O controlo das retenções na fonte de IRS declaradas na DMR tornou-se uma das áreas mais fiscalizadas pela Autoridade Tributária. A obrigatoriedade de entregar a DMR até ao dia 10 de cada mês é apenas o início.
Após a entrega, as entidades empregadoras têm de proceder ao pagamento do IRS retido aos trabalhadores dentro do prazo legal, com a referência certa e sem inconsistências. Qualquer erro pode gerar coimas automáticas, perda de benefícios fiscais e até bloqueios em certidões de não dívida.
Se gere a folha salarial ou está à frente de uma empresa com trabalhadores dependentes, precisa de garantir que:
- A DMR é entregue no prazo
- A referência para pagamento do IRS retido é corretamente gerada
- O pagamento é feito dentro do limite legal
- A AT reconhece o valor liquidado sem divergências
Quando pagar as retenções na fonte declaradas na DMR
Depois de submeter a Declaração Mensal de Remunerações no Portal das Finanças, a empresa deve proceder ao pagamento do IRS retido aos trabalhadores até ao dia 20 do mês seguinte ao pagamento dos rendimentos. Se o dia 20 for sábado, domingo ou feriado, o prazo mantém-se, salvo despacho específico da AT.
| Competência de vencimento | Prazo de entrega da DMR | Prazo para pagamento do IRS |
|---|---|---|
| Janeiro | 10 de Fevereiro | 20 de Fevereiro |
| Fevereiro | 10 de Março | 20 de Março |
| Março | 10 de Abril | 20 de Abril |
| Abril | 10 de Maio | 20 de Maio |
| Maio | 10 de Junho | 20 de Junho |
| Junho | 10 de Julho | 20 de Julho |
| Julho | 10 de Agosto | 20 de Agosto |
| Agosto | 10 de Setembro | 20 de Setembro |
| Setembro | 10 de Outubro | 20 de Outubro |
| Outubro | 10 de Novembro | 20 de Novembro |
| Novembro | 10 de Dezembro | 20 de Dezembro |
| Dezembro | 10 de Janeiro (2027) | 20 de Janeiro (2027) |
Como gerar a referência para pagamento da retenção na fonte
Após a submissão da DMR, a entidade deve aceder novamente ao Portal das Finanças e gerar a referência multibanco para pagamento da retenção de IRS. O processo é feito através da funcionalidade “Obter Documento de Cobrança”.
Passo a passo para gerar referência:
- Entrar no Portal das Finanças com o NIF da empresa
- Aceder a Cidadãos ou Empresas > Pagamentos > Obter Documento de Cobrança
- Selecionar IRS – Retenção na fonte sobre rendimentos de trabalho dependente
- Indicar o período a que se refere o pagamento (mês/ano)
- Confirmar os dados e gerar o Documento de Cobrança com referência MB
A referência gerada será válida até à data limite do pagamento. Após esse prazo, terá de ser solicitado novo documento.
Valor mínimo e coima por atraso no pagamento da retenção
O não pagamento do IRS retido até ao prazo legal implica:
- Juros compensatórios à taxa legal de 4%
- Coima mínima de 150 euros, podendo ultrapassar os 3.750 euros em caso de reincidência
- Bloqueio na obtenção de certidão de não dívida
- Inscrição em dívida e eventual instauração de processo de execução fiscal
Mesmo um atraso de um único dia já constitui infração.
Diferença entre entregar DMR e pagar a retenção
Um dos erros mais comuns nas empresas é acreditar que a entrega da DMR por si só cumpre a obrigação fiscal. A DMR comunica à AT os valores retidos, mas o pagamento deve ser feito em separado, com a referência gerada após a entrega. São dois atos distintos:
- A entrega da DMR cumpre a obrigação declarativa
- O pagamento da retenção cumpre a obrigação de liquidação
Se a empresa entrega a DMR, mas não paga o IRS retido, o valor continua em dívida ativa perante a Autoridade Tributária.
Qual o custo médio para garantir o processo correto
Empresas que contratam serviços de contabilidade profissional podem incluir a entrega da DMR, a conferência das retenções e a geração da referência num pacote mensal. Em média, o custo do acompanhamento contabilístico com este nível de detalhe varia de acordo com o número de trabalhadores:
| Nº de trabalhadores | Custo mensal estimado |
|---|---|
| Até 5 | 80 a 120 euros |
| 6 a 10 | 120 a 160 euros |
| 11 a 20 | 160 a 220 euros |
| Acima de 20 | Sob consulta |
Este valor normalmente inclui a submissão da DMR, processamento salarial e suporte com a referência de pagamento.
