Se uma fatura não aparece no e-Fatura, está pendente ou ficou numa categoria errada, a solução depende do problema. Nem todas as situações se resolvem simplesmente escolhendo outra categoria ou voltando a inserir o documento.
Uma fatura pode não aparecer porque o emitente ainda não a comunicou. Pode ficar pendente porque a empresa tem vários códigos de atividade. E, se exerce atividade como trabalhador independente, o sistema pode estar à espera que indique se aquela compra é pessoal, profissional ou apenas parcialmente relacionada com a atividade.
Há ainda casos específicos: despesas de saúde com IVA a 23% podem exigir associação de receita médica; despesas de educação realizadas no estrangeiro podem ser registadas manualmente; e uma fatura inserida pelo próprio contribuinte pode depois aparecer duplicada quando o emitente também a comunica.
Este guia foi criado para resolver estes casos. Para saber apenas qual é o prazo anual, como validar normalmente e o que acontece se deixar faturas pendentes, consulte o guia da CRN sobre validação de faturas no e-Fatura.
e-Fatura · identifique primeiro o problema
A fatura não aparece no e-Fatura: o que fazer?
Não registe imediatamente outra fatura.
As empresas não têm de comunicar cada documento à Autoridade Tributária no mesmo instante em que o entregam ao cliente. Existe um prazo próprio de comunicação.
Por isso, uma fatura que recebeu hoje pode ainda não surgir de imediato na sua área pessoal.
A AT indica que os agentes económicos comunicam as faturas no mês seguinte ao da emissão e que, caso o documento continue ausente depois de terminado o período normal de disponibilização, o consumidor pode registá-lo na sua área do e-Fatura.
Que dados preciso para registar manualmente uma fatura?
Tenha o documento original consigo.
Normalmente serão necessários elementos como:
número da fatura
data
valor total
base tributável
IVA
Não estime os valores. A comunicação manual deve reproduzir o documento que efetivamente recebeu.
Registei a fatura e depois apareceu outra igual. Tenho um duplicado?
Esta situação pode acontecer quando o consumidor comunica manualmente uma fatura e, posteriormente, o emitente também a comunica.
O e-Fatura pode então apresentar informação proveniente de duas origens:
Se os dados são iguais aos constantes do documento, não deve criar outra operação.
Se a comunicação manual tem dados diferentes dos comunicados pelo emitente, deve rever o detalhe e remover a comunicação que introduziu incorretamente.
O que significa “Complementar Informação Faturas”?
Significa que o sistema ainda não tem informação suficiente para dar à fatura o tratamento correto.
Uma fatura pode ficar pendente, por exemplo, quando o emitente possui várias atividades económicas e o sistema não consegue decidir automaticamente a que setor corresponde a compra.
Neste caso, o consumidor deve escolher a natureza correta da despesa.
Muitas vezes significa apenas que a AT precisa que o contribuinte escolha entre duas ou mais classificações possíveis.
Porque algumas faturas entram automaticamente e outras ficam pendentes?
Quando o emitente possui apenas uma atividade económica compatível com determinada dedução, o sistema consegue frequentemente classificá-la automaticamente.
Quando existem vários CAE ou uma situação que exige informação adicional, essa automatização deixa de ser segura.
É por isso que uma fatura de um prestador pode entrar diretamente em Saúde e outra de um estabelecimento que vende vários tipos de produtos pode ficar à espera da sua intervenção.
A categoria está errada. Posso simplesmente mudá-la?
Nem sempre.
A possibilidade de reclassificar uma fatura está condicionada pelas atividades que o emitente tem registadas junto da Autoridade Tributária.
Se a empresa está registada com várias atividades compatíveis, pode escolher o setor correto.
Mas se pretende colocar a despesa numa categoria para a qual o emitente não possui atividade registada, o problema não é simplesmente uma escolha errada sua.
O prestador, porém, não tem junto da AT a atividade económica necessária para aquela classificação.
Neste caso pode ser necessário reportar a situação à Autoridade Tributária, em vez de simplesmente forçar a categoria.
A fatura tem o NIF errado. Posso corrigi-lo no e-Fatura?
Não deve alterar no e-Fatura a identidade do adquirente de uma fatura que foi efetivamente emitida com outro NIF.
O problema está no documento de origem.
O emitente deve proceder à correção adequada, porque o NIF é um dos elementos da própria fatura.
