Formação profissional: o que diz a lei e como cumprir?

Em Portugal, todas as empresas têm a obrigação legal de garantir formação profissional contínua aos seus trabalhadores. A Lei n.º 93/2019 e o Código do Trabalho estabelecem que cada colaborador tem direito a no mínimo 40 horas anuais de formação certificada, com custos assumidos pelo empregador. O não cumprimento desta obrigação pode gerar sanções, perda de benefícios fiscais e entraves em auditorias.

A formação profissional deve ser certificada e relevante para o posto de trabalho, podendo ser realizada internamente, por entidades externas acreditadas ou através de plataformas reconhecidas pela DGERT. Empresas que não assegurem essas horas anuais acumulam o saldo de formação até dois anos, sendo obrigadas a concedê-lo mais tarde ou compensar o trabalhador.

Cumprir esta exigência legal exige planeamento, registo documental e análise de impacto fiscal e contabilístico. Como contabilistas, já acompanhámos centenas de empresas que nos procuraram com dúvidas ou em risco de não conformidade. A boa notícia é que com um sistema de gestão correto, é possível cumprir a lei e ainda potenciar incentivos.

• Quem tem direito à formação profissional anual? Todos os trabalhadores por conta de outrem com contrato de trabalho em vigor, independentemente da função.
• Quantas horas de formação a empresa deve oferecer? O mínimo legal é de 40 horas por ano por trabalhador, podendo ser mais se previsto em contrato ou convenção coletiva.
• A formação deve ser paga pelo trabalhador? Não. O custo é da responsabilidade da entidade empregadora.
• O que acontece se a empresa não cumprir? Pode sofrer coimas, perder benefícios fiscais e enfrentar processos laborais em caso de denúncia.
• A CRN Contabilidade pode ajudar a cumprir esta obrigação? Sim. Acompanhamos o planeamento fiscal e contabilístico da formação e ajudamos a documentar corretamente todo o processo.

Se tem dúvidas sobre a obrigatoriedade da formação profissional ou se a sua empresa está em risco de incumprimento, entre em contacto com a CRN Contabilidade através do WhatsApp flutuante ou dos canais disponíveis neste site. Garantimos um acompanhamento completo para que a sua empresa esteja em conformidade com a lei e aproveite todos os benefícios fiscais disponíveis.

Enquadramento legal e evolução do regime da formação profissional contínua

A formação profissional contínua é uma obrigação prevista no artigo 131.º do Código do Trabalho, revista pela Lei n.º 93/2019. O objetivo é garantir que os trabalhadores atualizam e desenvolvem as suas competências, alinhando o capital humano com as exigências do mercado.

De acordo com a legislação em vigor, cada trabalhador tem direito a 40 horas de formação por ano, ou, se estiver contratado a termo com duração inferior a um ano, a um número de horas proporcional à duração do contrato. Se a empresa não assegurar essa formação, o saldo acumula até dois anos, sendo transferido como crédito para o trabalhador.

A lei também define que a formação deve ser adequada à função exercida, reconhecida como relevante para o desenvolvimento profissional e, sempre que possível, certificada por entidades formadoras autorizadas. A entidade patronal é responsável por garantir não só a realização da formação, como também o seu registo e prova documental em caso de fiscalização.

O que conta como formação profissional válida?

A lei portuguesa não se limita a um único tipo de formação. São aceites várias modalidades desde que cumpram os critérios de relevância e certificação. Abaixo, apresentamos uma síntese do que pode ser contabilizado como formação contínua obrigatória:

Modalidades aceites:

• Ações presenciais realizadas por centros de formação certificada
• Formações online com acreditação DGERT ou equivalência reconhecida
• Cursos internos ministrados por quadros qualificados da empresa
• Formação em contexto de trabalho documentada e acompanhada
• Workshops, seminários e conferências desde que registados e ligados à função

Modalidades não aceites:

• Formações informais sem registo ou avaliação
• Cursos não relacionados com as atividades profissionais do colaborador
• Ações não comprovadas por documento válido da entidade formadora

Empresas que recorrem a formações internas devem garantir que os conteúdos, a carga horária e o formador estão devidamente documentados e integrados em plano de formação aprovado.

Tabela: comparação entre modalidades de formação

Responsabilidades da entidade empregadora

As empresas são integralmente responsáveis pelo cumprimento da obrigação legal de formação contínua. Isso inclui o planeamento, a execução, a verificação da relevância e o registo formal das ações realizadas. Mais do que uma exigência legal, a formação representa também um investimento estratégico na valorização das equipas.

Entre as principais obrigações da entidade empregadora destacam-se:

• Elaborar um plano anual de formação alinhado com os objetivos da empresa
• Garantir que os conteúdos são relevantes para o desempenho profissional
• Controlar a carga horária e a assiduidade dos formandos
• Emitir certificados ou recolher declarações da entidade formadora
• Conservar os comprovativos por pelo menos cinco anos
• Integrar os registos nos relatórios anuais e mapas sociais

Empresas que não organizam esse processo de forma estruturada correm o risco de sanções em caso de inspeção pela ACT ou de reclamação por parte do trabalhador.

O que acontece se a empresa não cumprir?

