Para implementar um arquivo digital legal em Portugal é necessário seguir regras específicas de autenticação, integridade, legibilidade e acessibilidade. A legislação portuguesa permite a digitalização de documentos fiscais e contabilísticos com valor probatório, desde que sejam cumpridas as exigências técnicas previstas no Código do IRC, no Código do IVA e na Portaria n.º 125/2011. Isto aplica-se tanto a faturas, recibos, extratos e relatórios como a outros documentos com relevância fiscal e jurídica.
A substituição do arquivo físico pelo digital não se resume a digitalizar documentos e arquivar em pastas no computador. É essencial garantir que os ficheiros mantêm o mesmo valor legal dos originais e que podem ser apresentados a qualquer momento à Autoridade Tributária, com rastreabilidade, segurança e organização. O arquivo digital deve estar disponível durante dez anos, devidamente classificado, e acessível em caso de inspeção, controlo interno ou auditoria externa.
Ao longo deste artigo vamos explicar passo a passo como garantir que o seu sistema de arquivo digital cumpre todos os requisitos legais em Portugal, quanto custa, como escolher a solução mais adequada à sua empresa e como evitar erros que podem gerar coimas e perda de documentos fiscalmente relevantes.
Documentos que podem ser arquivados digitalmente com valor legal
A legislação portuguesa permite a digitalização dos seguintes documentos, desde que sejam respeitados os critérios legais de preservação digital:
- Faturas emitidas e recebidas
- Notas de crédito e notas de débito
- Recibos e comprovativos de pagamento
- Balancetes e demonstrações financeiras
- Declarações fiscais (IVA, IRC, IRS)
- Relatórios de inventário
- Mapas de amortizações
- Folhas de vencimento e obrigações sociais
- Documentos bancários
- Contratos e escrituras (mediante formalização certificada)
Tabela resumo: requisitos legais para um arquivo digital válido
| Requisito | Obrigatório para validade legal? | Observações |
|---|---|---|
| Legibilidade do documento | Sim | A imagem digital deve ser clara e acessível |
| Autenticidade da origem | Sim | Deve ser garantida por sistema ou certificação |
| Integridade do conteúdo | Sim | O ficheiro não pode ser alterado após criação |
| Acesso controlado | Sim | Deve ser possível limitar e registar acessos |
| Backup e redundância | Recomendado | Garante segurança contra perda de dados |
| Armazenamento por 10 anos | Sim | Contados desde o fim do exercício fiscal |
| Certificação do software | Recomendado | Facilita auditoria e aceitação pela AT |
Principais normas legais aplicáveis ao arquivo digital
As bases legais que regulam a validade de arquivos digitais em Portugal incluem:
- Código do IRC, artigo 123.º, que obriga à conservação dos livros e registos contabilísticos durante dez anos
- Código do IVA, artigo 52.º, que determina os prazos e formatos de conservação das faturas e documentos
- Portaria n.º 125/2011, que define os requisitos técnicos da digitalização com valor legal
- Despacho n.º 8632/2014, que regulamenta o SAF-T (PT) e reforça o valor probatório dos documentos eletrónicos
- Regulamentos Europeus aplicáveis à certificação digital e autenticação eletrónica
Pontos importantes
Nem todos os ficheiros PDF têm validade jurídica. Um simples PDF criado num scanner comum pode não ser considerado suficiente em caso de inspeção fiscal. O ideal é usar uma solução de gestão documental certificada, com registo de data, carimbo temporal, e assinatura digital qualificada. Estes elementos garantem que o documento é legalmente equivalente ao original em papel.
Na CRN Contabilidade, ajudamos empresas de todos os setores a implementar sistemas de arquivo digital compatíveis com a legislação portuguesa, com organização clara, rastreabilidade e integração com a contabilidade. A adoção de um bom sistema evita perdas de documentos, erros fiscais e coimas.
Se deseja validar a estrutura documental da sua empresa ou implementar um sistema de arquivo digital legal, fale com a nossa equipa através do botão de WhatsApp flutuante no nosso site.
Qual a diferença entre um arquivo digital simples e um arquivo digital legal
Um arquivo digital simples consiste na digitalização de documentos para fins práticos de consulta interna. Esse tipo de arquivo pode ser útil para organização, mas não possui validade jurídica perante a Autoridade Tributária se não cumprir os critérios legais exigidos.
Já o arquivo digital legal é construído de forma a garantir a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos, sendo considerado equivalente ao original em papel para efeitos fiscais e legais.
