Se a sua empresa já submeteu uma declaração trimestral de IVA com erros ou omissões, a legislação portuguesa permite a sua correção através de uma declaração de substituição. Essa nova versão substitui integralmente a original e deve conter todos os dados atualizados, mesmo que o erro esteja apenas num campo específico. Não se trata de uma adenda, mas sim de uma nova entrega com valor fiscal vinculativo.
A substituição pode ser feita a qualquer momento dentro do prazo legal de quatro anos, desde que não haja processo de fiscalização em curso. Corrigir de forma voluntária é sempre preferível, pois evita coimas agravadas e facilita o acerto com a Autoridade Tributária.
A correção é especialmente importante em casos como:
- Inclusão de faturas esquecidas
- Erros no cálculo do IVA liquidado ou dedutível
- Alterações no pró-rata de dedução
- Correções de códigos de IVA aplicados
- Atualizações em regimes de isenção ou inversão do sujeito passivo
A seguir, apresentamos o processo completo para corrigir uma declaração já enviada.
Como corrigir uma declaração trimestral passo a passo?
1. Acesse o Portal das Finanças: https://www.acesso.gov.pt/v2/loginForm?partID=PFAP&path=/geral/dashboard
Entre com o NIF da empresa ou do representante legal e vá ao menu IVA > Entregar declaração periódica.
2. Selecione o trimestre que será corrigido
Escolha o mesmo período fiscal da declaração original e indique que se trata de uma declaração de substituição.
3. Preencha todos os campos novamente
Mesmo que o erro tenha ocorrido apenas num valor, todos os campos devem ser revistos e preenchidos com os dados atualizados.
4. Submeta a nova declaração
A declaração de substituição substituirá a original. O sistema recalcula automaticamente os valores a pagar ou a recuperar.
5. Pague a diferença, se aplicável
Se a nova declaração resultar em maior imposto a pagar, o sistema irá gerar nova referência com eventuais juros de mora.
6. Guarde o comprovativo de entrega
É recomendável arquivar o comprovativo de substituição juntamente com a justificativa documental do erro, por segurança fiscal.
7. Corrija também os registos contabilísticos
Se a substituição impactar a contabilidade, os lançamentos devem ser ajustados para manter coerência entre contabilidade e fiscalidade.
Em muitos casos, a declaração de substituição pode até resultar em crédito fiscal, quando faturas esquecidas com IVA dedutível são incluídas corretamente. Por outro lado, a omissão de correção pode gerar problemas graves numa eventual inspeção, inclusive com aplicação de coimas que variam entre 150 e 3750 euros, dependendo do impacto fiscal.
Na prática, o ideal é que qualquer correção seja feita antes do fim do prazo de pagamento do IVA, o que reduz riscos e custos. Se o erro for identificado após o prazo, ainda é possível fazer a substituição, mas o pagamento de juros será inevitável.
Na CRN Contabilidade, apoiamos empresários e gestores em todo o processo de correção de declarações fiscais, garantindo que a substituição seja feita de forma técnica, segura e conforme os requisitos da Autoridade Tributária.
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FAQ: Perguntas Frequentes
O que é uma declaração de substituição de IVA?
É uma nova versão da declaração periódica que substitui integralmente uma anterior já submetida, corrigindo erros ou omissões.
Posso substituir uma declaração trimestral mesmo depois de paga?
Sim, é possível substituir mesmo após o pagamento, sendo necessário regularizar a diferença com juros se houver imposto adicional.
Qual o prazo máximo para corrigir uma declaração?
O prazo legal para correções voluntárias é de quatro anos a contar da data do facto tributário.
Como sei se preciso corrigir uma declaração?
Se identificou erro no IVA liquidado ou dedutível, omissão de faturas ou aplicação incorreta de códigos de IVA, é necessário corrigir.
Posso corrigir apenas um campo da declaração?
Não. Ao substituir a declaração, deve preencher todos os campos novamente, com os valores corretos.
