Mudar de contabilista em Portugal é um direito de qualquer empresário ou profissional independente e pode ser feito em qualquer altura do ano, mesmo durante o exercício fiscal.
Para efetuar a mudança, basta comunicar formalmente a decisão ao contabilista atual, nomear o novo contabilista certificado no Portal das Finanças e assegurar que toda a documentação contabilística é transferida sem atrasos.
O novo responsável passa a assumir imediatamente a gestão fiscal e a submissão das declarações obrigatórias, sem interrupção das obrigações junto da Autoridade Tributária. A lei portuguesa não prevê penalizações nem custos fiscais associados à troca, desde que todas as obrigações estejam em dia.
- Tenho de justificar o motivo da troca? Não, a lei não exige justificação nem ao contabilista anterior nem à Autoridade Tributária.
- Existem custos ou multas por mudar de contabilista? Não há penalizações fiscais ou custos legais associados ao processo de mudança.
- E se o contabilista anterior não entregar a documentação? O novo contabilista pode formalizar o pedido e, em caso de recusa, é possível recorrer à Ordem dos Contabilistas Certificados para apoio.
Na experiência da CRN Contabilidade, uma mudança bem orientada assegura continuidade, elimina riscos de coimas e previne perda de informação. O processo é simples, transparente e garante ao empresário liberdade para escolher o acompanhamento que melhor responde às necessidades do seu negócio.
Se pretende apoio em todo o processo de transição, a equipa da CRN Contabilidade está disponível para garantir uma mudança rápida, segura e sem falhas. Fale connosco através dos canais disponíveis no site.
Quais são os sinais claros de que está na hora de mudar de contabilista?
Há indícios que não devem ser ignorados. Se identifica mais do que dois dos pontos abaixo, está na altura de reconsiderar a continuidade com o seu atual contabilista:
- A entrega de obrigações fiscais é feita no limite ou fora do prazo
- Recebe multas ou coimas sem explicações claras
- Nunca foi informado sobre benefícios fiscais aplicáveis ao seu sector
- O contabilista responde de forma vaga ou pouco técnica
- Não há relatórios regulares sobre a saúde financeira da empresa
- Sente-se perdido na interpretação dos dados contabilísticos
A mudança de contabilista, quando feita de forma estruturada, permite recuperar o controlo da contabilidade e identificar oportunidades de melhoria que estavam a ser negligenciadas.
A transição: o que deve garantir antes de sair
A saída de um contabilista e a entrada de outro exige atenção a três frentes:
1. Encerramento técnico
Deve garantir que todas as declarações obrigatórias já foram submetidas até à data da troca. Isso inclui:
- IVA (declaração periódica e anexos)
- Declaração Modelo 22 (IRC)
- IES (Informação Empresarial Simplificada)
- Declaração de remunerações da Segurança Social
- Declarações mensais de retenções na fonte (IRS e IRC)
2. Disponibilização documental
É fundamental pedir ao contabilista cessante:
- Balancete atualizado
- Relatório de contas do último exercício
- Mapa de amortizações
- Dossiê fiscal (obrigatório para empresas)
- Cópia dos ficheiros SAF-T
3. Comunicação com a Autoridade Tributária
O novo contabilista só poderá representar a empresa após submissão da procuração eletrónica e aceitação no Portal das Finanças. Esta nomeação é obrigatória para que o profissional possa aceder e entregar declarações fiscais em seu nome.
O que pode correr mal numa mudança mal feita?
Alguns erros são comuns quando a mudança de contabilista é feita com pressa ou sem experiência:
| Erro | Impacto |
|---|---|
| Falta de confirmação de entrega das declarações | Pode resultar em coimas e multas |
| Dados contabilísticos incompletos | Dificulta reconciliações e análise financeira |
| Nomeação de profissional não certificado | Torna a representação inválida junto da AT |
| Mudança em período fiscal crítico | Pode comprometer o encerramento do exercício |
| Falta de carta de cessação formal | Pode gerar dúvidas jurídicas sobre responsabilidades |
Na CRN Contabilidade, ajudamos a evitar esses riscos através de um processo de onboarding rigoroso e estruturado.
