O Intrastat é uma obrigação estatística imposta às empresas que transacionam bens com outros países da União Europeia. O objetivo é recolher dados sobre as trocas intracomunitárias, sem interferência fiscal, mas com valor estatístico nacional e comunitário. Em Portugal, o reporte é mensal, obrigatório para empresas que ultrapassem determinados limiares definidos pelo INE.
Para preencher corretamente o Intrastat, as empresas devem seguir os seguintes passos:
- Verificar se ultrapassaram os limiares de obrigatoriedade definidos para o ano em curso
- Recolher os dados das faturas e documentos de transporte relativos às aquisições e expedições
- Classificar corretamente os bens com base na Nomenclatura Combinada (códigos de 8 dígitos)
- Identificar país de origem ou destino, natureza da transação e modo de transporte
- Submeter a declaração até ao dia 15 de cada mês no Portal do INE
Este processo, embora pareça técnico, pode ser sistematizado com apoio contabilístico adequado. Na CRN Contabilidade, acompanhamos clientes que precisam cumprir o Intrastat com segurança, rapidez e rigor técnico.
- Quem deve preencher o Intrastat? Empresas que ultrapassam os limiares anuais definidos pelo INE nas transações intracomunitárias.
- Qual é o prazo de entrega da declaração? Até ao dia 15 do mês seguinte ao das operações.
- Como é feito o preenchimento? Através do Portal do INE, com base em dados como código do produto, valor, peso líquido e país de origem ou destino.
- Há penalizações por não entregar? Sim. A não entrega ou erros frequentes podem resultar em coimas a partir de 250 euros.
- Como evitar erros no preenchimento? Com apoio técnico especializado e sistemas integrados que extraem os dados corretamente da contabilidade e da faturação.
Se a sua empresa faz transações regulares com países da União Europeia, é essencial compreender as obrigações do Intrastat em detalhe. Nos próximos tópicos, vamos aprofundar os critérios legais, as exceções, os erros mais comuns e como estruturar corretamente a declaração para cada tipo de operação.
Continue a leitura para garantir que cumpre esta obrigação sem riscos. E, se precisar de apoio imediato, fale connosco através do botão de WhatsApp flutuante ou dos canais no site da CRN Contabilidade. Estamos prontos para ajudar.
Quais são os critérios legais que definem a obrigatoriedade do Intrastat?
A obrigatoriedade de entrega do Intrastat depende de dois critérios fundamentais: o tipo de operação (aquisição ou expedição de bens) e o volume anual acumulado dessas operações com os países da União Europeia. Em Portugal, o Instituto Nacional de Estatística estabelece os limiares anuais a partir dos quais a entrega da declaração se torna obrigatória.
Em 2025, os limiares em vigor são os seguintes:
- Para aquisições intracomunitárias, a obrigatoriedade surge quando o valor acumulado ultrapassa 600 mil euros
- Para expedições intracomunitárias, o limiar é de 500 mil euros
Ao ultrapassar qualquer um destes valores durante o ano civil, a empresa fica obrigada a reportar os dados mensais das operações no Portal do INE, com efeitos retroativos a partir do mês em que o limiar foi atingido. Isto significa que a empresa não precisa aguardar o encerramento do ano civil para começar a cumprir com a obrigação.
Como saber se a minha empresa está sujeita ao Intrastat?
Uma forma prática de saber se a sua empresa ultrapassou o limiar é através da análise da contabilidade analítica ou dos mapas de faturação, separando as operações intracomunitárias de bens por tipo (aquisição ou expedição). É importante não confundir com prestações de serviços, pois estas não são reportadas no Intrastat.
Empresas que operam com distribuidores europeus, marketplaces, armazéns logísticos ou plataformas de e-commerce sediadas noutros países da UE devem estar particularmente atentas. O mesmo se aplica a empresas industriais que importam matéria-prima ou exportam produtos acabados com frequência.
Na prática, é comum que as empresas só descubram que deveriam estar a cumprir o Intrastat quando recebem uma notificação do INE. Por isso, é importante fazer esse controlo preventivo com apoio do contabilista ou através de sistemas de ERP integrados.
Dados obrigatórios a preencher: o que é exigido na declaração
O preenchimento da declaração mensal do Intrastat envolve a introdução de informações técnicas sobre cada transação de bens com origem ou destino noutro Estado-Membro. Abaixo, detalhamos os principais campos:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Código NC (Nomenclatura Combinada) | Código de 8 dígitos da mercadoria, obrigatório e atualizado anualmente |
| País de origem ou destino | Estado-Membro de onde os bens vêm ou para onde são enviados |
| Natureza da transação | Identificação da operação: compra, venda, devolução, transformação |
| Valor estatístico | Valor dos bens sem IVA, à saída ou entrada do território nacional |
| Peso líquido | Peso real dos bens, sem embalagem externa |
| Unidade suplementar | Quando aplicável, como litros, unidades, metros, etc |
| Tipo de transporte | Modalidade usada no transporte dos bens: rodoviário, ferroviário, etc. |
Cada linha da declaração pode agrupar várias operações semelhantes, desde que os dados sejam compatíveis entre si. A submissão deve ser feita até ao dia 15 de cada mês, respeitando rigorosamente o calendário do INE.
