Uma IES rejeitada ou com erros não fica regularizada apenas porque o ficheiro foi enviado ao Portal das Finanças.
A empresa deve identificar em que fase surgiu o problema, corrigir os campos ou anexos indicados, validar novamente a declaração e concluir a submissão. Quando o erro é detetado depois de a IES já ter sido aceite, a correção é normalmente efetuada através de uma declaração de substituição.
- Erros de validação devem ser corrigidos antes de tentar submeter novamente.
- A situação definitiva deve ser consultada a partir do segundo dia útil após o envio.
- Erros centrais exigem a correção da declaração submetida.
- Dados incorretos numa IES aceite exigem uma declaração de substituição.
- Um anexo esquecido deve ser enviado com a folha de rosto numa declaração de substituição.
- A substituição fora do prazo legal pode originar coima.
- O registo da prestação de contas só fica concluído depois da aceitação e do pagamento aplicável.
Para empresas cujo exercício coincide com o ano civil, a IES relativa ao período anterior deve ser entregue até 15 de julho. Se o exercício terminar noutra data, o prazo decorre até ao dia 15 do sétimo mês seguinte. Uma correção submetida antes do fim desse prazo permite substituir a informação ainda dentro do período normal de entrega. Depois dessa data, a obrigação pode ser regularizada, mas fica sujeita às consequências previstas para declarações fora do prazo.
O procedimento correto depende do estado apresentado no Portal das Finanças. Uma declaração que não passou na validação ainda não foi entregue. Uma IES com erro central foi recebida, mas continua pendente de correção. Uma IES aceite pode estar tecnicamente válida e, ainda assim, conter valores, anexos ou identificações incorretas. Antes de voltar a submeter, o contabilista certificado deve comparar a mensagem do sistema com o ficheiro enviado, as demonstrações financeiras aprovadas e a contabilidade do período.
Erro de validação
Corrigir os campos assinalados e validar novamente.
Erro central
Abrir a declaração submetida, corrigir e voltar a enviar.
Erro nos dados
Entregar uma declaração de substituição com a informação correta.
Consultar no segundo dia útil
O comprovativo de envio não substitui a verificação do estado definitivo.
Voltar a enviar o mesmo ficheiro sem corrigir a causa não resolve a rejeição. O código ou a descrição do erro deve ser analisado antes de uma nova tentativa, porque o sistema voltará a detetar a mesma inconsistência.
A CRN Contabilidade é uma empresa de contabilidade. Este conteúdo tem caráter informativo. A forma de correção depende do estado da declaração, do anexo afetado, do prazo e da natureza contabilística ou fiscal do erro.
O que significa uma IES rejeitada?
A expressão IES rejeitada pode descrever problemas diferentes. O primeiro passo é verificar se a declaração chegou a ser submetida e qual é a mensagem apresentada pelo Portal das Finanças.
A declaração contém campos obrigatórios em falta, combinações inválidas ou totais incoerentes. O sistema não permite concluir o envio enquanto os erros não forem corrigidos.
O ficheiro foi recebido, mas os controlos posteriores da Autoridade Tributária encontraram uma inconsistência que impede a aceitação definitiva.
O sistema aceitou a estrutura técnica, mas a empresa detetou posteriormente valores incorretos, um anexo em falta ou informação diferente das contas aprovadas.
Estas situações não devem ser tratadas da mesma forma. Nos erros de validação, corrige se o ficheiro antes do envio. Nos erros centrais, corrige se a declaração que se encontra pendente. Numa IES aceite com dados errados, entrega se uma declaração de substituição.
Como consultar o estado definitivo da IES?
Depois da submissão, deve ser guardado o comprovativo e consultado o estado da declaração a partir do segundo dia útil. O envio eletrónico não significa que todos os controlos tenham sido concluídos no mesmo momento.
No Portal das Finanças, pesquise por IES e aceda à área de consulta das declarações. Selecione o período e confirme o estado, o número da declaração e as mensagens associadas.
Uma empresa deve conservar o comprovativo de submissão e o comprovativo da situação definitiva. O segundo documento demonstra se a obrigação foi efetivamente aceite e permite identificar eventuais erros centrais.
Como corrigir erros detetados antes da submissão?
Os erros apresentados na validação devem ser corrigidos no programa de contabilidade ou no formulário utilizado para preparar a declaração. A mensagem costuma identificar o anexo, o quadro e o campo onde existe o problema.
Registar o anexo, o quadro, o campo e a descrição apresentados pelo validador.
Confirmar os saldos, movimentos, demonstrações financeiras e dados de identificação que alimentaram o campo.
Quando o valor resulta de uma exportação do software, a correção deve ser feita no registo de origem e não apenas no ficheiro final.
Repetir a validação até não existirem erros impeditivos e só depois submeter.
Um aviso deve ser analisado mesmo quando não impede o envio. Pode sinalizar um valor pouco habitual ou uma divergência que não bloqueia tecnicamente a declaração, mas que merece confirmação.