Deseja garantir que as retenções na fonte dos seus trabalhadores são corretamente pagas e declaradas à Autoridade Tributária em 2026?
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Erros mais comuns na DMR e no pagamento de retenções em 2026
Apesar da entrega da DMR e do pagamento da retenção serem obrigações fiscais rotineiras, continuam a ser fontes recorrentes de erros, sobretudo quando não existe apoio técnico qualificado. Na nossa atuação diária, identificamos falhas repetidas que geram notificações da Autoridade Tributária e aumentam os custos fiscais para a empresa.
Principais erros que devem ser evitados:
- Entrega da DMR com valores de IRS diferentes dos efetivamente pagos aos trabalhadores
- Utilização incorreta do código de rendimento ou do código de retenção aplicável
- Geração da referência de pagamento fora do período correto, levando à perda de validade
- Submissão da DMR com NIFs inválidos, o que compromete o processamento automático
- Omissão de trabalhadores com contrato ativo e pagamento de remuneração
- Falha na substituição da DMR após uma retificação da folha salarial
A correção atempada e preventiva destes erros evita inspeções, aplicação de coimas e rejeição de despesas no apuramento do IRC.
Como corrigir uma DMR com erro na retenção
Se, após a submissão, for detetado um erro no valor de IRS retido ou na identificação dos trabalhadores, a empresa deve proceder à substituição da DMR diretamente no Portal das Finanças. A nova declaração irá anular a anterior, desde que não exista já processo de fiscalização ou ação coerciva em curso.
Etapas para corrigir a DMR:
- Reprocessar a folha salarial com os valores corretos
- Gerar novo ficheiro da DMR no formato XML
- Aceder à área da DMR no Portal das Finanças e submeter a nova versão
- Confirmar o estado “Aceite” na nova submissão
- Gerar nova referência para pagamento, se o valor de retenção tiver sido alterado
A substituição só é válida se for completa, ou seja, deve incluir todos os trabalhadores e não apenas os dados corrigidos. É recomendável manter registo documental de todas as alterações feitas para justificar eventuais auditorias futuras.
Quando a AT deteta divergências nas retenções declaradas
A Autoridade Tributária realiza cruzamentos automáticos entre a DMR, os valores pagos via referência multibanco e as informações presentes na declaração anual de IRS dos trabalhadores. Qualquer inconsistência pode resultar em notificação para regularização ou instauração de processo de inspeção.
As divergências mais comuns incluem:
- Valor de IRS declarado na DMR superior ao efetivamente pago
- Entrega da DMR sem o correspondente pagamento
- Retenção indevidamente aplicada a trabalhadores isentos
- Ausência de comunicação de rendimentos pagos no mês
Quando notificada, a empresa deve responder no prazo indicado, justificando a discrepância e, se aplicável, regularizando de imediato o valor em falta com juros e coima.
Qual o impacto de falhas nas retenções na obtenção de benefícios fiscais
Empresas que não mantêm a sua situação tributária regularizada ficam impedidas de aceder a incentivos fiscais, apoios estatais e programas de financiamento. A falta de pagamento das retenções é considerada infração grave e impossibilita a obtenção de certidões de não dívida válidas, requisito essencial em processos de candidatura a fundos públicos, concursos ou renovação de alvarás.
Além disso, estas falhas afetam a relação de confiança com os trabalhadores, uma vez que a retenção feita em nome deles não está a ser devidamente liquidada à AT.
Boas práticas para garantir total conformidade em 2026
Para evitar falhas e riscos desnecessários, as empresas devem adotar procedimentos internos rigorosos no tratamento das obrigações associadas à DMR e retenção na fonte. A atuação preventiva é mais eficiente e menos onerosa do que responder a notificações formais.
Recomendações práticas que aplicamos com os nossos clientes:
- Processar a folha salarial até ao dia 5 de cada mês, permitindo tempo útil para revisão
- Submeter a DMR com pelo menos 3 dias de antecedência em relação ao prazo
- Conferir a correspondência entre a folha, a DMR e o documento de cobrança
- Atribuir responsabilidade técnica ao contabilista certificado para a submissão e pagamento
- Validar mensalmente a certidão de situação tributária junto da AT
Estas rotinas minimizam erros humanos, evitam coimas automáticas e promovem segurança jurídica e financeira para a empresa.
Conclusão
A entrega da DMR e o pagamento da retenção são obrigações que exigem atenção técnica contínua. Em 2026, com o aumento da fiscalização digital, qualquer atraso ou inconsistência pode resultar em autuação automática e perda de regularidade fiscal. A correta articulação entre folha salarial, declaração mensal e pagamento das retenções é essencial para manter a conformidade e a reputação da empresa perante a AT e os seus trabalhadores.
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