Contratar um funcionário em Portugal exige o cumprimento de obrigações legais e fiscais específicas. Para o fazer corretamente, é preciso ter um contrato válido, comunicar a admissão à Segurança Social com pelo menos 24 horas de antecedência, aplicar os descontos obrigatórios (IRS e Segurança Social) e cumprir os prazos de pagamento de contribuições.
Empresas que ignoram estas exigências podem enfrentar coimas elevadas ou problemas com a Autoridade Tributária. Na CRN Contabilidade, já acompanhámos dezenas de empregadores neste processo, desde a primeira contratação até à gestão contínua da folha salarial. Se está a contratar pela primeira vez, aconselhamos que garanta acompanhamento técnico desde o início.
O que é necessário para contratar um funcionário em Portugal?
Celebrar contrato de trabalho, comunicar à Segurança Social até 24 horas antes do início e respeitar todas as obrigações fiscais mensais.
Quais são os encargos mensais da empresa?
A empresa paga 23,75 por cento de TSU e entrega declarações à AT e à Segurança Social.
Como calcular o salário líquido?
Subtrai-se a retenção de IRS (conforme a tabela) e os 11 por cento da Segurança Social ao salário bruto.
Posso pagar com recibo verde em vez de contrato?
Só em casos de trabalho verdadeiramente autónomo. Falso recibo verde é ilegal e pode ser fiscalizado.
O que acontece se eu falhar algum envio ou pagamento?
Pode receber coimas da Segurança Social ou AT e enfrentar reclamações trabalhistas.
Preciso de um contabilista para isso?
Sim. Um contabilista certificado garante que tudo é feito dentro da legalidade, evitando erros e penalizações.
Se quiser tirar dúvidas rapidamente ou receber uma simulação de custos trabalhistas, fale agora com a nossa equipa através do WhatsApp disponível no site.
Ou então, continue a leitura. Na próxima secção, vamos explicar passo a passo como contratar, quais os documentos necessários, que tipos de contrato existem e quanto custa realmente ter um colaborador registado em Portugal.
Quais são os passos obrigatórios para contratar um funcionário?
Contratar corretamente implica seguir uma sequência obrigatória de ações, de preferência acompanhadas por um contabilista certificado. A seguir, indicamos os passos principais para evitar erros:
1. Escolher o tipo de contrato adequado
Antes de tudo, é necessário definir o vínculo laboral, que pode ser:
- Contrato sem termo (efetivo)
- Contrato a termo certo ou incerto
- Contrato a tempo parcial
- Contrato de muito curta duração (até 35 dias)
- Contrato de estágio profissional (IEFP)
A escolha influencia os encargos e obrigações. Um contrato mal enquadrado pode implicar em vínculo reconhecido judicialmente como sem termo.
2. Assinar o contrato por escrito
É obrigatório que o contrato de trabalho esteja formalizado por escrito em quase todos os casos. O documento deve conter:
- Identificação das partes
- Funções atribuídas
- Duração e horário de trabalho
- Retribuição base e complementos
- Local de trabalho
- Regime de férias e feriados
3. Comunicar à Segurança Social
A admissão deve ser comunicada até 24 horas antes do início da atividade. O procedimento pode ser feito:
- Através da Segurança Social Direta (acesso online)
- Com NISS e dados do contrato
- Usando certificado digital do representante legal
Faltas nesta comunicação geram coimas entre 306 e 9690 euros.
4. Registar na Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT)
Empresas com mais de 10 colaboradores ou contratos coletivos específicos podem ter obrigações de comunicação à ACT, nomeadamente no caso de trabalho temporário ou estrangeiros.
5. Processar corretamente os salários
A remuneração deve respeitar os valores mínimos legais e convencionais. O pagamento inclui:
- Salário base
- Subsídio de alimentação
- Subsídios de férias e Natal (proporcionais ou pagos mensalmente)
Como calcular corretamente o salário líquido e os encargos da empresa
Exemplo prático
Um colaborador com salário base de 1.000 euros terá as seguintes deduções e encargos:
| Elemento | Valor aproximado |
|---|---|
| Retenção de IRS (classe I, s/ dependentes) | 80 euros |
| Desconto Segurança Social (11 por cento) | 110 euros |
| Salário líquido pago ao colaborador | 810 euros |
| Encargo da empresa (23,75 por cento) | 237,50 euros |
| Custo total para a empresa | 1.237,50 euros |
Estes valores podem variar com dependentes, setor, convenções coletivas e tipo de contrato. Uma simulação com base no perfil do colaborador é sempre recomendada.