Como corrigir uma IES com erro central?
O erro central surge depois de a declaração ter sido submetida. Neste caso, não se deve criar imediatamente uma nova declaração de substituição. O procedimento consiste em aceder à declaração que se encontra com erro, corrigir os elementos assinalados, validar e submeter novamente a correção.
A declaração continua pendente até à correção. Depois do novo envio, o estado deve voltar a ser consultado a partir do segundo dia útil para confirmar que o erro central foi ultrapassado.
A mensagem pode resultar de divergências entre anexos, identificação incorreta, totais incompatíveis ou validações efetuadas com informação já existente nos sistemas da Autoridade Tributária. A correção deve responder ao erro concreto e não apenas alterar valores até a mensagem desaparecer.
Quando é necessária uma declaração de substituição?
A declaração de substituição é utilizada quando a IES já foi aceite, mas a empresa ou o contabilista certificado detetam informação incorreta ou incompleta.
- Valor incorreto no balanço ou na demonstração dos resultados.
- Informação fiscal diferente da declaração Modelo 22.
- Anexo obrigatório que não foi incluído.
- Identificação errada do sujeito passivo ou do contabilista certificado.
- Dados estatísticos, comerciais ou contabilísticos incompletos.
- Indicação incorreta sobre a aprovação das contas.
- Correção de informação relativa a clientes, fornecedores ou operações específicas.
A nova declaração deve identificar que se trata de uma substituição e incluir os anexos necessários para corrigir a informação. Antes do envio, deve ser confirmado se a substituição altera apenas um anexo ou se afeta valores apresentados noutros quadros.
Como enviar um anexo que ficou em falta?
Quando a IES foi entregue sem um anexo obrigatório, deve ser apresentada uma declaração de substituição com a folha de rosto e o anexo em falta. Na folha de rosto, deve ser assinalado o campo correspondente à declaração de substituição.
O anexo deve integrar uma declaração de substituição formalmente identificada e associada ao mesmo sujeito passivo e período.
Também deve ser analisado se o anexo em falta exige informação coerente com outros anexos já entregues. A inclusão posterior pode revelar divergências que obrigam a substituir mais elementos da declaração.
Passo a passo para corrigir e voltar a submeter
1
Confirmar se existe erro de validação, erro central ou uma declaração já aceite.
2
Registar códigos, campos, anexos e descrição para não perder informação durante a correção.
3
Comparar a IES com o balancete final, as demonstrações financeiras, a ata e a Modelo 22.
4
Alterar os dados na origem e gerar novamente o ficheiro quando a informação provém do programa de contabilidade.
5
Corrigir a declaração pendente quando existe erro central ou entregar uma substituição quando a declaração já foi aceite.
6
Não avançar enquanto existirem erros impeditivos ou divergências por esclarecer.
7
Consultar novamente a situação, guardar o comprovativo e verificar o registo da prestação de contas.
Que documentos devem ser comparados antes da correção?
A IES reúne informação contabilística, fiscal, comercial e estatística. Uma alteração num quadro pode afetar várias obrigações ao mesmo tempo.
Informação contabilística
- Balancete final.
- Balanço.
- Demonstração dos resultados.
- Anexo às demonstrações financeiras.
Informação fiscal e societária
- Declaração Modelo 22.
- Ata de aprovação das contas.
- Aplicação do resultado.
- Identificação dos órgãos e responsáveis.
As demonstrações financeiras devem estar fechadas antes da correção. Alterar a IES sem rever os documentos de suporte pode resolver uma mensagem técnica e criar uma divergência material. Consulte também o serviço de preparação de demonstrações financeiras.
Erros mais frequentes na IES
- Período de tributação ou exercício económico incorreto.
- Anexo obrigatório em falta.
- NIF inválido ou identificação incompleta.
- Totais do ativo diferentes dos totais do capital próprio e passivo.
- Resultado líquido diferente do valor apresentado nas contas aprovadas.
- Aplicação do resultado incompatível com a ata.
- Valores fiscais que não coincidem com a Modelo 22.
- Mapas de clientes ou fornecedores incompletos.
- Campos obrigatórios deixados sem preenchimento.
- Ficheiro gerado por uma versão desatualizada do programa.
Qual é o prazo para corrigir e voltar a submeter?
A correção deve ser efetuada logo que o erro seja identificado. Para entidades com exercício coincidente com o ano civil, o prazo normal da IES termina em 15 de julho. Uma empresa com período diferente deve entregar até ao dia 15 do sétimo mês seguinte ao encerramento.
A empresa ainda consegue entregar ou substituir a declaração dentro do prazo normal.
A regularização continua a ser necessária, mas pode existir responsabilidade contraordenacional.
A obrigação não deve ser considerada concluída até a declaração ficar aceite.