O incumprimento da obrigação de formação pode ter várias consequências para a empresa. Em primeiro lugar, pode resultar em coimas aplicadas pela Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT). Estas coimas variam consoante a gravidade e reincidência, podendo ultrapassar os mil euros por trabalhador afetado.

Além disso, o trabalhador pode reclamar judicialmente o seu direito, obrigando a empresa a conceder as horas em atraso ou pagar compensação. O não cumprimento também pode ser considerado fator de avaliação negativa em processos de candidatura a apoios públicos, incentivos fiscais e certificações de qualidade.

Do ponto de vista fiscal, a empresa perde também a possibilidade de deduzir os custos com formação profissional como benefício fiscal adicional, previsto no Estatuto dos Benefícios Fiscais, que reconhece a formação como despesa elegível para majoração em sede de IRC.

Formação e incentivos fiscais: o que pode ser aproveitado

O investimento em formação pode representar não só o cumprimento de uma obrigação, mas também uma oportunidade fiscal. O artigo 43.º do Estatuto dos Benefícios Fiscais permite a majoração dos gastos com formação profissional em sede de IRC.

Empresas que investem em formação podem aumentar o valor fiscalmente dedutível, o que se traduz numa redução da matéria coletável e, consequentemente, do imposto a pagar. Para isso, é necessário que a formação seja devidamente comprovada e esteja relacionada com a atividade desenvolvida pela empresa.

Outro benefício importante é o acesso a programas de apoio à qualificação e digitalização, como o Portugal 2030, que financia até 85 por cento do custo de ações de formação. Estes apoios são atribuídos com base em candidaturas organizadas e exigem registos contabilísticos e fiscais rigorosos, que podem ser tratados com o apoio da nossa equipa.

Como organizar a formação sem prejudicar a produtividade?

Uma das principais preocupações das empresas, especialmente PME, é cumprir a carga horária obrigatória de formação sem afetar o ritmo de trabalho. Existem várias formas de organizar o processo de modo eficiente:

• Realizar ações curtas e modulares, distribuídas ao longo do ano
• Utilizar plataformas e-learning com horários flexíveis
• Integrar a formação no plano de avaliação de desempenho
• Associar parte da formação a reuniões ou eventos internos
• Criar turmas internas por função, reduzindo a rotatividade

O segredo está em tratar a formação como parte do planeamento estratégico da empresa, e não como uma obrigação isolada. Com organização e apoio técnico, é possível transformar a formação numa alavanca de produtividade.

Empresas que estão dispensadas ou em regime especial

Algumas entidades podem estar parcial ou temporariamente dispensadas do cumprimento das 40 horas obrigatórias. Os principais casos incluem:

• Microempresas com um ou dois trabalhadores, sem convenção coletiva
• Entidades sem fins lucrativos com ausência de recursos
• Empresas com trabalhadores em regime de curta duração
• Situações de lay-off ou reestruturação reconhecida legalmente
• Empregadores com colaboradores em baixa médica prolongada

Nesses casos, continua a ser essencial registar a justificação documental e, sempre que possível, oferecer formação proporcional ou adaptada. A CRN Contabilidade pode ajudar a analisar se o seu caso se enquadra nestas exceções e como documentar essa condição de forma legal.

Documentação obrigatória e registos que devem ser guardados

Um dos aspetos mais fiscalizados pelas autoridades é o registo da formação. A empresa deve manter um dossiê de formação com os seguintes elementos:

• Plano anual de formação aprovado pela gerência
• Registo de presenças com assinatura dos formandos
• Certificados ou declarações de frequência emitidos por entidades externas
• Conteúdos programáticos ou brochura do curso
• Declaração de encargos com formação (útil para efeitos fiscais)
• Registo acumulado de horas por trabalhador, atualizado anualmente

A ausência desta documentação pode inviabilizar o reconhecimento da formação em caso de auditoria ou impedir o aproveitamento fiscal dos custos associados.

Como a CRN Contabilidade pode ajudar a cumprir a lei e reduzir o risco?

Na CRN Contabilidade, oferecemos um serviço completo de apoio à formação profissional. Atuamos desde o planeamento até à execução, garantindo que todos os procedimentos estão em conformidade com a legislação e com os regulamentos fiscais. Os nossos serviços incluem:

• Análise da situação atual da empresa em relação à formação
• Elaboração do plano de formação anual ajustado à atividade
• Apoio na organização documental para fins fiscais e laborais
• Assessoria para aproveitamento de benefícios fiscais e subsídios

Empresas que trabalham connosco conseguem reduzem o risco de sanções e, ao mesmo tempo, tirar proveito dos incentivos à qualificação dos seus quadros.

Conclusão

A formação profissional contínua é mais do que uma obrigação legal. É uma ferramenta de valorização das equipas, de melhoria da competitividade empresarial e de acesso a benefícios fiscais e apoios estatais.

No entanto, para cumprir a lei sem comprometer a rotina da empresa, é necessário ter um plano de ação claro, conhecimento técnico e acompanhamento contabilístico rigoroso, e aborde questões legais com o seu advogado.

Se a sua empresa ainda não tem um plano de formação ou se não sabe como registar corretamente as horas dos trabalhadores, fale com a equipa da CRN Contabilidade através do botão de WhatsApp disponível neste site. Podemos estruturar consigo uma solução personalizada, segura e ajustada à realidade do seu negócio.