Tabela: Encargos da empresa por tipo de vínculo
| Tipo de contrato | Encargo TSU empresa | Contribuições adicionais |
|---|---|---|
| Contrato sem termo | 23,75 por cento | Fundo de Compensação OPC |
| Contrato a termo certo | 23,75 por cento | Fundo de Compensação OPC |
| Estágio IEFP comparticipado | Reduzido ou isento | Variável por programa |
| Prestação de serviços (recibo verde) | Sem TSU direta | Colaborador paga 21,4 por cento |
OPC: Obrigatório para Contratos Permanentes
Documentos essenciais que deve manter atualizados
É fundamental manter arquivados os seguintes documentos:
- Contratos de trabalho assinados
- Registo de horário e faltas
- Recibos de vencimento
- Declaração de remunerações mensal (Segurança Social)
- DMR – Declaração mensal de remunerações (AT)
- Mapa de férias
- Comunicação de acidentes de trabalho
Esses documentos são obrigatórios em caso de fiscalização laboral, fiscal ou judicial.
Como evitar erros comuns na contratação
Ao longo da nossa experiência, identificámos os erros mais recorrentes entre empregadores:
- Falta de comunicação à Segurança Social no prazo legal
- Erros na classificação fiscal do colaborador
- Não pagamento de subsídios proporcionais ao longo do ano
- Retenção de IRS feita com tabela errada
- Ausência de mapa de férias ou registo de horas
Todos esses erros podem levar a coimas, ações trabalhistas e problemas com a AT ou a ACT.
Vantagens de contar com apoio contabilístico especializado
Muitos empresários acreditam que contratar colaboradores é um processo administrativo simples. No entanto, com o aumento da fiscalização cruzada entre Segurança Social e Finanças, é cada vez mais arriscado agir sem orientação técnica.
Na CRN Contabilidade, oferecemos:
- Simulação detalhada de custos com colaboradores
- Escolha do contrato mais vantajoso e legal
- Apoio no registo e comunicação às entidades públicas
- Processamento mensal de salários e recibos
- Apoio jurídico em caso de fiscalização ou dúvidas
Quanto custa manter um funcionário?
Além do salário bruto, o custo total para a empresa inclui:
| Elemento | Percentagem média sobre salário |
|---|---|
| Taxa Social Única (TSU) | 23,75 por cento |
| Fundo de Compensação (opcional/obrigatório) | 1 por cento |
| Seguro de Acidentes de Trabalho | 1 a 2 por cento |
| Gestão de processamento salarial (se externo) | 10 a 30 euros por colaborador |
Ou seja, um salário bruto de 1.200 euros pode gerar um custo total de até 1.500 euros mensais, dependendo do setor e enquadramento contratual.
Fiscalizações e inspeções: como estar preparado
O número de inspeções aumentou significativamente nos últimos anos, especialmente em setores com mão de obra intensiva. As principais entidades que podem fiscalizar incluem:
- Segurança Social
- Autoridade Tributária
- ACT
- IGF (Inspeção-Geral de Finanças)
Um contabilista certificado garante que a sua empresa está tecnicamente preparada para qualquer verificação documental ou eletrónica.
FAQ: Perguntas Frequentes
O que deve constar obrigatoriamente num contrato de trabalho em Portugal?
O contrato deve incluir dados do empregador e do trabalhador, data de início, tipo de contrato, função, local de trabalho, horário, retribuição e direitos ao descanso, férias e subsídios.
É possível contratar um funcionário sem contrato escrito?
Apenas em situações excecionais. O contrato verbal pode ser válido para contratos sem termo, mas a ausência de documento escrito dificulta a prova e a proteção legal de ambas as partes.
Quem comunica a admissão do trabalhador à Segurança Social?
É da responsabilidade do empregador comunicar a admissão do trabalhador através do portal da Segurança Social Direta, com pelo menos 24 horas de antecedência.
Um trabalhador pode começar antes de estar registado na Segurança Social?
Não. O início da atividade sem comunicação prévia constitui infração punível com coimas significativas.
Como escolher entre contrato sem termo ou a termo certo?
O contrato sem termo oferece maior estabilidade e é mais comum. O contrato a termo certo só deve ser usado quando há justificativa legal como necessidade temporária ou projeto específico.
Quais são os custos administrativos de manter funcionários?
Além da remuneração, há custos com seguros obrigatórios, processamento de salários, retenções, obrigações fiscais e eventuais plataformas de gestão de RH.
Posso pagar subsídio de alimentação em dinheiro?
Sim, é permitido. No entanto, quando o subsídio é pago através de cartão refeição, há benefícios fiscais tanto para a empresa quanto para o trabalhador.
Como declarar os pagamentos ao colaborador na contabilidade?
Todos os pagamentos devem ser refletidos na contabilidade da empresa com os respetivos registos de salários, descontos, subsídios e encargos.
