Ao iniciar uma atividade como trabalhador independente ou empresário em nome individual, uma das primeiras decisões a tomar é escolher o regime de tributação mais adequado.
Essa escolha tem um impacto direto na carga fiscal e na organização financeira do negócio, podendo influenciar a sustentabilidade da atividade a longo prazo.
Com anos de experiência na área da contabilidade, na CRN Contabilidade já ajudámos inúmeros clientes a tomarem esta decisão de forma estratégica e informada.
Cada situação é única e exige uma análise detalhada, pois o que pode ser vantajoso para um profissional liberal pode não ser a melhor opção para um pequeno empresário.
Principais Pontos que Vai Aprender neste Artigo
Regime Simplificado: Tributação automática, menos burocracia, mas com limitações na dedução de despesas.
Contabilidade Organizada: Maior controlo financeiro e dedução total de custos, mas exige um contabilista certificado.
Diferenças Fiscais: Como cada regime afeta o IRS e quais os critérios de obrigatoriedade.
Mudanças em 2025: Regras atualizadas para justificar despesas e limites de rendimento.
Como Escolher: Casos práticos para decidir qual a opção mais vantajosa.
Passo a Passo: Como mudar de regime, prazos e obrigações.
O Que é o Regime Simplificado?
O Regime Simplificado é, como o próprio nome indica, um modelo de tributação mais simples, destinado a trabalhadores independentes e empresários em nome individual com uma estrutura menos complexa e rendimentos mais baixos.
Quando um profissional abre atividade junto da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) sem escolher outra opção, é automaticamente enquadrado neste regime, desde que cumpra os critérios estabelecidos.
Como Funciona o Regime Simplificado?
A tributação no Regime Simplificado não se baseia em despesas reais, mas sim em coeficientes predefinidos que determinam a percentagem do rendimento sujeito a imposto. Estes coeficientes variam consoante o tipo de atividade.
Por exemplo, um trabalhador independente que presta serviços profissionais, como um consultor ou designer gráfico, será tributado sobre 75% dos seus rendimentos, pois assume-se que 25% são custos inerentes à atividade. No entanto, se a atividade for comercial ou industrial, apenas 15% do rendimento será tributável, presumindo-se que 85% são despesas.
Ao longo dos anos, já ajudámos muitos clientes da CRN Contabilidade a perceber que, apesar de o Regime Simplificado parecer uma opção vantajosa para quem tem poucas despesas, pode tornar-se um problema para profissionais que tenham custos elevados e que não consigam deduzi-los de forma adequada.
Quem Pode Optar pelo Regime Simplificado?
O Regime Simplificado está disponível para:
- Trabalhadores independentes ou empresários em nome individual
- Profissionais com rendimentos anuais até 200.000 euros
- Quem não está obrigado a revisão legal de contas
- Negócios cujo balanço total no ano anterior seja inferior a 500.000 euros
Vantagens do Regime Simplificado
Muitos dos nossos clientes procuram este regime pela sua simplicidade e reduzida carga administrativa. As principais vantagens incluem:
- Menos burocracia e obrigações declarativas
- Não há necessidade de contratar um contabilista certificado
- A atribuição é automática ao abrir atividade
- Ideal para profissionais com poucas despesas
Contudo, esta simplicidade pode, em alguns casos, resultar numa carga fiscal superior, sobretudo se os custos reais da atividade forem elevados.
Desvantagens do Regime Simplificado
Já tivemos clientes que inicialmente optaram pelo Regime Simplificado e, após algum tempo, perceberam que estavam a pagar mais impostos do que deveriam. As principais desvantagens deste regime são:
- Limitação na dedução de despesas reais, o que pode aumentar a carga fiscal se os custos forem superiores aos coeficientes definidos
- Menor controlo financeiro, pois os cálculos baseiam-se em presunções e não nos lucros reais
- Obrigação de justificar despesas caso os rendimentos ultrapassem 27.000 euros anuais, o que pode complicar a gestão tributária
Percebemos, com base na experiência com os nossos clientes, que este regime pode ser uma boa solução para profissionais liberais com poucos custos fixos. No entanto, para negócios que envolvem um volume considerável de despesas, a Contabilidade Organizada pode ser uma opção mais vantajosa.
O Que é a Contabilidade Organizada?
A Contabilidade Organizada é um regime mais estruturado, adequado para negócios com um volume de despesas significativo e para quem precisa de um maior controlo financeiro.
