterem o controlo da sua situação fiscal com segurança, clareza e total conformidade com o Código do IVA em vigor.
Custos médios para delegar a declaração de IVA
| Tipo de serviço | Preço médio mensal (2025) |
|---|---|
| IVA regime trimestral | 70 € a 110 € |
| IVA regime mensal | 100 € a 180 € |
| Revisão anual + submissão retroativa | 250 € a 450 € |
Conclusão
Preencher corretamente a declaração de IVA em 2025 é mais do que uma obrigação: é uma estratégia fiscal essencial para manter a sua empresa em conformidade com a lei, evitar perdas financeiras e garantir a sustentabilidade do seu negócio.
Os detalhes técnicos, os prazos e os regimes exigem atenção redobrada, especialmente em casos de alterações no enquadramento ou crescimento da faturação.
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