Categoria pode, em determinadas condições, ser reclassificada pelo consumidor. Um NIF incorreto respeita ao documento emitido e deve ser regularizado pelo emitente.
E se eu não tiver pedido NIF no momento da compra?
Existe uma possibilidade pouco conhecida.
A própria AT prevê, através da aplicação e-Fatura, mecanismos que permitem ao consumidor comunicar determinadas faturas mesmo quando não introduziu o NIF no momento da emissão.
O documento continua a ser essencial: não significa que possa criar uma despesa sem uma fatura real.
Esta funcionalidade pode ser útil quando percebe posteriormente que determinada compra podia relevar para as suas deduções.
Fatura de saúde com IVA a 23% ficou pendente. Porquê?
As despesas de saúde sujeitas à taxa normal de IVA exigem um controlo adicional.
Para que o valor elegível possa ser tratado como despesa de saúde, pode ser necessário indicar que existe receita médica e associar o montante que está justificado por essa prescrição.
Se apenas parte da compra estiver prescrita, não deve indicar automaticamente o total da fatura.
Enganei-me no valor da receita médica. Posso corrigir?
Sim.
O e-Fatura permite voltar à fatura, utilizar a opção de associação da receita e alterar o valor anteriormente indicado.
Esta é uma correção diferente de alterar o NIF, porque neste caso a fatura original continua correta: o erro está apenas na informação complementar adicionada pelo consumidor.
Tenho atividade como trabalhador independente. Porque quase todas as faturas aparecem pendentes?
Porque, para quem exerce atividade profissional ou empresarial, o sistema precisa de distinguir despesa pessoal de despesa da atividade.
Por isso, o número de faturas que exigem intervenção costuma ser bastante maior.
O que significa despesa “total” ou “parcialmente” afeta à atividade?
Nem todas as compras de um trabalhador independente são exclusivamente profissionais.
Um equipamento utilizado apenas na atividade pode ter afetação total. Uma despesa utilizada simultaneamente na vida pessoal e profissional pode ter utilização parcial.
O contribuinte deve selecionar a opção que corresponde à utilização real, em vez de classificar automaticamente todas as faturas como profissionais para aumentar despesas.
Para quem exerce atividade independente, esta classificação também pode ter efeitos diferentes dos simples benefícios de IRS de um consumidor.
Que tipo de despesa profissional estou a classificar?
Na gestão da atividade podem ainda surgir classificações como:
Se trabalha por conta própria, a aplicação ATGo pode facilitar a consulta e classificação destas despesas.
Para o tratamento contabilístico de gastos profissionais, veja também o guia da CRN sobre despesas profissionais dedutíveis e documentação fiscal.
Como tratar faturas dos filhos e outros dependentes?
As despesas são associadas ao NIF que consta na fatura.
Isso significa que uma despesa emitida com o NIF de um filho deve ser analisada no contexto desse titular, não simplesmente transferida para o NIF de um dos pais.
Na fase de deduções do IRS, as despesas dos dependentes são depois consideradas segundo as regras do agregado familiar.
A fatura deve estar no NIF da pessoa a quem pertence a despesa. O tratamento no IRS do agregado acontece posteriormente.
Tenho uma despesa de educação feita no estrangeiro. Vai aparecer automaticamente?
Não necessariamente.
Uma entidade estrangeira não comunica as faturas à AT portuguesa da mesma forma que um estabelecimento nacional.
Despesas de educação e formação realizadas fora de Portugal que cumpram os requisitos legais podem ser comunicadas pelo próprio contribuinte através do Portal das Finanças.
Deve inserir os elementos do documento estrangeiro e conservar a respetiva prova.
Confirme se a categoria é elegível → registe os dados → conserve o documento e a prova do pagamento.
Há também regras próprias para determinadas despesas de saúde no estrangeiro e para encargos com imóveis noutros Estados da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu.
E a renda de um estudante deslocado no estrangeiro?
Quando estão cumpridas as condições legais, a despesa pode ser relevante como educação.
Em países onde não existe um recibo de renda semelhante ao português, é especialmente importante conservar documentos que permitam provar:
identificação do senhorio
pagamentos
quitação
A documentação pode ser necessária caso a Autoridade Tributária peça prova da despesa.
O prazo de validação terminou. Perdi todas as hipóteses de corrigir?
Não. Este é outro ponto que merece ser separado da validação normal.
Depois do encerramento da fase do e-Fatura, as vias de correção dependem da natureza da dedução.
