Para organizar a contabilidade digital na atividade de TVDE em Portugal, o primeiro passo é entender que não se trata apenas de guardar recibos ou declarar rendimentos ao fim do ano.
A contabilidade para motoristas que atuam com plataformas como Uber, Bolt ou Freenow exige uma estrutura fiscal bem definida, registos organizados e ferramentas digitais que garantam total conformidade com as normas da Autoridade Tributária. Quanto mais digitalizado for o processo, mais rápido e seguro é o controlo financeiro e fiscal do negócio.
A seguir, explicamos passo a passo como você pode estruturar toda a sua contabilidade digital, e quais são os softwares mais adequados para cada perfil de motorista TVDE, independentemente de atuar como empresário em nome individual ou através de uma empresa.
Passo a passo para organizar a contabilidade digital do motorista TVDE
1. Regularize o enquadramento fiscal
O primeiro passo é confirmar se a atividade está corretamente aberta nas Finanças, com o código de atividade CAE 49320 (Transporte ocasional de passageiros em veículos ligeiros). Também é preciso verificar o regime de IVA e de IRS ou IRC mais adequado ao seu volume de faturação.
2. Afete o veículo à atividade
Se o veículo for seu, precisa ser oficialmente afetado à atividade profissional. Isso é essencial para garantir que despesas com combustível, manutenção e seguros possam ser deduzidas legalmente.
3. Escolha um software certificado pela Autoridade Tributária
É obrigatório emitir documentos fiscais apenas através de softwares de faturação certificados. Essas plataformas também ajudam a calcular o IVA devido, emitir faturas com os dados corretos e gerar relatórios mensais ou trimestrais.
4. Digitalize e centralize todos os documentos
Use o software escolhido para guardar digitalmente faturas, recibos, comprovantes de pagamento e extratos bancários. Ter tudo num único local evita perdas e acelera qualquer verificação da contabilidade.
5. Automatize a classificação das despesas
Alguns softwares permitem importar o extrato da conta bancária e categorizar automaticamente as despesas mais comuns do setor TVDE, como abastecimento, portagens, oficinas, lavagens e taxas de plataformas.
6. Emita recibos verdes ou faturas sempre com NIF do cliente ou da plataforma
A emissão correta de documentos é essencial para o controlo fiscal. Se trabalha com plataformas que fazem retenção na fonte, é preciso declarar corretamente os valores líquidos e brutos.
7. Tenha apoio de um contabilista certificado
Mesmo com sistemas digitais, o acompanhamento profissional é indispensável. Um contabilista pode validar lançamentos, emitir declarações periódicas e representar você junto à Autoridade Tributária.
Tabela com softwares recomendados para motoristas TVDE
| Nome do Software | Público ideal | Funcionalidades principais | Preço médio mensal |
|---|---|---|---|
| TOConline | Autônomos ou empresas unipessoais | Faturação, recibos verdes, integração bancária | A partir de 9€ |
| Moloni | Empresas com frota | Gestão de faturas, despesas, impostos e inventário | A partir de 15€ |
| InvoiceXpress | Motoristas individuais | Emissão simples de faturas e recibos | A partir de 8,50€ |
| Jasmin | Pequenas empresas | ERP completo com integração contábil e fiscal | Sob consulta |
| PHC GO | Negócios em crescimento | Gestão fiscal completa com previsões e relatórios | A partir de 30€ |
Todos os softwares acima são certificados pela AT e permitem exportar o ficheiro SAF-T mensal ou trimestral, conforme exigido pela legislação portuguesa.
Exemplos de funcionalidades que facilitam a rotina do motorista TVDE
- Emissão de fatura com cálculo automático de IVA
- Lançamento automático de despesas com base em extrato bancário
- Armazenamento em nuvem dos documentos fiscais
- Integração com as principais plataformas de mobilidade
- Geração de mapas de IVA, IRS e análise mensal de resultado líquido
- Alertas de prazos fiscais e relatórios para o contabilista
Na CRN Contabilidade, acompanhamos diariamente motoristas de aplicativo em todo o país que desejam estruturar melhor a contabilidade, eliminar erros fiscais e recuperar impostos pagos indevidamente.
Se você precisa de ajuda para organizar a sua contabilidade digital, escolher o software certo ou cumprir todas as obrigações legais sem complicações, fale agora com a nossa equipa através do botão de WhatsApp flutuante aqui no site. Teremos todo o gosto em analisar sua situação e apresentar a melhor solução para seu modelo de negócio no setor TVDE.
FAQ: Perguntas Frequentes
Qual é o primeiro passo para organizar a contabilidade TVDE?
O primeiro passo é garantir que a atividade está aberta nas Finanças com o código de atividade correto e que o regime de IVA e IRS está devidamente enquadrado.
O que significa ter o veículo afeto à atividade?
Significa que o veículo usado para prestar o serviço de transporte está registado oficialmente como instrumento de trabalho, permitindo a dedução de despesas relacionadas.
Posso usar planilhas Excel para gerir minha contabilidade?
Pode usar planilhas para controlo interno, mas apenas softwares certificados pela Autoridade Tributária podem ser utilizados para emitir documentos fiscais válidos.