Para ser considerado legal, o arquivo digital deve seguir um conjunto de requisitos técnicos como assinatura digital, carimbo temporal, sistema de auditoria e mecanismos que assegurem a imutabilidade dos ficheiros. As soluções mais modernas incluem registos de acessos, backups automáticos e relatórios de conformidade, elementos que podem ser exigidos em fiscalizações. Sem estas garantias, mesmo documentos verdadeiros podem ser desconsiderados, o que acarreta riscos sérios à empresa.
Custos médios para implementar um arquivo digital legal em PME
O custo para digitalizar os arquivos da empresa e garantir a sua validade jurídica varia consoante a dimensão do negócio e o volume documental envolvido. Empresas de pequena dimensão conseguem implementar soluções de entrada a partir de 20 euros por mês, com armazenamento em nuvem, controlo de acesso e funcionalidades básicas. Já empresas com necessidades mais exigentes, como integração com ERP ou compliance para setores regulados, podem investir entre 60 e 200 euros por mês.
Além do custo mensal, é necessário contabilizar o investimento inicial em digitalização do acervo em papel, que pode custar entre 0,05 e 0,20 euros por página, incluindo indexação por tipo de documento e datas. Há ainda a formação de pessoal, migração de dados e validação de processos internos que, apesar de exigirem algum planeamento, garantem segurança, agilidade e conformidade fiscal.
Quando o arquivo digital não substitui o documento original
Apesar da evolução legal em matéria de digitalização documental, há situações em que o documento original em papel ainda precisa ser mantido. Isso acontece, por exemplo, em escrituras públicas, títulos de propriedade, contratos com firma reconhecida e documentos autenticados por notário. Nestes casos, o digital serve apenas como cópia de consulta, mas não substitui o original em termos jurídicos.
Além disso, documentos assinados manualmente, mas sem validação posterior via assinatura digital qualificada, podem ter a sua validade contestada, sobretudo em litígios trabalhistas, fiscais ou comerciais. Por esse motivo, antes de eliminar documentos físicos, é importante validar com o contabilista ou com um consultor fiscal se há impedimentos legais ou obrigações contratuais que exijam a conservação em papel.
Passos práticos para implementar um arquivo digital legal
A implementação de um sistema de arquivo digital deve ser feita de forma estruturada. O primeiro passo é identificar os tipos de documentos que serão digitalizados e quais requisitos legais cada um deve cumprir. Em seguida, deve-se escolher uma plataforma de gestão documental que permita a organização por categoria, datas e número de contribuinte.
O segundo passo é realizar a digitalização do acervo existente. É fundamental que esse processo seja feito com equipamentos de qualidade, garantindo a legibilidade dos documentos. A cada ficheiro criado, é recomendável aplicar carimbo temporal, integrar metadados e, sempre que possível, assinatura digital qualificada.
Por fim, deve-se implementar um plano de backups automáticos, definir perfis de acesso por nível de responsabilidade dentro da empresa e garantir que a estrutura documental esteja acessível em caso de inspeção fiscal. Empresas que contratam serviços externos de contabilidade devem alinhar o sistema de arquivos com os prazos e modelos de declaração exigidos pela Autoridade Tributária.
Benefícios reais de um arquivo digital legal na rotina empresarial
A digitalização legal da documentação não é apenas uma obrigação fiscal. Trata-se de uma decisão estratégica que melhora significativamente a organização interna, a segurança dos dados e a eficiência da equipa administrativa. Empresas com arquivos bem estruturados conseguem responder com rapidez a pedidos de auditoria, obter isenções e incentivos com base documental sólida, e reduzir drasticamente o risco de perdas fiscais.
Além disso, a redução do uso de papel contribui para uma operação mais sustentável, melhora a imagem institucional e permite libertar espaço físico. A integração entre arquivo digital e software de contabilidade também reduz erros manuais, acelera o fecho mensal e facilita o cumprimento de obrigações acessórias como o SAF-T PT, declarações periódicas e entrega de balanços anuais.
Considerações finais
Se a sua empresa está a dar os primeiros passos na digitalização documental ou pretende validar a conformidade do seu arquivo digital, a equipa da CRN Contabilidade está disponível para ajudar. Atuamos com soluções adaptadas à realidade legal portuguesa, garantindo que o seu arquivo digital tem valor jurídico perante a Autoridade Tributária e está preparado para qualquer tipo de fiscalização.
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