Esta diferença é importante porque muitos contribuintes tentam utilizar a reclamação do e-Fatura para categorias que devem ser corrigidas na própria declaração.
Se corrigir através do Anexo H, basta acrescentar a fatura que falta?
Não.
Quando opta por declarar no Anexo H valores diferentes dos comunicados à AT para essas categorias, deve declarar a totalidade das despesas daquela dedução para cada elemento do agregado abrangido.
Valor no sistema: €900
Fatura em falta: €100
Não deve simplesmente indicar €100 no Anexo H se está a substituir os valores comunicados. Deve preencher o total correto nos termos aplicáveis.
Porque o total das deduções pode não coincidir com o e-Fatura?
Porque nem todas as deduções chegam ao IRS através de faturas classificadas no e-Fatura.
Há despesas comunicadas por outras entidades, como determinados:
Por isso, a página final de Deduções à Coleta pode apresentar informação que não viu inicialmente na listagem normal de faturas.
Mapa rápido: qual é o problema e qual é a solução?
Aguardar o ciclo normal de comunicação → se continuar ausente, registar manualmente.
Completar setor, receita médica ou informação relativa à atividade profissional.
Reclassificar quando o CAE do emitente o permita; caso contrário, reportar a situação.
Pedir ao emitente a correção do documento.
Indicar se está total ou parcialmente afeta à atividade.
Confirmar se a correção é feita por reclamação ou através do Anexo H.
Checklist de diagnóstico antes de mexer numa fatura
Perguntas rápidas sobre erros no e-Fatura
Quanto tempo devo esperar antes de registar uma fatura em falta?
O emitente dispõe de um período para comunicar os documentos. A AT recomenda que o consumidor só faça o registo manual quando, depois do ciclo normal de comunicação e disponibilização, a fatura continuar em falta.
Porque uma fatura aparece como pendente?
Pode acontecer porque o emitente tem várias atividades ou porque o adquirente exerce atividade profissional e precisa de identificar a finalidade da aquisição.
Posso colocar qualquer fatura em Saúde ou Educação?
Não. A classificação depende da natureza da despesa e também da atividade económica do emitente. Se a atividade necessária não estiver registada, pode ser necessário contactar a AT.
Porque uma compra da farmácia com IVA a 23% está pendente?
Despesas de saúde sujeitas à taxa normal de IVA podem exigir receita médica. O contribuinte deve associar a prescrição e indicar o valor efetivamente justificado.
Sou trabalhador independente. Tenho de validar mais faturas?
Sim, porque precisa também de separar compras pessoais das relacionadas total ou parcialmente com a atividade profissional.
Posso registar despesas de educação feitas no estrangeiro?
Quando cumprem os requisitos legais, podem ser comunicadas pelo contribuinte através do Portal das Finanças, mantendo os documentos comprovativos.
Depois do prazo ainda posso corrigir despesas?
Em várias situações, sim. A via depende da categoria: algumas despesas seguem reclamação e outras podem ser corrigidas no Anexo H da declaração de IRS.
Não trate todos os erros do e-Fatura da mesma forma
Pendente: completar a informação solicitada.
Categoria errada: verificar a atividade do emitente.
NIF errado: corrigir na origem.
Saúde a 23%: verificar receita médica.
Trabalhador independente: indicar afetação pessoal/profissional.
Estrangeiro: verificar se pode comunicar manualmente.
Prazo encerrado: analisar reclamação ou Anexo H.
O e-Fatura não é apenas um sistema para escolher entre Saúde, Educação ou Despesas Gerais. Quando existe uma inconsistência, é primeiro necessário perceber em que ponto da cadeia ocorreu o problema: emissão, comunicação, classificação ou apuramento da dedução.
Essa distinção evita criar faturas duplicadas, classificar despesas num setor incompatível, perder despesas profissionais ou utilizar o procedimento errado quando o prazo normal já terminou.
Para o calendário anual e o procedimento normal, consulte o guia da CRN sobre prazo e validação de faturas no e-Fatura.
Se o problema surgir já durante a preparação da declaração anual, pode também consultar o guia da CRN sobre IRS, deduções e correções da declaração.
A CRN Contabilidade pode apoiar contribuintes e trabalhadores independentes na revisão das despesas, classificação das faturas, correção de divergências e preparação do IRS quando os valores apresentados pela Autoridade Tributária não correspondem à documentação existente.