Quem deve reter o IRS do trabalhador?
O empregador é o responsável pela retenção na fonte do IRS com base nas tabelas oficiais publicadas pela AT e pela entrega mensal à entidade fiscal.
Um trabalhador pode acumular contrato e recibo verde na mesma empresa?
Não. A acumulação pode configurar fraude fiscal ou laboral, a menos que os serviços prestados como recibo verde não estejam relacionados com a atividade contratada.
O que fazer em caso de acidente de trabalho?
O empregador deve comunicar de imediato à seguradora contratada para acidentes de trabalho e garantir assistência médica ao colaborador.
Como calcular o subsídio de férias?
Corresponde ao valor de um mês de retribuição base e outros componentes regulares e permanentes. Pode ser pago de forma fracionada ou em data acordada.
Como funciona o subsídio de Natal?
Tem o mesmo valor do subsídio de férias e deve ser pago até 15 de dezembro de cada ano, salvo acordos em contrário.
O que acontece se não pagar a Segurança Social do trabalhador?
O não pagamento resulta em coimas, juros e possível instauração de processo executivo por dívida contributiva.
É possível pagar salário em numerário?
Sim, mas é recomendável que os pagamentos sejam feitos por transferência bancária para garantir rastreabilidade e transparência.
Quanto tempo o empregador deve guardar os registos de salário?
A legislação obriga à conservação por um período mínimo de 5 anos, embora recomendemos manter por 10 anos em caso de litígios trabalhistas.
Como é feita a compensação por cessação do contrato?
Depende do tipo de contrato e da sua duração. Em contratos sem termo, há direito a compensação se o despedimento não tiver justa causa.
O empregador pode aplicar sanções disciplinares?
Sim. O empregador pode instaurar processos disciplinares nos termos do Código do Trabalho e aplicar advertências, suspensões ou despedimento com justa causa.
Um colaborador pode trabalhar com contrato de zero horas?
Não existe contrato de zero horas em Portugal. O trabalhador tem de ter definido horário ou regime de disponibilidade com compensação prevista.
Qual a duração do período experimental?
Varia conforme o tipo de contrato e categoria profissional. Em regra, vai de 90 dias para operacionais até 180 dias para cargos técnicos e 240 dias para cargos de direção.
Quais são os prazos de aviso prévio em caso de despedimento?
Varia conforme o tipo de contrato e o tempo de serviço. Em média, o aviso prévio deve ser dado com 15 a 60 dias de antecedência.
É obrigatório pagar horas extra?
Sim, sempre que o trabalhador ultrapassar o horário normal. O pagamento é feito com acréscimo legal: 25 por cento na primeira hora e 37,5 por cento nas seguintes.
O trabalhador tem direito a faltas justificadas?
Sim, em casos como doença, falecimento de familiar, casamento, nascimento de filho e convocação judicial. A ausência deve ser comunicada e justificada.
Um estagiário deve estar registado na Segurança Social?
Sim. Mesmo que não receba retribuição direta, a entidade promotora deve garantir os registos e seguros legais obrigatórios.
Como funciona o trabalho noturno?
Considera-se trabalho noturno aquele prestado entre as 22h e as 7h. Deve ser remunerado com acréscimo mínimo de 25 por cento, salvo convenção mais favorável.
Há limites para o trabalho suplementar?
Sim. O Código do Trabalho estabelece um limite de 150 horas suplementares anuais para cada trabalhador.
O colaborador pode recusar tarefas fora da função contratada?
Sim, se não estiverem previstas no contrato ou forem desproporcionais às suas qualificações. Alterações unilaterais podem configurar assédio ou violação contratual.
É legal pagar parte do salário em ajudas de custo?
Apenas em situações de deslocação real. Usar ajudas de custo como forma de substituir salário fixo pode ser considerado fraude fiscal e laboral.
Como proceder ao despedimento por justa causa?
É necessário instruir um processo disciplinar com fundamento válido, notificação formal, contraditório e decisão escrita. O apoio jurídico e contabilístico é essencial neste caso.
A empresa pode usar outsourcing em vez de contratar diretamente?
Sim, mas há limitações legais. O outsourcing não pode servir para mascarar vínculos de subordinação ou evitar obrigações laborais.
Considerações finais
Contratar e pagar funcionários corretamente não é apenas uma exigência legal. É uma medida estratégica que protege a empresa, melhora a motivação interna e garante estabilidade nas operações.
Se pretende contratar colaboradores com segurança, sem surpresas no final do mês, a CRN Contabilidade pode ajudar. Fale agora com a nossa equipa através dos canais disponíveis no nosso site e receba uma simulação adaptada à realidade da sua empresa.