É obrigatório usar software de faturação?
Sim, a emissão de faturas e documentos fiscais deve ser feita por software certificado, garantindo conformidade legal e possibilidade de exportar o ficheiro SAF-T.
Como escolher um software adequado à minha realidade?
Considere o volume de faturação, o tipo de operações, se trabalha sozinho ou com frota, e se precisa de integração com banco, recibos ou gestão de despesas.
Qual a vantagem de integrar o extrato bancário no software?
Permite o lançamento automático de despesas e receitas, facilitando o controlo da atividade e reduzindo a margem de erro no preenchimento fiscal.
Preciso guardar as faturas em papel?
Não. Pode arquivar tudo digitalmente, desde que sejam versões legíveis e acessíveis em caso de fiscalização.
De quanto em quanto tempo devo atualizar os registos?
O ideal é fazer isso semanalmente. Assim evita esquecimentos e facilita a preparação das declarações mensais ou trimestrais.
Que tipo de despesas são dedutíveis?
Despesas com combustível, revisões, pneus, portagens, lavagens, seguros e taxas das plataformas são normalmente aceites, desde que relacionadas à atividade.
Um software pode substituir o contabilista?
Não. O software ajuda na execução e organização, mas apenas um contabilista certificado pode validar, assinar declarações e garantir conformidade fiscal.
Como emitir recibos para plataformas como Bolt e Uber?
A emissão de recibos deve ser feita com base nos relatórios das plataformas e seguindo as regras do regime de IVA e retenção na fonte aplicável.
Posso gerir toda a minha contabilidade sozinho?
Se estiver no regime simplificado e tiver conhecimento fiscal mínimo, pode gerir com apoio de software, mas há sempre risco de erros sem acompanhamento técnico.
É possível deduzir o valor pago pelo software?
Sim. O custo com o software pode ser incluído como despesa operacional, desde que haja fatura com NIF e afetação à atividade.
Como o software facilita a entrega do ficheiro SAF-T?
O sistema gera automaticamente o ficheiro SAF-T, pronto para ser enviado à AT nos prazos legais, com os dados organizados conforme exigência fiscal.
Um motorista TVDE precisa entregar declaração de IVA?
Depende do regime. Se estiver no regime normal, sim. A entrega é mensal ou trimestral conforme o volume da atividade e o enquadramento fiscal.
Há softwares com apps móveis para motoristas?
Sim. Muitos oferecem apps com funcionalidades como digitalização de faturas, emissão de documentos e controlo de despesas em tempo real.
A contabilidade digital reduz o risco de multas?
Sim. Com processos automatizados, prazos controlados e dados organizados, reduz-se significativamente o risco de falhas e penalizações.
É possível partilhar o acesso ao software com o contabilista?
Sim. A maioria dos softwares permite acessos múltiplos e até perfis personalizados para contabilistas acompanharem os dados em tempo real.
Como funciona a geração de relatórios no software?
Os relatórios são gerados automaticamente com base nos lançamentos feitos, permitindo visualizar lucros, despesas, IVA apurado e outros indicadores úteis.
Preciso de internet para usar o software?
Sim. Quase todos os softwares de faturação e gestão operam em nuvem e exigem ligação à internet para funcionar corretamente.
Existe limite mínimo de faturação para usar software?
Não. Mesmo profissionais com faturação reduzida devem utilizar softwares certificados sempre que emitirem documentos fiscais.
Posso mudar de software no meio do ano?
Sim. É possível, mas exige cuidado com migração de dados e continuação correta da numeração das faturas e recibos.
Como validar se um software é certificado pela AT?
A Autoridade Tributária publica periodicamente uma lista com os softwares certificados. É importante consultar essa lista antes de contratar.
Que cuidados devo ter ao lançar despesas no sistema?
É importante categorizar corretamente, garantir que há fatura com NIF e que a despesa está ligada diretamente à atividade profissional.
O que é o ficheiro SAF-T?
É um ficheiro normalizado, exigido pela AT, com os dados das faturas emitidas e outros elementos da atividade, enviado mensal ou trimestralmente.
O software ajuda no preenchimento da declaração de IRS?
Sim. Muitos sistemas geram relatórios com todos os rendimentos e despesas do ano, facilitando o preenchimento ou entrega ao contabilista.
Devo emitir fatura mesmo para as plataformas que já retêm impostos?
Sim. A fatura é uma obrigação do prestador de serviço, mesmo que haja retenções na fonte ou sistemas automatizados pelas plataformas.
Quais os erros mais comuns de quem não tem contabilidade organizada?
Lançamentos incompletos, atrasos nas obrigações fiscais, perda de faturas e não aproveitamento de deduções legais são falhas muito frequentes.
A contabilidade digital ajuda na análise financeira do negócio?
Sim. Com dados bem organizados, é possível identificar os meses mais lucrativos, onde se gasta mais e como melhorar o resultado da operação.
Posso usar mais de um software ao mesmo tempo?
É possível, mas desaconselhável. O ideal é centralizar a gestão fiscal e financeira num único sistema para evitar dados duplicados ou incoerentes.