Qual é o papel do novo contabilista na transição?
Ao assumir a contabilidade de uma empresa que vem de outro profissional, o contabilista certificado deve:
- Auditar os saldos e reconciliações
- Verificar se existem declarações omitidas
- Solicitar cópia dos documentos fiscais enviados
- Corrigir erros e ajustar lançamentos contabilísticos se necessário
- Estabelecer novos procedimentos de controlo interno
Por isso, o ideal é que a nova equipa contabilística tenha experiência com transições e não apenas com contabilidade corrente. Isso evita retrabalho e permite uma recuperação mais eficaz das obrigações fiscais e financeiras.
Existe um momento ideal para fazer a mudança?
O calendário fiscal português define momentos mais estratégicos para realizar essa troca, minimizando riscos e facilitando o trabalho técnico:
| Momento | Vantagens |
|---|---|
| Janeiro ou Fevereiro | Início do exercício, facilita a contabilidade desde o mês 1 |
| Após entrega da IES (julho) | Dados do exercício anterior já estão fechados |
| Antes da submissão da Modelo 22 (maio) | Permite revisão e correção do IRC |
| Após cessação de atividade do contabilista anterior | Caso este esteja a sair do mercado |
Em casos urgentes, a mudança pode ser feita em qualquer altura, mas com mais cuidado técnico e jurídico.
A importância da certificação do novo contabilista
Em Portugal, apenas os contabilistas certificados pela Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC) estão legalmente autorizados a:
- Representar contribuintes junto da AT
- Assinar demonstrações financeiras
- Submeter declarações fiscais
Para confirmar se um profissional é certificado, basta consultar o registo público da OCC no seu site oficial. Nunca nomeie um contabilista sem esta verificação.
Como a CRN Contabilidade conduz o processo de transição
O nosso método é dividido em 5 fases principais:
1. Diagnóstico gratuito
Analisamos a situação fiscal e contabilística atual da empresa para identificar pendências ou riscos.
2. Planeamento da transição
Definimos o calendário da mudança, considerando prazos fiscais e obrigações correntes.
3. Recolha documental
Pedimos os ficheiros e documentos necessários ao contabilista anterior, com autorização do cliente.
4. Reorganização interna
Realizamos auditoria técnica, validação de saldos e preparação do novo plano contabilístico.
5. Nomeação oficial
Fazemos o registo no Portal das Finanças e assumimos todas as obrigações fiscais e legais da empresa.
Este processo é transparente e executado por contabilistas seniores com experiência em PME, freelancers e empresas em crescimento.
Vantagens concretas da mudança de contabilista
| Antes | Depois |
|---|---|
| Entregas feitas em cima da hora | Planeamento e submissões antecipadas |
| Zero relatórios de desempenho | Indicadores periódicos de saúde financeira |
| Comunicação difícil e lenta | Respostas breves e úteis varia na complexidade |
| Nenhuma economia fiscal planeada | Otimização fiscal dentro dos limites legais |
| Falta de suporte estratégico | Apoio na gestão, investimento e crescimento |
Muitos empresários que nos procuram relatam que a contabilidade deixou de ser uma dor de cabeça e passou a ser um pilar de crescimento do negócio.
Considerações finais
A decisão de mudar de contabilista não deve ser tomada de ânimo leve, mas também não deve ser adiada quando os sinais de ineficiência são claros. Com a equipa certa, a transição é mais simples do que parece e pode trazer melhorias significativas à saúde financeira e fiscal da empresa.
Se pretende avaliar a sua situação atual ou iniciar a mudança de forma segura, entre em contacto com a nossa equipa da CRN Contabilidade. Temos experiência, estrutura e metodologia própria para garantir um processo sem falhas.