Neste modelo, o imposto incide sobre os lucros reais da atividade, ou seja, o rendimento bruto menos as despesas efetivamente suportadas e documentadas. Isso significa que todas as despesas diretamente relacionadas com a atividade podem ser deduzidas, incluindo custos com material, deslocações, aluguer de espaço, salários e até o próprio serviço de contabilidade.
Quem Deve Utilizar a Contabilidade Organizada?
Este regime é obrigatório para:
- Empresas constituídas sob forma societária
- Trabalhadores independentes e ENI com rendimentos superiores a 200.000 euros por dois anos consecutivos ou 250.000 euros num único ano
É também uma opção viável para qualquer profissional que tenha despesas elevadas e queira garantir que paga menos impostos ao longo do ano.
Vantagens da Contabilidade Organizada
- Permite deduzir todas as despesas reais da atividade, reduzindo a carga fiscal
- Garante um controlo rigoroso das finanças, essencial para planeamento e crescimento
- Possibilita compensar prejuízos fiscais, podendo deduzi-los nos 12 anos seguintes
Os clientes da CRN Contabilidade que optaram por este regime notam uma gestão mais eficiente do seu negócio, conseguindo prever melhor as suas obrigações fiscais e otimizar os seus rendimentos.
Desvantagens da Contabilidade Organizada
- Obrigatoriedade de contratar um contabilista certificado, o que representa um custo adicional
- Maior carga burocrática, exigindo mais documentação e entrega de declarações periódicas
Ainda assim, temos ajudado vários clientes a perceber que o investimento num contabilista se traduz em poupanças fiscais significativas.
Diferenças Essenciais Entre os Dois Regimes
| Critério | Regime Simplificado | Contabilidade Organizada |
|---|---|---|
| Definição | Regime padrão para pequenos negócios, com tributação baseada em coeficientes fixos. | Regime estruturado que calcula o lucro real, exigindo registos contabilísticos detalhados. |
| Rendimentos Tributáveis | Aplicam-se coeficientes (ex.: 75% para serviços, 15% para vendas). | Lucro real (rendimentos – despesas dedutíveis). |
| Limite de Rendimentos | Até 200.000€ anuais. | Sem limite; obrigatório acima de 200.000€ por 2 anos ou 250.000€ num ano. |
| Dedução de Despesas | Limitada aos coeficientes; justificações até 15% (máx. 4.104€) se rendimentos > 27.000€. | Total, desde que documentadas e aceites fiscalmente. |
| Contabilista Certificado | Não obrigatório. | Obrigatório (TOC), com custos de 150€-200€/mês ou mais. |
| Obrigações Fiscais | Simples: apenas Anexo B do IRS e e-fatura (se aplicável). | Complexas: dossiers fiscais, declarações regulares e software certificado. |
| Prejuízos Fiscais | Não apurados. | Dedutíveis por 12 anos (até 70% do lucro anual). |
| Vantagens | Simplicidade, sem custos de TOC, ideal para pequenas atividades. | Dedução total de despesas, rigor financeiro, eficiência fiscal. |
| Desvantagens | Sem dedução de despesas reais, menos controlo financeiro. | Custo do TOC, maior burocracia. |
| Quem Pode Usar? | ENI ou independentes com rendimentos até 200.000€. | Obrigatório para sociedades e rendimentos > 200.000€; opcional para outros. |
| Mudança de Regime | Para Organizada: declarar até 31 de março. | Para Simplificado: automática se < 200.000€ ou por opção até 31 de março. |
| Contexto em 2025 | Justificação de despesas via e-fatura mais comum. | Transição automática mais rigorosa acima dos limites. |
Como Escolher o Melhor Regime?
Na CRN Contabilidade, ajudamos os nossos clientes a escolher a melhor opção com base em:
- Volume de rendimentos
- Tipo e valor das despesas anuais
- Expansão prevista para o negócio nos próximos anos
- Necessidade de controlo financeiro rigoroso
Se ainda tem dúvidas sobre qual regime escolher, podemos ajudá-lo a fazer uma simulação e encontrar a solução fiscal mais vantajosa.
Se precisar de um aconselhamento personalizado, entre em contacto com a CRN Contabilidade. Analisamos o seu caso e garantimos que a sua decisão maximiza os seus rendimentos e reduz a carga fiscal.