A substituição fora do prazo legal constitui uma infração suscetível de coima. O atraso deve ser regularizado rapidamente, porque a demora pode afetar o registo das contas, o acesso a certidões e outros procedimentos da empresa.
É necessário pagar novamente o registo da prestação de contas?
A entrega da declaração anual não tem custo fiscal, mas o registo da prestação de contas é pago. A referência é gerada eletronicamente e deve ser liquidada no prazo indicado, normalmente cinco dias úteis.
Quando existe uma correção ou substituição, a empresa deve consultar a situação do registo e as referências disponíveis antes de efetuar outro pagamento. Não deve presumir que uma referência anterior regulariza automaticamente uma nova submissão nem pagar uma segunda referência sem confirmar a sua finalidade.
A prestação de contas exige uma declaração aceite, a indicação de que as contas foram aprovadas e o pagamento da referência aplicável.
Uma IES aceite garante que os dados estão corretos?
Não. A aceitação confirma que a declaração ultrapassou os controlos técnicos e centrais aplicáveis. Não substitui a responsabilidade da empresa e do contabilista certificado pela exatidão da informação.
Um valor pode ser tecnicamente aceite e continuar diferente das contas aprovadas ou dos registos contabilísticos. Quando a divergência é descoberta, deve ser avaliada a entrega de uma declaração de substituição.
A correção da IES altera a Modelo 22?
Nem sempre. A IES e a Modelo 22 cumprem obrigações diferentes, embora utilizem informação relacionada. Uma correção meramente estatística pode não alterar o IRC. Uma alteração no resultado, nos gastos fiscais ou noutra informação com impacto tributário pode exigir a revisão das duas declarações.
Antes de substituir a IES, deve ser verificado se a divergência também existe na declaração Modelo 22 de IRC. Corrigir apenas uma obrigação pode criar uma incoerência entre os sistemas.
Quando deve ser contactada a Autoridade Tributária?
O apoio deve ser solicitado quando a mensagem não identifica claramente o campo, quando a correção validada continua a ser rejeitada ou quando existe divergência entre o Portal das Finanças e a contabilidade confirmada.
A exposição deve incluir o NIF, o período, o número da declaração, o código do erro, uma descrição objetiva do procedimento realizado e os comprovativos necessários. Não devem ser enviados dados sem relação com o problema.
Como evitar nova rejeição?
- Atualizar o programa de contabilidade e os modelos da declaração.
- Fechar e reconciliar todas as contas antes de gerar a IES.
- Comparar a IES com as demonstrações financeiras aprovadas.
- Confirmar o período, o NIF e o enquadramento da entidade.
- Rever os anexos obrigatórios antes da validação.
- Comparar os valores fiscais com a Modelo 22.
- Analisar todos os avisos apresentados pelo validador.
- Consultar o estado definitivo depois de cada submissão.
Empresas com contabilidade organizada beneficiam de uma preparação contínua ao longo do ano. A qualidade dos saldos mensais reduz o número de correções concentradas no momento da entrega.
Perguntas frequentes sobre IES rejeitada ou com erros
Uma IES com erros de validação foi entregue?
Não, se o sistema não permitiu concluir a submissão. O ficheiro deve ser corrigido, validado e enviado novamente.
Quanto tempo demora a confirmação da IES?
A situação definitiva pode ser consultada a partir do segundo dia útil após a submissão. A empresa deve verificar o estado mesmo quando recebeu um comprovativo de envio.
Um erro central é corrigido com uma declaração de substituição?
Em regra, não. Deve ser corrigida a declaração já submetida que se encontra com erro central. A substituição é utilizada quando a declaração anterior já está aceite e precisa de ser alterada.
Como enviar um anexo esquecido?
Deve ser entregue uma declaração de substituição composta pela folha de rosto e pelo anexo em falta, com a indicação de que se trata de uma substituição.
É possível substituir a IES depois de 15 de julho?
Sim, quando a correção é necessária, mas a entrega fora do prazo pode constituir uma infração e originar coima.
É preciso corrigir a IES quando o erro não altera o imposto?
Sim, se a informação contabilística, comercial ou estatística estiver incorreta. A IES não serve apenas para apurar impostos e deve refletir as contas e os dados reais da entidade.
Quem pode voltar a submeter a declaração?
A submissão é normalmente efetuada pelo contabilista certificado responsável pela contabilidade e pela preparação da informação anual.
Para corrigir uma IES, comece pelo estado apresentado no Portal das Finanças. Corrija os erros de validação antes do envio, trate os erros centrais na declaração pendente e utilize uma declaração de substituição quando a IES já aceite contém informação incorreta. Depois de cada nova submissão, confirme a aceitação definitiva e o registo da prestação de contas.
A IES da sua empresa foi rejeitada ou apresenta divergências?
A CRN Contabilidade apoia empresas na análise das mensagens de erro, reconciliação da informação, preparação da declaração de substituição e nova submissão da IES.