Classificação correta das mercadorias: erros frequentes e como evitá-los
A classificação incorreta das mercadorias continua a ser um dos maiores motivos de erro nas declarações Intrastat. Utilizar códigos desatualizados, escolher códigos genéricos ou inverter categorias pode comprometer a qualidade da estatística nacional e expor a empresa a notificações por parte do INE.
Os códigos da Nomenclatura Combinada são atualizados anualmente com base na pauta aduaneira da União Europeia. Por isso, é essencial verificar todos os anos se os códigos utilizados continuam válidos. O uso de software atualizado ou o apoio de um contabilista especializado faz toda a diferença neste ponto.
Além disso, deve-se evitar o preenchimento automático com base em descrições comerciais das faturas. A descrição fiscal ou aduaneira nem sempre coincide com a classificação estatística, o que pode gerar erros sistemáticos difíceis de corrigir a posteriori.
Intrastat com ou sem movimento: qual a diferença?
Mesmo que a empresa não tenha realizado operações com países da UE num determinado mês, se estiver obrigada ao Intrastat, deve entregar uma declaração sem movimento. Esta declaração serve para manter a empresa em conformidade com o sistema e confirmar ao INE que não existiram operações naquele período.
Ignorar essa entrega pode resultar em penalização por incumprimento. Trata-se de uma das armadilhas mais comuns entre empresas que fazem operações sazonais, como exportações de vinhos, azeites ou produtos agrícolas em determinados períodos do ano.
O ideal é manter um plano de compliance mensal, automatizado ou supervisionado por um contabilista, para garantir que mesmo os meses sem transações são devidamente declarados.
Qual é o impacto do Intrastat na contabilidade da empresa?
O Intrastat não tem impacto fiscal direto, mas está intimamente ligado à gestão documental da empresa. Uma declaração mal elaborada pode revelar desorganização interna, fragilidade nos processos de exportação e importação ou mesmo ausência de controlo sobre o inventário.
Do ponto de vista contabilístico, o Intrastat obriga à conciliação entre as guias de transporte, as faturas emitidas e os lançamentos no sistema de contabilidade. O ideal é que as empresas organizem as suas operações com base em categorias claras de mercadoria e assegurem consistência entre os documentos comerciais e as declarações estatísticas.
Empresas que operam com grande variedade de produtos devem investir na padronização de processos de classificação e integração de dados entre os departamentos comercial, logístico e contabilístico.
Ferramentas e soluções para automatizar o Intrastat
Atualmente, existem softwares especializados que extraem diretamente os dados da faturação e preenchem a declaração Intrastat de forma automatizada. Estas ferramentas reduzem a margem de erro, otimizam tempo e melhoram a consistência das informações.
Entre as funcionalidades mais valorizadas estão:
- Base de dados atualizada com os códigos da Nomenclatura Combinada
- Validação automática de país, transporte e natureza da operação
- Alertas sobre limiares ultrapassados
- Exportação de ficheiros prontos para submissão no Portal do INE
Na CRN Contabilidade, usamos plataformas que integram a contabilidade do cliente com a geração da declaração Intrastat. Assim, conseguimos garantir rapidez, exatidão e total conformidade com a legislação em vigor.
Penalizações por erros ou omissões: o que diz a legislação
O incumprimento das obrigações do Intrastat pode gerar coimas administrativas entre 250 e 25.000 euros, segundo o regime geral das infrações estatísticas. A gravidade da sanção depende da reincidência, da intencionalidade e do volume de dados omitidos ou errados.
O INE pode ainda determinar correções obrigatórias, obrigando a empresa a retificar declarações antigas. Isso aumenta a carga administrativa e exige um esforço adicional de controlo documental.
Além da penalização financeira, o incumprimento repetido pode afetar a imagem da empresa junto de entidades públicas, organismos comunitários ou parceiros comerciais que utilizam dados estatísticos para tomada de decisão.
Na CRN Contabilidade, tratamos mensalmente da entrega do Intrastat para dezenas de empresas nacionais. Trabalhamos com equipas especializadas, sistemas atualizados e protocolos internos para garantir que nenhuma empresa se vê surpreendida por notificações ou multas.
Se precisa de apoio técnico para cumprir com segurança as obrigações do Intrastat, fale connosco agora através do botão de WhatsApp flutuante ou pelos contactos disponíveis no nosso site. Estamos preparados para ajudar.