Há penalizações por substituir a declaração?
Se for substituição voluntária sem prejuízo fiscal, normalmente não há coimas. Se for após notificação, poderá haver penalizações.
O que acontece se eu não corrigir a tempo?
Pode ser fiscalizado e, se o erro for relevante, sujeito a coimas, juros e correção do imposto em falta.
Posso corrigir uma declaração trimestral mesmo estando no regime simplificado?
Sim, desde que a empresa esteja obrigada à entrega de declaração periódica e haja erro identificável.
Como é feito o pagamento da diferença após substituição?
O sistema gera uma nova referência de pagamento com o valor atualizado e respetivos juros, se aplicável.
A substituição é feita pelo mesmo portal da declaração original?
Sim, todas as substituições são feitas através do Portal das Finanças, na mesma área de entrega de declarações periódicas.
É possível recuperar imposto com uma substituição?
Sim. Se houver correção que aumente o IVA dedutível, pode recuperar esse valor em períodos seguintes.
Há risco da AT recusar uma substituição?
Se estiver dentro dos prazos e não houver fiscalização em curso, a substituição será aceite. Pode ser posteriormente analisada.
Posso substituir uma declaração mesmo após inspeção?
Se houver inspeção em curso, a substituição deve ser validada pela AT. É necessário seguir orientações específicas.
Empresas do regime mensal também podem substituir declarações?
Sim, a substituição aplica-se tanto ao regime trimestral como ao regime mensal de IVA.
Preciso comunicar a substituição ao meu contabilista?
Sim, é essencial que o contabilista esteja envolvido para manter a coerência entre a contabilidade e a declaração fiscal.
A AT emite comprovativo de substituição?
Sim, após submissão, é gerado um comprovativo com data e hora da nova entrega, que deve ser arquivado.
Posso substituir mais de uma vez a mesma declaração?
Sim. Pode substituir quantas vezes for necessário, desde que dentro do prazo legal e com dados completos.
Substituição pode gerar inspeção automática?
Nem sempre. A substituição não implica, por si só, inspeção, mas pode ser analisada se houver padrão de correções repetidas.
Como calcular os juros numa substituição?
O próprio sistema da AT calcula os juros automaticamente com base na nova data de pagamento e na diferença apurada.
Posso corrigir uma declaração com imposto a pagar e pedir isenção da coima?
Sim, pode solicitar atenuação ou isenção da coima em substituições voluntárias, desde que fundamente o pedido.
Há diferenças entre substituição trimestral e retificação anual?
Sim. A substituição aplica-se a períodos trimestrais ou mensais. A retificação anual refere-se a modelos de apuramento final como o Modelo 22.
Corrigir uma declaração impacta a declaração anual?
Sim. Valores alterados numa trimestral serão refletidos nos totais apurados na declaração anual de IVA.
Substituição afeta o saldo do IVA a recuperar?
Sim. Se aumentar o valor dedutível, esse crédito pode ser usado ou pedido em reembolso nos trimestres seguintes.
Posso incluir novas faturas na substituição?
Sim, desde que sejam do mesmo período fiscal da declaração original.
Há limite de tempo para pagar a diferença após substituição?
O pagamento deve ser feito o quanto antes. Os juros são calculados diariamente até regularização do valor em falta.
Posso substituir uma declaração mesmo com saldo zero?
Sim. Mesmo sem imposto a pagar ou a recuperar, é possível corrigir erros formais, operacionais ou de classificação.
A substituição pode ser feita por qualquer colaborador da empresa?
Apenas por quem tenha acesso autorizado ao Portal das Finanças ou poderes delegados para entrega de declarações.
O que acontece se eu não pagar a diferença gerada pela substituição?
A dívida será considerada em mora, podendo ser inscrita para execução fiscal com acréscimo de juros e custas.
Preciso atualizar o pró-rata na substituição?
Sim. Se o erro envolver a percentagem de dedução, deve corrigir o pró-rata aplicado na substituição.
