Sempre que vamos contratar um trabalhador dependente em Portugal, temos obrigações claras junto da Segurança Social, da Autoridade Tributária e internamente enquanto entidade empregadora. Não cumprir com os prazos legais nem apresentar a documentação correta pode dar origem a coimas pesadas, dificuldades em justificar encargos salariais ou mesmo a nulidade do vínculo contratual.
Em 2026, continua a ser obrigatório comunicar a admissão de um novo trabalhador à Segurança Social até 24 horas antes do início da atividade, mesmo que o contrato ainda não esteja assinado. Esta comunicação é feita por via eletrónica, através da Segurança Social Direta.
Além disso, o empregador deve manter em arquivo todos os documentos exigidos por lei, incluindo o contrato de trabalho, ficha de admissão, número de identificação da Segurança Social e dados fiscais do colaborador.
Neste artigo explicamos, com base na nossa experiência na CRN Contabilidade, quais são os prazos legais que não podemos falhar, quais documentos são obrigatórios, e partilhamos um checklist completo para garantir que todo o processo de admissão decorre de forma segura, legal e sem riscos fiscais.
Prazo legal para comunicar a admissão na Segurança Social
A comunicação da admissão deve ser feita até 24 horas antes do início de atividade, e aplica-se a todos os contratos de trabalho, incluindo:
- Contratos sem termo
- Contratos a termo certo ou incerto
- Contratos a tempo parcial
- Trabalhadores em regime de teletrabalho
- Empregados estrangeiros legalmente habilitados
Esta obrigação aplica-se tanto a empresas como a empresários em nome individual com trabalhadores a cargo. O incumprimento está sujeito a coima entre 306 euros e 6120 euros, dependendo da gravidade e reincidência.
Onde comunicar
- Através do portal Segurança Social Direta
- Menu: Emprego > Trabalhadores > Comunicar Admissão
- É necessário ter o NISS da empresa e do trabalhador, assim como os dados do contrato
Documentos obrigatórios na admissão de um trabalhador
Antes da entrada em funções, o empregador deve recolher e arquivar os seguintes documentos:
Lista de documentos exigidos ao trabalhador
- Documento de identificação (Cartão de Cidadão ou Título de Residência)
- Número de Identificação Fiscal (NIF)
- Número de Identificação da Segurança Social (NISS)
- Número de utente do Serviço Nacional de Saúde
- IBAN da conta bancária para processamento salarial
- Declaração de situação familiar (para efeitos de IRS)
- Certificado de habilitações, quando exigido pela função
- Atestado médico de capacidade para o trabalho (se exigido legalmente)
Documentos que o empregador deve emitir ou validar
- Contrato de trabalho (quando não há contrato verbal válido)
- Ficha de admissão com dados do trabalhador
- Registo no quadro de pessoal
- Comunicação à AT (através da folha de remunerações mensal)
- Seguro de acidentes de trabalho
- Inscrição em plano de formação contínua, quando aplicável
Tabela: responsabilidades legais do empregador no momento da admissão
| Obrigação | Entidade competente | Prazo legal |
|---|---|---|
| Comunicação da admissão | Segurança Social | Até 24h antes do início |
| Assinatura de contrato (quando aplicável) | Interna | Antes ou até ao início |
| Comunicação mensal de remunerações | Autoridade Tributária e SS | Até dia 10 do mês seguinte |
| Seguro de acidentes de trabalho | Entidade seguradora | Antes da entrada em funções |
| Atualização do quadro de pessoal | ACT | Com a entrada em vigor |
Pontos importantes
- A comunicação verbal da contratação não dispensa o registo formal, e em caso de litígio, é o empregador quem deve provar a existência de contrato válido
- Se o trabalhador não tiver ainda NISS, o empregador pode pedi-lo diretamente na Segurança Social através de formulário próprio
- Contratos com duração inferior a 60 dias não dispensam as obrigações legais
- A ACT pode exigir os documentos de admissão a qualquer momento, sem aviso prévio
Se está a planear contratar colaboradores e quer garantir que todo o processo de admissão decorre de forma legal e segura, fale com a nossa equipa através do WhatsApp flutuante no nosso site. Na CRN Contabilidade, orientamos empregadores em todas as fases da admissão, desde a comunicação legal até ao processamento salarial.
Checklist completo da admissão de trabalhadores em 2026
Assumir a contratação de um colaborador envolve mais do que apenas a assinatura de um contrato. Para evitar falhas processuais e garantir segurança jurídica, recomendamos que o empregador siga uma lista de verificação rigorosa, que abrange desde a recolha documental até às comunicações obrigatórias aos organismos públicos.
Etapas fundamentais da admissão
- Verificar se o trabalhador tem NISS válido
- Confirmar a regularização fiscal e legal para trabalhadores estrangeiros
- Elaborar contrato por escrito, se exigido pela natureza do vínculo
- Emitir declaração de admissão na Segurança Social (mínimo 24h antes)
- Ativar seguro de acidentes de trabalho
- Atualizar registo no quadro de pessoal
- Garantir registo de dados para IRS, incluindo dependentes e regime de retenção
- Preparar ficha de colaborador com dados bancários e fiscais
- Incluir o trabalhador na estrutura de formação obrigatória anual
- Processar a primeira remuneração com as contribuições legais devidas
Este processo deve ser documentado internamente e mantido acessível para futuras fiscalizações da ACT ou outras entidades competentes.
Diferenças entre contratação de nacionais e estrangeiros
Embora o procedimento-base seja semelhante, a admissão de trabalhadores estrangeiros exige cuidados adicionais. O empregador deve confirmar a validade do título de residência e verificar se este permite o exercício de atividade subordinada em território nacional. No caso de cidadãos da União Europeia, é necessário apresentar registo no SEF. Para nacionais de países terceiros, o empregador poderá ser responsabilizado por contratações irregulares.
Também é importante assegurar que o NISS está ativo e que o contrato não ultrapassa os limites legais associados a autorizações de residência com finalidade laboral.
Encargos mensais com um trabalhador em Portugal
Ao admitir um trabalhador, o empregador não deve considerar apenas o salário acordado. Existem encargos obrigatórios que representam um acréscimo significativo no custo total mensal.
Simulação de encargos com salário base de 900 euros (valor referencial)
| Rubrica | Percentagem | Valor estimado |
|---|---|---|
| Salário base | — | 900 € |
| Segurança Social (entidade patronal) | 23,75% | 213,75 € |
| Seguro de Acidentes de Trabalho | ~1% (variável) | 9,00 € (média) |
| Fundo de Compensação e Garantia | 1% | 9,00 € |
| Custo total mensal estimado | — | 1.131,75 € |
Este valor não contempla eventuais subsídios, ajudas de custo ou prémios. A ausência de previsão orçamental para estes encargos pode comprometer a saúde financeira da empresa.
Consequências de falhar a comunicação de admissão
A omissão ou atraso na comunicação da admissão à Segurança Social implica sanções que podem variar consoante a gravidade. Para além da coima, o empregador pode ver-se impedido de justificar encargos salariais como despesa fiscal dedutível, prejudicando a sua posição perante a Autoridade Tributária.
Numa eventual inspeção da ACT, a ausência de contrato ou registo de admissão pode configurar vínculo ilegal, com obrigação de pagamento de retroativos, contribuições em atraso e multas agravadas. A reincidência é considerada fator de agravamento legal.
Direitos e deveres após a admissão
Depois de cumprir todos os trâmites legais da admissão, o empregador assume novas responsabilidades, como garantir o cumprimento da carga horária contratual, assegurar o pagamento pontual dos salários, promover formação contínua e garantir condições de saúde e segurança no trabalho.
É igualmente obrigatório enviar mensalmente a Declaração de Remunerações até ao dia 10, e manter registos atualizados em caso de inspeção. Qualquer alteração no vínculo laboral (renovação de contrato a termo, cessação, alteração salarial ou de horário) deve ser documentada e, nalguns casos, comunicada.
Recomendações da CRN Contabilidade para empregadores
Na CRN Contabilidade, temos acompanhado empresas de diversos setores que enfrentam dúvidas ou riscos relacionados com a admissão de trabalhadores. Com base na nossa experiência, destacamos três orientações cruciais:
- Prepare com antecedência. A organização prévia evita erros no registo e contribui para a boa imagem da empresa
- Use softwares compatíveis com a Segurança Social Direta para automatizar comunicações e minimizar esquecimentos
- Consulte um contabilista antes da admissão para validar todos os passos e garantir o correto enquadramento fiscal e laboral
Conclusão
Admitir um trabalhador em Portugal envolve uma série de obrigações legais, fiscais e administrativas que devem ser respeitadas desde o primeiro momento. Não basta apenas cumprir a lei, é preciso estruturar o processo para garantir proteção jurídica ao empregador e segurança ao colaborador.
Se precisa de apoio para estruturar admissões, cumprir prazos, emitir documentos ou integrar trabalhadores no processamento salarial da sua empresa, a CRN Contabilidade está pronta para ajudar. Use o WhatsApp flutuante no site ou preencha o formulário de contacto. Trabalhamos lado a lado com os nossos clientes para garantir que cada admissão seja um processo seguro, fiscalmente correto e alinhado com as boas práticas de gestão de recursos humanos.
